Tim HR dituntut untuk bekerja dengan recruitment management system (RMS). Hal ini membuat proses rekrutmen agar lebih ringkas dan cepat.
Forbes Advisor Small Business pernah merangkum beberapa perangkat lunak rekrutmen terbaik di April 2023, salah satunya LinkedIn.
LinkedIn adalah platform gratis dan berbayar yang dapat diakses oleh semua orang. Selain itu, masih ada banyak pilihan software RMS di luar sana.
Bagaimana penggunaan RMS di Indonesia?
Memahami Recruitment Management System
Recruitment management system (RMS) adalah sebuah perangkat untuk mengatur proses perekrutan dalam perusahaan.
Sistem ini mendorong perusahaan untuk memenuhi kebutuhan rekrutmen yang sangat kompetitif. Terutama untuk merekrut kandidat dengan hard dan soft skill mumpuni.
Untuk memenuhi hal di atas, RMS dirancang untuk meningkatkan efisiensi proses rekrutmen, seperti:
- Memilih kandidat yang sesuai dari lamaran yang masuk
- Meninjau resume
- Melakukan pencarian kandidat
- Mengatur materi lamaran seperti format surat lamaran dan resume
- Membuat highlight profil kandidat
- Mengirim pemberitahuan untuk posisi yang sesuai dengan pengalaman kandidat
Tidak hanya recruitment management system saja yang menjadi aplikasi proses perekrutan. Ada pula applicant tracking system (ATS) yang sering digunakan oleh perusahaan.
ATS adalah perangkat lunak yang membantu HR dalam mengelola pelamar selama proses perekrutan. Fitur yang ada di ATS dapat menyaring hingga menjadwalkan wawancara kerja.
Persamaan RMS dan ATS, antara lain:
- Menyimpan dan mengelola resume
- Memungkinkan HR mencari resume dengan mudah
- Memungkinkan HR melihat posisi semua orang dalam proses perekrutan dengan cepat
- Membagikan catatan kepada rekan satu tim
- Menghapus duplikat konten
- Memberikan laporan dan analitik yang tepat
Kelebihan dan Kekurangan Recruitment Management System
Kelebihan RMS
#1 Menghemat waktu
Tim HR dapat menyaring resume lebih cepat, karena hanya menyortir kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan. Kandidat pun akan merasakan proses perekrutan yang cepat, sehingga meminimalisir kehilangan kandidat potensial.
#2 Mengurangi tugas manual
Dengan administrasi yang terautomasi, tim HR akan terbebas dari tugas manual yang berulang dan memakan waktu. Contohnya, RMS membantu pengiriman pemberitahuan ke email kandidat secara otomatis.
#3 Multi-channel sourcing
RMS memberikan Anda akses ke talent pool yang lebih luas ke multi-channel sourcing, seperti situs karier dan media sosial. RMS juga meningkatkan visibilitas, sehingga perusahaan dapat menarik lebih banyak kandidat berkualitas.
#4 Informasi kandidat tersimpan baik
RMS menyimpan dan melacak setiap resume dan dokumen kandidat saat mengikuti proses rekrutmen. Cara ini memudahkan Anda dan user untuk melihat data kandidat dan pengambilan data lebih cepat dilakukan.
#5 Analytics driven insights
RMS mendorong tim HR dan manajemen memanfaatkan database guna membuat keputusan yang efektif. Bahkan Anda bisa menganalisis data tersebut untuk kebutuhan tenaga kerja.
Kekurangan Recruitment Management System
#1 Pengaturan user
RMS bertugas untuk menyaring kandidat potensial yang sesuai dengan daftar kualifikasi yang dibuat oleh user.
Masalahnya, hal itu dapat melewatkan kandidat dengan keterampilan yang bermanfaat bagi perusahaan, tetapi tidak berkualifikasi berdasarkan sistem.
Jadi, kandidat yang tidak memiliki sertifikasi tetapi memiliki pengalaman bertahun-tahun, bisa saja tertolak oleh sistem padahal ia berpotensi bagi perusahaan.
#2 Manipulasi kata kunci
Ada celah manipulasi ketika kandidat mencurangi sistem otomatis dengan mencantumkan kata kunci yang relevan dalam resume mereka.
Sistem tidak bisa membedakannya, sehingga kandidat akan terpilih sesuai dengan pedoman yang telah diatur oleh HR. Hasilnya, proses rekrutmen bisa terbuang sia-sia.
#3 Memunculkan bias
Amazon telah melaporkan masalah RMS yang memunculkan bias. Ya, biar dalam rekrutmen akan mengagalkan keberagaman dan inklusi.
Di beberapa perusahaan, RMS mereka mendukung kata kunci yang sebagian besar memilih kandidat laki-laki. Hal ini memunculkan diskriminasi dan mempersulit pelamar perempuan.
#4 Kendala teknis
Seperti halnya produk teknologi lainnya, tentu saja recruitment management system akan mengalami hambatan dan gangguan berbasis pengguna atau sistem yang muncul seiring berjalannya waktu.
Penting untuk mempertimbangkan hal ini saat Anda akan menginstal RMS.
#5 Impersonal
Dalam RMS yang memiliki chatbot, kandidat akan mendapatkan penilaian awal yang dilakukan oleh AI yang bisa mengklasifikasikan respon berdasarkan data dan matriks.
Chatbot ini adalah cara efisien untuk mengumpulkan informasi tentang kandidat secara langsung.
Namun, 82% kandidat yang diwawancarai melaporkan chatbot seringkali membuat mereka kesulitan dan prosesnya terasa impersonal, sehingga memberikan candidate experience yang buruk.
Contoh Recruitment Management System dan Cara Penggunaannya
Ada beberapa teknologi yang eksis di dunia rekrutmen yang dapat Anda coba, yaitu:
- Crowdsource recruitment
- Employer background check
- Chatbots
- Gamification
- Online assessment
- Virtual assessment center
- Virtual reality
Lalu bagaimana cara penggunaannya agar dapat mencapai tujuan perusahaan dalam menjaring karyawan berbakat?
#1 Pengaturan distribusi iklan lowongan
Mencari kandidat yang memenuhi syarat adalah salah satu bagian rekrutmen yang banyak memakan waktu dan membuat lelah.
Menjangkau seluruh jaringan bakat dengan pekerjaan yang tepat di waktu yang tepat adalah hal yang sulit dilakukan.
Namun, dengan alat recruitment management system akan membuat langkah ini lebih mudah. Secara otomatis, mereka akan memposting lowongan pekerjaan di seluruh jaringan job portal dan mulai menjaring pelamar.
#2 Melakukan interaksi dengan kandidat
HR bisa langsung menggunakan saluran untuk menghubungi kandidat yang sesuai, seperti email, chat, atau media sosial.
Menurut Job Seeker Nation Report, sekitar 76% pencari kerja terbuka menerima email, 70% menerima secara terbuka dari panggilan telepon, dan 50% lebih memilih pesan teks.
Dengan RMS, Anda bisa dengan tepat berinteraksi dengan kandidat sesuai dengan saluran komunikasi yang mereka inginkan sebagai strategi dalam menjangkau kandidat.
#3 Menjadwalkan wawancara
Setelah HR mampu melakukan interaksi dengan kandidat, maka saatnya RMS melakukan tugas dalam menjadwalkan wawancara secara otomatis dan efisien.
Perangkat lunak ini akan membantu perusahaan dalam mempercepat proses rekrutmen sehingga kandidat juga mudah mengatur jadwal wawancara mereka.
#4 Analisis data dan laporan
Recruitment management system dapat membantu perusahaan untuk menganalisis data dan membuat laporan yang lebih detail dan rinci.
Fasilitas ini membantu perusahaan dalam membuat keputusan yang tepat dalam proses rekrutmen sehingga lebih meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses rekrutmen yang berjalan.
- Bedakan antara keinginan dan kebutuhan bisnis
- Carilah alat dan fitur yang memang mampu menyiapkan bisnis Anda untuk kesuksesan di masa depan
- Pastikan integrasinya tanpa batas
- Perkuat proses Anda dengan kekuatan mobilitas
Penutup
RMS idealnya akan membuat beberapa aspek proses rekrutmen di perusahaan jadi lebih efisien, terutama terkait penyimpanan informasi dan proses pelacakan kandidat.
Proses rekrutmen yang sukses adalah tentang membangun hubungan yang baik antara perusahaan dengan kandidat. Dengan membuat hubungan ini, perekrut dapat bertindak sebagai konsultan yang memiliki pemahaman yang luas sehingga dapat mencocokkannya dengan talenta yang ada untuk mengembangkan bisnis.
Walau memiliki keterbatasan, recruitment management system menghasilkan proses berkualitas dalam waktu yang singkat dan tetap mampu mengevaluasi kandidat lebih menyeluruh. [Altha]
Leave a Reply