Apa saja tugas HR dalam sehari? Jika Anda menjadi tim HR, itu artinya Anda akan berhadapan dengan berbagai persoalan yang bisa muncul hampir bersamaan pada hari yang sama.
Ketika banyak masalah muncul sekaligus, HR tidak harus langsung menyelesaikan semuanya dalam waktu bersamaan. Meskipun, tidak semua persoalan memiliki tingkat urgensi yang sama. Misalnya, pada hari yang sama Anda harus menangani karyawan yang sering terlambat, karyawan yang menyampaikan keluhan tentang alat kerja yang tidak berfungsi, dokumen ketenagakerjaan harus segera diperbarui, dan manajer yang mengeluhkan belum ada kandidat yang mengisi posisi kosong.
Masalah mana yang harus diselesaikan? Apa dampak masalah itu terhadap perusahaan dan karyawan?
Mengapa HR Perlu Memiliki Prioritas dalam Mengecek Masalah?
Pekerjaan HR tidak hanya berkaitan dengan administrasi karyawan. HR juga berhubungan dengan proses rekrutmen, hubungan karyawan, data tenaga kerja, hingga kepatuhan terhadap kebijakan dan regulasi.
CIPD mencatat bahwa data kehadiran membantu HR untuk memahami kondisi tenaga kerja. Selain itu, data karyawan, tingkat turnover, dan matriks retensi karyawan juga bisa memberikan tim HR guna menentukan area yang perlu mendapatkan perhatian. Namun, data saja tidak cukup, karena Anda dan tim perlu mengetahui data mana yang harus diperiksa terlebih dahulu.
Sebagai ilustrasi, saat memperhatikan tingkat absensi yang meningkat, terdapat masalah payroll yang berpotensi membuat pembayaran gaji terlambat. Tentu, keduanya memiliki urgensi yang berbeda. Oleh karena itu, tim HR perlu menggunakan empat pilar sebagai penentuan prioritas sebelum mengambil tindakan atau penyelesaian masalah.
Pilar tersebut adalah urgent, risk, cost, dan impact. Ini sejalan dengan prinsip issue identification and prioritization yang menekankan menilai tingkat urgensi, risiko, serta dampak suatu masalah sebelum menentukan tindakan.
Mereka adalah:
- Urgent: Berguna untuk menentukan, “Apakah masalah harus segera ditangani?”
- Risk: Ini untuk menilai, “Apa risiko jika masalah dibiarkan?”
- Cost: Ini untuk memperkirakan, “Berapa besar biaya atau kerugian yang mungkin ditimbulkan?”
- Impact: Digunakan untuk mengidentifikasi, “Seberapa besar dampaknya terhadap karyawan?”
Dengan menggunakan pilar tersebut, Anda dan tim dapat menentukan masalah mana yang harus ditangani terlebih dahulu.
Baca juga: Alasan Karyawan Terbaik Bisa Gagal: 7 Masalah yang Sering Tidak Terlihat
4 Pilar HR Dalam Pemilihan Penyelesaian Masalah
Bila tugas HR dalam sehari memperoleh berbagai masalah, Anda dan tim perlu menyelesaikan semuanya. Namun, tim HR perlu memilih masalah dan menyelesaikannya satu per satu. Untuk lebih jelasnya, cek di bawah ini.
1. Urgent
Pertama, tentukan apakah masalah membutuhkan tindakan segera. Masalah yang bersifat urgent cenderung berkaitan dengan proses yang memiliki batas waktu, menghambat operasional, atau dapat berkembang jika tidak segera ditangani. Contohnya:
- Banyak karyawan tidak dapat melakukan presensi di HRIS
- Sistem payroll bermasalah menjelang tanggal penggajian
- Keluhan karyawan berkaitan dengan lingkungan kerja
- Kandidat untuk posisi yang sangat dibutuhkan akan menerima tawaran dari perusahaan lain
- Dokumen atau proses tertentu harus diperbarui karena berhubungan dengan kepatuhan terhadap regulasi pemerintah
Tahap pertama ini, Anda tidak perlu langsung mencari solusi akhir. Fokus pertama adalah memastikan apa yang terjadi, siapa yang terdampak, dan kapan masalah harus ditangani.
2. Risk
Setelah mengetahui tingkat urgensinya, HR perlu melihat risikonya jika masalah tidak diselesaikan sesegera mungkin. Misalnya, keterlambatan pengisian satu posisi belum menjadi masalah besar saat ini, tetapi jika posisi itu berkaitan dengan fungsi operasional yang sangat penting, kekosongan dapat meningkatkan beban kerja karyawan lain.
Risiko juga dapat muncul dalam hubungan kerja. Bila karyawan menyampaikan masalah, HR perlu menanggapinya secara serius. Penyelesaian masalah sejak awal dapat mencegah persoalan berkembang tak terkendali. Dengan kata lain, HR perlu melihat kemungkinan masalah berkembang sebelum menentukan prioritas.
3. Cost
Tidak semua masalah HR memiliki dampak biaya yang terlihat langsung. Contohnya, posisi kosong tidak langsung tercatat sebagai pengeluaran, tetapi perusahaan dapat kehilangan produktivitas karena pekerjaan harus dibagi kepada karyawan lain.
Jadi, tim HR perlu mempunyai matriks terhadap masalah masing-masing untuk mengukur biaya yang ditimbulkan oleh suatu masalah. Misalnya, proses rekrutmen harus memiliki matriks time to recruit, time to start, offer acceptance rate, cost of recruitment, cost of unfilled post, dan tingkat turnover.
4. Impact
Terakhir, Anda perlu melihat dampak masalah kepada karyawan, karena ini bisa berakibat besar terhadap employee experience. Bila pilar impact diabaikan, maka perusahaan tak mampu memahami siapa yang harus dilindungi atau dibantu melalui penyelesaian masalah tersebut.
Misalnya, kesalahan penghitungan gaji bisa memengaruhi kondisi finansial karyawan, posisi yang terlalu lama kosong meningkatkan beban kerja tim, serta Keluhan yang tidak ditangani dapat menurunkan kepercayaan karyawan kepada perusahaan.
Dari empat pilar, Anda dapat membuat kebijakan yang bisa digunakan oleh tim HR. Kebijakan tersebut tidak mutlak, karena ada kemungkinan untuk melakukan penyesuaian kondisi perusahaan.
Contohnya:
Sistem penggajian bermasalah
Urgent: Tinggi
Risk: Tinggi
Cost: Tinggi
Impact: Tinggi
Absensi meningkat
Urgent: Sedang
Risk: Perlu investigasi
Cost: Tergantung penyebab
Impact: Perlu investigasi
Keluhan karyawan
Urgent: Tergantung kasus
Risk: Tergantung kasus
Cost: Tergantung kasus
Impact: Bisa tinggi
Pembaruan dokumen
Urgent: Tergantung tenggat waktu
Risk: Sedang–tinggi
Cost: Tergantung kasus
Impact: Tergantung kasus
Referensi artikel: Dua Alasan Perusahaan Cenderung Mempekerjakan Karyawan Kontrak
Berapa Lama Waktu Untuk Mengecek Tugas HR Dalam Sehari?
Sebenarnya, tak ada penentuan durasi waktu untuk mengecek tugas HR dalam sehari. Durasi akan tergantung pada ukuran dan kondisi yang dihadapi oleh perusahaan.
Untuk mencegah masalah timbul, Anda dapat melakukan deteksi awal selama 60 menit, terhitung sejak jam kerja dimulai. Tujuannya agar Anda dan tim dapat menentukan masalah mana yang membutuhkan tindakan lebih lanjut. Misalnya, selama 60 menit ke depan yang harus dilakukan adalah:
- 15 menit: Mengecek kehadiran karyawan
- 15 menit: Melihat progres rekrutmen
- 15 menit: Mengidentifikasi masalah
- 15 menit: Memastikan operasional berjalan sesuai regulasi
Tim HR juga bisa membuat checklist harian selama 60 menit agar mudah diterapkan. Di bawah ini adalah contoh yang dapat dapat ubah sesuai kondisi perusahaan.
Menit 0–15: Presensi
☐ Cek presensi
☐ Cek keterlambatan dan absensi
☐ Cari pola yang tidak biasa
☐ Cek data yang belum lengkap
☐ Identifikasi masalah yang membutuhkan investigasi
Menit 15–30: Proses rekrutmen
☐ Cek posisi yang masih terbuka
☐ Cek umur setiap lowongan kerja
☐ Cek kandidat dalam pipeline
☐ Cek kandidat yang berhenti di setiap tahap
☐ Cek offer acceptance dan bottleneck
Menit 30–45: Masalah karyawan
☐ Keluhan baru
☐ Kasus yang belum selesai
☐ Cek konflik atau masalah hubungan kerja
☐ Cek kasus yang membutuhkan tindak lanjut
☐ Identifikasi masalah yang berpotensi membesar
Menit 45–60: Kepatuhan
☐ Tenggat waktu administrasi
☐ Dokumen yang perlu diperbarui
☐ Kebijakan atau proses yang terdampak perubahan regulasi
☐ Administrasi penggajian, pajak, dan iuran lain-lain
☐ Catat tindakan kepatuhan yang harus dilakukan
☐ Identifikasi masalah yang membutuhkan penanganan
Setelah checklist selesai, kelompokkan setiap temuan menggunakan empat pilar (urgent, risk, cost, dan impact). Setelah itu, tim HR menentukan tugas yang perlu diselesaikan terlebih dahulu, masalah yang memerlukan investigasi lebih lanjut, serta tugas yang dapat dikerjakan terakhir.
Pengecekan selama satu jam akan lebih mudah jika data tersimpan dalam satu sistem, seperti di HRIS yang memiliki data kehadiran karyawan, data pribadi, cuti, lembur, hingga penggajian. Dengan sistem data yang terintegrasi, Anda tidak harus membuka banyak spreadsheet untuk mencari sumber masalah. Namun, HRIS bukan pengganti pengambilan keputusan. Anda dan tim tetap perlu mencari tahu akar masalah dan solusinya.
Dengan pilar urgent, risk, cost, dan impact, tugas HR dalam sehari bisa berlangsung efektif. Langkah ini dapat menentukan prioritas tugas berdasarkan konsekuensi, bukan sekadar berdasarkan siapa yang paling cepat meminta bantuan. Rutinitas pengecekan selama 60 menit membantu tim HR menggunakan waktu untuk menemukan masalah yang paling penting sebelum berkembang menjadi biaya, risiko, atau persoalan yang lebih besar bagi perusahaan.
Leave a Reply