Dinamika bisnis yang bergerak cepat, kompetitif, dan penuh ketidakpastian menuntut pemimpin perusahaan dan tim HR untuk terus adaptif untuk mengelola kondisi tersebut. Sembari mengevaluasi efektivitas struktur organisasi, Anda dan tim perlu menggali tentang octopus organization alias organisasi gurita guen merespons tantangan kompleks agar bisnis berjalan lebih fleksibel.
Dari sudut pandang manajemen dan HR, octopus organization menawarkan cetak biru baru dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM) dan operasional bisnis. Konsep ini memadukan antara kekuatan visi terpusat dengan kelincahan eksekusi di tingkat level karyawan.
Apa Itu Octopus Organization?
Definisi
Octopus organization merupakan model desain manajemen adaptif yang dirancang untuk kondisi dunia bisnis modern yang kompleks dan cepat berubah.
Konsep yang dicetuskan oleh ahli manajemen Phil Le-Brun dan Jana Werner menerapkan kecerdasan terdesentralisasi dari yang sebelumnya kaku dan top down, di mana tim lini terdepan bertindak secara otonom tetapi tetap terkoordinasi. Model ini dikembangkan oleh Amazon Web Services, karena Le-Brun dan Werner adalah eksekutif di perusahaan tersebut.
Mengapa menggunakan nama gurita? Karena gurita dikenal sebagai salah satu makhluk paling cerdas dan adaptif di laut karena struktur sarafnya yang unik.
Gurita memiliki otak pusat, tetapi sekitar dua pertiga dari sel sarafnya berada di tentakelnya. Hal ini memungkinkan setiap tentakel untuk bertindak, merasakan, dan mengambil keputusan secara mandiri tanpa harus selalu menunggu instruksi dari otak pusat, tetapi tetap bergerak selaras dalam satu tubuh.
Dalam konteks manajemen bisnis, octopus organization didefinisikan sebagai struktur organisasi yang mendesentralisasikan pengambilan keputusan kepada unit kerja kecil yang otonom (analog dengan tentakel), sementara strategi besar seperti nilai inti (core values) dan visi jangka panjang tetap dikendalikan oleh manajemen pusat (analog dengan otak).
Artikel berikutnya: Kondisi Lapangan Kerja di Indonesia: Ironi Optimisme dan Pengangguran Terdidik
Tujuan
Penerapan model organisasi gurita ini bukan sekadar mengikuti tren manajemen modern, melainkan memiliki tujuan strategis yang kuat, antara lain:
- Memangkas birokrasi yang berbelit-belit sehingga perusahaan dapat merespons perubahan tren pasar, kebutuhan konsumen, atau ancaman kompetitor dalam hitungan hari bukan bulan
- Memberikan ruang bagi tim kecil untuk bereksperimen, menciptakan produk baru, atau menyelesaikan masalah secara kreatif tanpa terhambat oleh proses persetujuan berlapis
- Otonomi yang diberikan kepada tim kecil menumbuhkan rasa kepemilikan (sense of ownership) dan tanggung jawab yang tinggi di kalangan karyawan, terutama generasi karyawan muda
- Jika salah satu unit kerja (tentakel) mengalami kegagalan atau krisis, unit kerja lain tidak akan langsung lumpuh, perusahaan secara keseluruhan tetap dapat berfungsi dengan baik sembari memulihkan unit yang terdampak
Baca juga: Hindari Lowongan Kerja Menyesatkan dengan Menonjolkan 7 Poin Ini
Bagaimana Menerapkan Octopus Organization Ini?
Le-Brun menggambarkan dunia yang rumit sebagai tempat yang dipenuhi dengan blueprints dan recipes. Di dunia seperti itu, jalan di depan mungkin tidak mudah dilalui, tetapi ada petunjuk untuk sampai ke sana. Namun, dalam lingkungan yang kompleks, sering kali tidak ada buku panduan, tidak ada praktik terbaik, dan tidak ada organisasi lain yang dapat dipelajari.
Untuk menerapkan cara kerja yang lebih mirip gurita, Le-Brun mengatakan bahwa langkah yang harus dilakukan oleh perusahaan adalah mengidentifikasi hambatan yang menghalangi atau antipola. Ia dan Werner mengidentifikasi 36 anti pola, yaitu respons kebiasaan dan terkondisi terhadap suatu masalah.
Bagi praktisi atau tim HR, ia menyoroti tiga area spesifik di mana anti pola sering berakar:
1. Rekrutmen reaktif
Perusahaan kerap membutuhkan tenaga kerja baru secara mendesak. Manajemen akan meminta tim HR atau rekruter membuka lowongan kerja, setelah karyawan mengundurkan diri. Jika perusahaan merekrut kandidat yang berprestasi di tempat kerja sebelumnya, hal ini tidak berarti ia mampu melakukannya di perusahaan Anda.
Solusi:
Untuk mengatasi hal ini, Amazon membuat setiap panel rekrutmen dengan bar raiser atau penentu standar. Tujuannya, memastikan bahwa perusahaan merekrut seseorang yang tidak hanya cocok dengan budaya perusahaan, juga akan meningkatkan standar budaya tersebut.
2. Pemimpin yang sok tahu
Semakin jauh pemimpin dari garis depan atau lapangan, semakin sedikit jawaban yang ia miliki, terutama di dunia yang dinamis dan generatif. Ia akan berputar-putar dalam mencari jawaban, referensi, atau solusi.
Ironisnya, ketika perusahaan mendatangkan konsultan manajemen terbaik pun, jajaran pemimpin masih berusaha mencari tahu jawaban atas hal-hal yang terjadi terhadap bisnis. Selain sebagai pemimpin, ia juga harus merasa nyaman dalam kapasitas sebagai coach.
Solusi:
Dari sudut pandang HR, Anda perlu memberikan pelatihan kepada pemimpin untuk mengasah keterampilan kepemimpinan. Pelatihan tersebut mendorong mereka bisa menjadi coach kepada anggota timnya untuk mengajukan pertanyaan yang baik dan melihat solusi atau referensi dari tim sebagai sesuatu yang berharga.
3. Imbalan tidak sesuai
Le-Brun mencatat bahwa ketika perusahaan memberi insentif kepada karyawan semata-mata untuk mencapai target, maka mereka akan fokus pada hasil tersebut dan mengabaikan hal-hal lain. Bahkan jika upaya mencapai target bisa menyebabkan kerugian bagi lingkungan atau perusahaan, mereka tetap melakukannya.
Solusi:
Tim HR harus memikirkan bagaimana perusahaan memberi penghargaan kepada karyawan. Ini tidak harus berupa uang, tetapi bisa berupa memberikan pengakuan kepada karyawan yang menunjukkan perilaku yang tepat. Misalnya, menyoroti kinerja tim atau karyawan yang mengedepankan teamwork atau menciptakan psychological safety. Hal itu merupakan nilai dasar sebuah perusahaan yang menginginkan penciptaan inovasi di lingkungan kerja.
Referensi artikel: Kiat Menciptakan Psychological Safety
Tiga Pilar Penguat Menuju Model Manajemen Seperti Gurita
Untuk mengimplementasikan model manajemen octopus organization, perusahaan wajib memulainya dengan kejelasan. Le-Brun mengatakan ketidakjelasan tujuan, misi, dan/atau visi perusahaan berasal dari gaya komunikasi “sekali saja” padahal ini membutuhkan komunikasi terus-menerus.
Apa alasannya? Karena karyawan jarang memahami tujuan atau misi setelah mendengarnya hanya sekali atau dua kali.
Oleh karena itu, pemimpin bertanggung jawab untuk menciptakan dan memperkuat kejelasan tersebut. Langkah yang dapat dilakukan oleh tim HR adalah menguatkan tiga pilar yang meliputi:
1) Gesekan baik vs. buruk
Salah satu upaya menjadi perusahaan yang lebih gesit dan adaptif adalah menghilangkan titik-titik gesekan yang tidak produktif, seperti birokrasi. Terkadang, karyawan menghabiskan waktunya untuk menunggu seorang pemimpin membuat keputusan atau mengerjakan tugas yang tidak produktif.
Ia mengutip mantan eksekutif Google, Laszlo Bock, yang menyadari proses rekrutmen telah menjadi proses yang bertele-tele. Ini disebabkan karena terlalu banyak pemangku kepentingan yang ingin mendapatkan tempat dalam pengambilan keputusan.
Untuk mengatasi kejadian tersebut, Bock membatasi jumlah pewawancara menjadi empat orang. Jika manajer menginginkan lima orang yang terlibat, mereka harus meminta persetujuan Bock. Langkah tambahan ialah gesekan yang berfungsi sebagai pencegah ampuh terhadap kerumitan proses. Hal tersebut secara efektif bertindak sebagai penghambat birokrasi dalam sistem tersebut.
2) Mengganti gatekeeper dengan guardrail
Birokrasi berbelit tidak hanya memperlambat kemajuan, juga menurunkan moral karyawan.
Ketika setiap ide baru, baik itu teknologi atau perubahan proses sederhana, memerlukan persetujuan dari seorang pemimpin sebagai gatekeeper, kondisi itu dapat merampas rasa kemandirian karyawan. Pada saat keputusan, momentumnya telah hilang. Proses persetujuan yang begitu melelahkan kerap mencegah karyawan mencoba sesuatu yang baru.
Untuk menghilangkan hambatan yang tidak membantu, perusahaan perlu mengganti kehadiran gatekeeper dengan guardrail. Tugas guardrail akan memberikan batasan di mana karyawan bebas bereksperimen dan bergerak cepat, sedangkan gatekeeper hanya akan menghalangi inovasi atau eksperimen.
Le-Brun mencontohkan apa yang telah dilakukan oleh Amazon. Di Amazon, siapa pun dapat berinovasi, tetapi mereka selalu memulai dengan menulis apa yang kami sebut siaran pers satu halaman. Isinya adalah masalah yang sedang diselesaikan, siapa pelanggannya, apa yang akan tertulis di judul berita dalam enam bulan atau satu tahun ke depan ketika mereka berhasil, dan sejumlah pertanyaan yang sering diajukan.
Upaya tersebut adalah cara yang membantu karyawan memikirkan apakah mereka sedang menyelesaikan masalah untuk pelanggan atau tidak. Mereka juga mengajak masyarakat untuk memberikan masukan dengan tujuan memperjelas masalah dan solusinya, sehingga menjadi pedoman perusahaan terhadap inovasi.
3) Melakukan perubahan kecil
Octopus organization mencari apa yang dapat disingkirkan oleh pemimpin, baik praktik yang tidak produktif, ketergantungan, atau fungsi gatekeeper.
Le-Brun dan Werner menekankan fokus pada perubahan yang lebih kecil dalam jangka waktu yang lebih pendek menciptakan lebih banyak peluang untuk dampak langsung.
Semakin sering karyawan mengalami kemajuan nyata semacam ini, semakin besar kemungkinan mereka untuk tetap terlibat dengan perubahan organisasi yang lebih luas. Seiring perkembangan AI generatif, semakin pesat dan tuntutan peningkatan keterampilan profesional. Kondisi itu terjadi juga pada tim HR telah bergeser dari mengerjakan hal rumit menjadi benar-benar kompleks.
Beralih ke model octopus organization menjadi langkah untuk memperbarui ritme operasional agar sesuai dengan lingkungan baru. Di sini, tim HR berperan memastikan kepatuhan sekaligus mendorong otonomi karyawan.
Leave a Reply