Inilah Tugas PPIC Yang Harus Dipahami Oleh HR

Mengelola bahan baku untuk proses produksi adalah salah satu dari tugas PPIC yang harus dipahami oleh HR. Selain tugas, HR juga perlu mengetahui keterampilan dan ruang lingkup kerja divisi PPIC.

Informasi tersebut dapat menjadi bekal Anda dalam proses rekrutmen. Untuk memperoleh karyawan PPIC andal, Anda dapat menggunakan cara campus hiring, employee referral, atau job ads. 

Apa Yang Dimaksud Dengan PPIC?

Production planning and inventory control atau PPIC merupakan proses setiap kegiatan produksi, seperti menyiapkan bahan baku dan mengatur rencana produksi. Istilah PPIC berhubungan erat dengan industri manufaktur. 

Di beberapa perusahaan, PPIC adalah divisi atau departemen untuk membantu kegiatan produksi agar berjalan lebih efektif dan efisien. Divisi ini bertanggung jawab untuk mengendalikan jumlah barang atau persediaan barang sesuai dengan permintaan pasar. Mereka juga akan menjadi perantara departemen pemasaran dengan produksi, karena keperluan pemasaran dalam mempromosikan produk akan berdampak terhadap jumlah produksi.

Dengan kehadiran tim PPIC, perusahaan akan mendapatkan beragam manfaat, di antaranya:

1. Membantu perusahaan mengurangi biaya yang tidak perlu karena dapat mengidentifikasi kapasitas mesin produksi terhadap bahan baku, perhitungan biaya, tenaga kerja dan permintaan
2. Mengurangi biaya tenaga kerja, karena mampu memilih bahan baku, pemasok yang tepat, hingga merencanakan produksi sehingga tak ada waktu dan bahan yang terbuang
3. Memiliki proses produksi sesuai jadwal dan hasil yang diharapkan oleh perusahaan

Artikel selanjutnya: Keterampilan Teknis: Pengertian, Contoh, dan Jenisnya

Cara Kerja PPIC

Walaupun tim HR tidak terjun langsung dalam proses produksi, tetapi tak ada salahnya jika Anda memahami cara kerja divisi PPIC dalam industri kerja, yaitu:

1. PPIC mengetahui kebutuhan bahan yang akan diproduksi oleh perusahaan
2. PPIC akan menghitung kebutuhan bahan baku yang harus tersedia
3. PPIC harus dapat meminimalkan persediaan bahan baku yang berada di gudang
4. PPIC berkoordinasi dengan divisi atau tim lain, termasuk tim gudang untuk mengatur dan menempatkan barang secara efektif sehingga bisa menekan biaya penyimpanan dan pembelian bahan baku

Baca juga: Manajemen Logistik: Jenis Dan Peluang Karier 

Tugas PPIC Yang Harus Dipahami Oleh HR

Selain tanggung jawab yang telah disinggung di atas, tim PPIC juga memiliki berbagai tugas, yaitu:

1. Mengatur pengadaan dan alur distribusi bahan baku, 
2. Memantau bahan baku yang tersedia dan mengelola inventaris
3. Mengatur proses produksi internal dan eksternal (pesanan) agar berjalan sesuai rencana 
4. Memperkirakan antara ketersediaan bahan baku dengan produksi dan permintaan produk
5. Menjadwalkan proses produksi berdasarkan tingkat bahan baku yang tersedia
6. Mengelola produktivitas alat yang digunakan dalam proses produksi
7. Memantau proses pengiriman, penerimaan, dan pengembalian barang 
8. Menganalisis dan menggunakan sumber daya dalam proses produksi
9. Ikut serta memberikan solusi yang berkaitan dengan proses produksi
10. Membantu divisi lain, seperti penjualan, pemasaran, dan produksi untuk menentukan jumlah produk, periode produksi, dan alur distribusi agar inventaris menjadi lebih efisien 
11. Memperbarui rencana biaya hingga data persediaan ke divisi keuangan

Untuk mengerjakan tugas tersebut, karyawan PPIC harus memiliki latar belakang pendidikan diploma atau sarjana dari jurusan teknik industri, supply chain, logistik, administrasi bisnis, atau jurusan lain yang relevan. 

Sedangkan, keterampilan yang dibutuhkan oleh mereka terdiri dari teknis dan nonteknis. Misalnya, keterampilan manajemen risiko guna menetapkan jadwal produksi, analytical thinking untuk meminimalisir kesalahan selama produksi, problem solving untuk mengatasi masalah, mampu berkomunikasi dengan jelas, serta mampu bernegosiasi, detail oriented, dan leadership untuk menjalankan tugas sesuai prosedur. 

Jika HR kesulitan memperoleh karyawan PPIC berpengalaman, Anda dapat memanfaatkan jasa recruitment agency.