Dalam pengambilan keputusan, tim HR harus percaya data atau insting? Jawabannya bukan memilih salah satu. Pasalnya, data membantu tim mengetahui apa yang terjadi, sementara itu, insting terbentuk dari pengalaman yang membantu HR menilai mengapa suatu hal bisa terjadi. Keputusan HR bisa lebih kuat ketika keduanya digunakan secara bersamaan dan saling memvalidasi.
Apa Saja Data yang Dimiliki oleh HR?
Ini bukan rahasia lagi bahwa tim HR memiliki beragam data yang berhubungan dengan karyawan. Fungsi data tersebut untuk memahami kondisi tenaga kerja. Bahkan data-data itu menjadi bagian dari pengambilan keputusan perusahaan.
Data yang dimiliki oleh tim HR adalah:
- Data demografi karyawan, berisi tentang biodata, posisi, masa kerja, lokasi, serta divisi atau departemen
- Data kehadiran, berisi kehadiran, keterlambatan, cuti, sakit, lembur
- Data rekrutmen, berisi data kandidat, jumlah pelamar, wawancara, offer letter, dan onboarding
- Data turnover, berisi jumlah karyawan keluar, alasan keluar, serta masa kerja
- Data kinerja, berisi target, pencapaian, dan evaluasi performa
- Data kompensasi dan benefits, berisi data gaji, tunjangan, fasilitas, pajak dan iuran BPJS, iuran atau potongan lain, dan kenaikan gaji
- Data engagement, berisi engagement survey, umpan balik, kritik, dan saran
- Data learning and development, berisi pelatihan, peserta, completion rate, return on investment, dan pemantauan
Memiliki data di atas tidak otomatis tim HR memiliki semua penyelesaian masalah mengenai karyawan. Anda dan tim juga perlu melihat data berdasarkan kualitas, konteks, periode, kelompok karyawan, dan tujuan analisisnya. Jadi, sebelum HR menggunakan data, Anda dan tim harus mengetahui tujuan penggunaannya terlebih dahulu.
Dalam kerangka people analytics, HR perlu memiliki matriks untuk menjelaskan atau memprediksi suatu hal bagi perusahaan. Selanjutnya, HR dapat menghubungkan berbagai data tenaga kerja dengan tujuan bisnis. Pendekatan ini tidak perlu menyimpulkan angka rendah berarti ada masalah, begitu juga sebaliknya, dan/atau mengabaikan data karena berbeda dari pengalaman pribadi.
Referensi artikel: 6 Kegunaan Data Analytics Untuk Pekerjaan HR
Jadi, HR Harus Percaya Data atau Insting? Kolaborasikan Keduanya!
Ya, tim HR perlu mengolaborasikan data dan insting, karena data sebagai dasar dan insting sebagai alat untuk merespons permasalahan berdasarkan pengalaman, bukan sebagai pengganti data.
Pengalaman tim HR tetap penting, sebab tidak semua informasi dapat langsung terlihat dalam data. Tim HR yang berinteraksi dengan karyawan dan manajer setiap hari memiliki konteks yang tidak tercatat dalam sistem. Sebaliknya, data dapat terlihat objektif, tetapi kualitasnya bergantung pada bagaimana data dikumpulkan, didefinisikan, dan dianalisis.
Oleh karena itu, pendekatan yang lebih kuat adalah pengambilan keputusan berdasarkan data, karena data:
- Menunjukkan apa yang terjadi
- Insting atau pengalaman memunculkan pertanyaan
Misalnya, Anda melihat data tentang exit interview yang menunjukkan bahwa penyebab karyawan resign karena manajernya. Bila Anda menemukan pola serupa dengan data turnover yang mencatat karyawan di bawah manajer tersebut bertahan tidak lebih dari 18 bulan dan kinerja bisnis menurun saat ada karyawan resign, maka Anda menganalisis tingkat turnover guna mencegah hal tersebut kembali berulang sehingga berpengaruh terhadap produktivitas.
Analisis kuantitatif seperti itu dapat mengungkapkan perbedaan antara persepsi subjektif dengan pola yang terlihat dari data. Selanjutnya, Anda dan tim HR perlu membicarakan hal tersebut dengan manajemen untuk menyusun strategi retensi karyawan yang spesifik.
Baca juga: Memahami Siklus Rekrutmen dan Karyawan Resign
5 Langkah HR Menggabungkan Data dan Insting dalam Pengambilan Keputusan
Anda dan tim dapat menggunakan lima langkah di bawah ini agar data dan pengalaman tidak berjalan sendiri-sendiri:
1. Mulai dari pertanyaan
Tentukan masalah yang ingin Anda ketahui, dimulai dari pertanyaan, bukan dari angka yang tertera dalam data. Contohnya, “Mengapa tingkat turnover karyawan di departemen sales meningkat?” atau “Berapa rata-rata karyawan bekerja di perusahaan?”
2. Gunakan lebih dari satu sumber data
Jangan mengambil kesimpulan dari satu matriks. Jika Anda ingin mengetahui jawaban tentang tingkat turnover, lihat data kehadiran dan absensi, engagement, masa kerja, kinerja, dan exit interview.
3. Cari pola yang terbentuk
Anda perlu mencari dan membandingkan pola yang membentuk suatu kejadian, seperti tingkat turnover atau peningkatan produktivitas. Analisis data berdasarkan periode, peran, divisi atau departemen, lokasi, masa kerja, atau data gunakan data secara bertanggung jawab atau tidak melanggar privasi.
4. Gunakan insting sebagai hipotesis
Pengalaman HR dapat menghasilkan dugaan sementara atau jawaban awal. Misalnya, masalah tingkat turnover karyawan disebabkan oleh beban kerja yang bertambah banyak. Dugaan tersebut kemudian perlu diuji menggunakan data, bukan langsung dianggap sebagai fakta.
5. Validasi sebelum mengambil tindakan
Jika data dan pengalaman menunjukkan pola yang sama, Anda memiliki dasar yang lebih kuat. Bila keduanya berbeda, Anda perlu melakukan investigasi lebih lanjut. Perbedaan antara data dan insting bukan berarti salah satunya harus dibuang, tetapi itu menjadi sinyal bahwa ada penyebab atau faktor lain yang belum diketahui.
Contoh kasus, tim HR ingin mengetahui alasan karyawan tidak hadir ke kantor tanpa alasan atau mereka izin sakit secara bergantian dalam beberapa bulan. Absensi yang tinggi tidak menunjukkan karyawan malas atau tidak berkomitmen terhadap pekerjaan, maka insting HR dapat memeriksa data, di antaranya:
- Apakah kenaikan terjadi pada seluruh perusahaan atau hanya divisi tertentu?
- Berapa hari per karyawan yang izin sakit atau absen?
- Apa saja hari yang banyak orang izin? Senin, Rabu, atau Jumat?
- Apa saja alasan mereka? Sakit? Urusan keluarga?
- Apakah ada pola berdasarkan sif atau lokasi?
- Apakah absensi meningkat setelah perubahan beban kerja?
- Apakah terdapat perubahan kondisi kerja atau kebijakan perusahaan?
Dari data tersebut, Anda dan tim dapat menemukan faktor penyebab dan solusi untuk mengatasi masalah absensi.
Artikel selanjutnya: 5 Cara Bagi HR Lindungi Keamanan Data Kandidat
Pilihan tim HR harus percaya data atau insting sudah tidak relevan lagi. Pasalnya, tim memerlukan keduanya, yaitu data untuk melihat kondisi kondisi kerja secara lebih terukur dan insting plus pengalaman guna memahami konteks serta mengidentifikasi masalah yang mungkin belum terlihat dari angka.
Hal ini sejalan dengan tugas HR, Anda dan tim bukan sekadar mengumpulkan data atau mengikuti insting, tetapi menguji keduanya untuk mendapatkan pemahaman yang lebih lengkap.
Leave a Reply