Salah satu faktor kunci yang dapat memengaruhi tingkat turnover adalah proses onboarding yang tidak efektif, tak heran perusahaan harus melakukan Onboarding Checklist untuk mengatasinya.
Perusahaan melakukan onboarding untuk mengintegrasikan karyawan baru ke lingkungan kerja, memperkenalkan budaya perusahaan, dan meningkatkan rasa diterima di perusahaan.
Secara tidak langsung onboarding adalah fase krusial untuk awal yang sukses bagi perusahaan dalam mengelola karyawan.
Namun, kita berada di era meningkatnya pergantian karyawan yang semakin tinggi, maka penting bagi departemen HR untuk mengatasi isu ini dengan cepat dan cermat.
Dengan memiliki checklist, HR dapat memastikan setiap langkahnya dalam memperkenalkan karyawan baru dapat dilakukan dengan baik.
Memiliki daftar yang terstruktur dan disiplin, perusahaan dapat meretensi karyawan baru menjadi lebih baik, mengurangi tingkat turnover, dan menciptakan lingkungan kerja yang stabil.
Alasan HR Perlu Membuat Onboarding Checklist
Onboarding karyawan secara umum adalah langkah di mana mereka berkenalan dengan tim, orang, dan budaya perusahaan yang baru. Ini menjadi fase krusial dalam perjalanan karyawan.
Mereka akan saling mengenal dan berintegrasi ke peran dan tanggung jawab masing-masing, mengenal ruang kerja, sumber daya, rekan kerja, proses kerja, serta misi dan nilai perusahaan.
Seiring onboarding berakhir, diharapkan karyawan siap bertindak secara mandiri dan produktif.
Tahukah Anda bahwa lebih dari 25% karyawan baru berhenti dalam tiga bulan pertama? Inilah yang membuat onboarding penting bagi perusahaan karena dapat meningkatkan retensi karyawan Anda.
Onboarding checklist juga sangat penting untuk perusahaan. Daftar ini terdiri dari dua bagian, yaitu satu untuk tim HR dan satu lagi untuk manajer perekrutan.
Daftar periksa karyawan baru terdiri dari dua bagian: satu untuk tim SDM dan manajer perekrutan, dan yang lainnya diikuti oleh karyawan baru. Ini mengintegrasikan karyawan ke perusahaan.
Perlu dicatat, daftar ini bukan jaminan sukses pengenalan perusahaan, melainkan alat untuk mengintegrasikan peran dan budaya perusahaan.
Sebaliknya pengalaman buruk meningkatkan perputaran hingga 68% setelah 3 bulan.
Perusahaan bisa melakukan checklist yang sama untuk mengurangi peluang kelalaian. Sesuaikan juga berdasarkan pengalaman sebelumnya.
Pembaruan secara rutin akan menguntungkan proses pelatihan dan pencegahan hambatan.
Prinsip 5C Dalam Onboarding Karyawan Baru Jadi Kunci Onboarding
Compliance
Diskusi awal mengenai kepatuhan akan membentuk persepsi dan pemahaman karyawan baru terhadap peran mereka di perusahaan.
Selain itu, tahap ini akan mengungkapkan prioritas perusahaan yang dapat karyawan ketahui.
Clarification
Klarifikasi adalah proses menyampaikan dan mengkomunikasikan harapan terkait kinerja kerja.
Culture
Budaya perusahaan bisa menentukan antara tinggal atau pergi. Karyawan baru perlu diarahkan mengenai kebijakan keselamatan, serta sikap perusahaan terhadap tindakan pelecehan dan intimidasi di tempat kerja.
Connection
Semakin tinggi tingkat koneksi yang dirasakan oleh karyawan baru di lingkungan kerja, semakin rendah peluang mereka untuk berpindah sebelum jangka waktu yang tepat.
Check back
Hari pertama rekrutmen bukan akhir dari integrasi. Menjaga hubungan terbaik melalui rapat umpan balik pada 30, 60, dan 90 hari akan lebih efektif.
Contoh Onboarding Checklist
Checklist HR
Berikut tindakan penting dalam menyambut karyawan baru untuk tim HR:
- Berikan simbolisme ‘selamat datang’.
- Bagikan dokumen yang harus diisi dan pastikan mereka mengisinya.
- Catat peran dan informasi kompensasi dalam sistem HRIS.
- Tambahkan karyawan ke daftar payroll.
- Bagikan kebijakan perusahaan: jam kerja, aturan berpakaian, petunjuk arah, dan hal yang perlu dibawa pada hari pertama.
- Tetapkan jadwal feedback dan tonggak penting lainnya.
- Lakukan pemeriksaan latar belakang jika diperlukan.
- Arahkan pemeriksaan kesehatan jika relevan.
Checklist manajer
Berikut langkah-langkah untuk menyambut karyawan baru untuk manajer:
- Kirim email sambutan yang hangat.
- Tentukan mentor atau teman orientasi (buddy system jika ada).
- Jadwalkan pertemuan tatap muka berulang untuk check-in reguler.
- Prioritaskan perkenalan dengan rekan kerja dari divisi yang sering bersinggungan.
- Koordinasikan pertemuan penyambutan atau telepon pada hari pertama.
- Siapkan makan siang sambutan jika diperlukan.
- Wajib kenalkan bisnis dan ekspektasi kinerja.
- Ajak karyawan baru berkeliling kantor untuk mengenal lingkungan.
Checklist sistem buddy
Jika ada buddy system di dalam proses onboarding, ini yang harus diperhatikan:
- Jadwalkan check-in berkala selama dua minggu pertama.
- Ajak karyawan baru bergabung dalam meeting atau proyek relevan.
- Tanggap terhadap pertanyaan sepanjang hari.
Checklist IT
Lakukan langkah-langkah berikut sebagai tim IT perusahaan:
- Buat alamat email karyawan baru.
- Siapkan izin/akses akun di platform atau perangkat lunak yang dibutuhkan.
- Persiapkan komputer, telepon, atau peralatan teknologi sesuai kebutuhan karyawan.
Checklist karyawan baru
Pastikan karyawan baru juga memiliki checklist seperti:
- Dokumen pendaftaran tunjangan.
- Informasi kontak darurat.
- Buku pedoman karyawan dengan kebijakan perusahaan.
- Informasi rekening bank untuk payroll.
- Formulir karyawan untuk verifikasi persyaratan kerja.
- Perjanjian non-disclosure, non-compete, atau kerahasiaan (jika perlu).
- Formulir pajak negara.
Penutup
Dengan mengadopsi onboarding checklist, perusahaan memastikan proses integrasi karyawan baru dapat berjalan dengan lancar.
Checklist ini mendorong pengenalan yang efisien terhadap budaya dan peran perusahaan, mengurangi tingkat pergantian karyawan, serta meningkatkan retensi.
Penggunaan checklist juga menunjukkan komitmen terhadap karyawan baru, membantu mereka merasa diterima, dan mempercepat adaptasi.
Proses ini tidak hanya meningkatkan kinerja awal, tetapi juga membentuk hubungan positif antara karyawan dan perusahaan, memastikan kesuksesan jangka panjang bagi kedua belah pihak.
Leave a Reply