Menemukan karyawan baru itu sulit dan mahal. Bagaimana tak mahal, proses rekrutmen ini memerlukan banyak waktu mulai penyaringan resume hingga onboarding.
Survei Paychex kepada lebih dari 1.000 pekerja menemukan bahwa 80% dari mereka yang merasa frustrasi dengan onboarding yang kurang memuaskan berencana untuk segera resign.
Untuk itu, HR dan hiring manager berperan penting dalam proses onboarding karyawan baru. Anda pun perlu memahami kebutuhan mereka sehingga yang bersangkutan dapat mendukung tujuan perusahaan.
Onboarding Bukan Tugas Tim HR Saja
Proses onboarding akan memberikan karyawan baru untuk mengenal tempat kerjanya lebih mendalam.
Biasanya, tim HR akan mengenalkan struktur, budaya, visi, misi, dan nilai perusahaan. Durasi onboarding bervariasi atau sesuai dengan pekerjaan dan industri.
Memang, tim HR bertanggung jawab dalam onboarding karyawan baru. Namun, manajer atau team leader, anggota setim, dan karyawan lain perlu terlibat dalam proses ini.
Keterlibatan semua pihak akan mempermudah anggota baru untuk belajar dan menyesuaikan diri dengan lingkungan kerja yang baru.
Bagaimana Manajer Berperan Dalam Menyambut Karyawan Baru?
Manajer sangat berperan penting dalam menyambut karyawan baru ke dalam tim.
Penerimaan terbuka anggota baru dapat membuat yang bersangkutan mereasa diterima di tempat baru. Bagaimana membuat “si anak baru” agar membuatnya nyaman?
1) Afirmasi positif
Pada hari pertama, manajer dan anggota tim dapat sepakat untuk memberikan afirmasi positif kepada anggota baru.
Misalnya, mengucapkan selamat datang dan terima kasih telah bergabung dengan perusahaan Anda. Beri tahu bahwa dia dapat bekerja dengan baik dan hal normal jika membuat kesalahan.
2) Memberikan peralatan kerja dan SOP
Perusahaan harus memberikan peralatan kerja yang dibutuhkan oleh karyawan baru untuk menjalankan tugasnya. Tanpa alat, ia tidak bisa bekerja efektif atau kepuasan kerjanya menurun.
Tak ada salahnya untuk memberikannya starter kit, agar ia lebih mengenal produk atau layanan yang dimiliki oleh perusahaan. Misalnya, starter kit berisi buklet, buku catatan, pulpel, lanyard, tas, kartu identitas, dan produk (jika ada).
Selain itu, tim HR dan manajer harus menjelaskan tentang tugas, kebijakan, dan standard operating procedure (SOP) perusahaan. Ini memudahkan karyawan baru menyelesaikan tugasnya dengan baik.
3) Pelatihan karyawan
Program pelatihan dapat membantu “si anak baru” beradaptasi dan bekerja lebih efisien. Meski tidak semua posisi mendapatkan kedua hal itu.
Misalnya, manajer menugaskan salah satu anggota tim untuk melatih karyawan baru agar ia bisa mengoperasikan tools kerja dan prinsip kesehatan dan keselamatan kerja (K3).
Sesi pelatihan menjadi wadah bagi karyawan untuk mengenal bisnis perusahaan. Mulai dari bagaimana perusahaan menjalankan bisnis, mencetak laba, dan pihak yang bekerjasama dengan perusahaan.
4) Mendorong employee engagement
Anda dapat mendorong employee engagement dengan cara mengenalkannya ke seluruh karyawan hingga level eksekutif. Termasuk mengikutsertakan ke dalam kegiatan perusahaan.
Selanjutnya, manajer dan tim akan mengajak anggota baru dalam rapat mingguan atau bulanan. Baik yang dilakukan secara formal maupun nonformal.
5) Siapkan buddy
Manajer dapat menyiapkan buddy bagi anggota baru.
Buddy bisa berasal dari rekan setim atau tim lain yang sering berkolaborasi dengan tim Anda. Ini mempercepat adaptasinya di perusahaan, sehingga ia lebih mengenal tempat kerja dan semua karyawan.
Buddy akan menemani anggota baru dan menjawab pertanyaannya. Mulai dari mengenalkan cara menggunakan printer, menemani makan siang, cara berpakaian, hingga norma perilaku ke sesama karyawan.
6) One-one-on meeting
Manajer perlu meluangkan waktu untuk melakukan one-one-on meeting dengan karyawan baru.
Anda bisa menjadwalkan seminggu atau dua minggu sekali untuk mengetahui progres anggota baru. Tanyakan kendala yang dihadapi dan bantuan yang diperlukannya.
Penutup
Sekilas, mempertahankan karyawan baru adalah hal mudah, padahal tidak demikian. Tim HR bersama dengan manajer bertanggung jawab mengarahkan yang bersangkutan untuk menciptakan lingkungan kerja menyenangkan. Langkah ini mendukung pertumbuhan dan perkembangannya sekaligus mengurangi turnover.
Leave a Reply