Manajemen dan tim HR perlu mengetahui definisi dan contoh manajemen perubahan sebelum menjalankannya. Mengapa harus berubah?
Perubahan dunia bisnis “memaksa” perusahaan menerapkan sebuah manajemen perubahan. Hal tersebut merespons perubahan teknologi, tren, perilaku konsumen, hingga regulasi pemerintah. Jika tidak, bukan tak mungkin perusahaan akan tertinggal dari kompetitor.
Memang, manajemen perubahan bukanlah hal mudah karena perusahaan harus menghadapi risiko atau pertentangan. Sebelum menjalankan perubahan, perusahaan perlu mengidentifikasi area konflik yang akan muncul hingga menerapkan inisiatif baru sembari mengelola prosesnya.
Definisi Manajemen Perubahan
Change organizational (manajemen perubahan) merupakan pendekatan sistematis untuk menangani transisi atau transformasi tujuan, proses, dan teknologi organisasi. Ini bertujuan memengaruhi dan mengendalikan perubahan serta membantu orang-orang di organisasi beradaptasi dengan perubahan.
Kegiatan manajemen perubahan berkisar dari proyek individual hingga program besar, seperti transformasi digital yang memperkenalkan proses dan aplikasi baru. Upaya tersebut sering kali melibatkan tim manajemen dan pemangku kepentingan.
Strategi manajemen perubahan yang efektif harus melakukan hal ini:
- Pertimbangkan untuk mengubah akan memengaruhi proses, sistem, dan karyawan
- Merencanakan dan menguji perubahan, penjadwalan dan penerapan, serta mendokumentasikan dan mengevaluasi dampaknya
- Mendokumentasikan pemeliharaan jejak audit, jika diperlukan, dan memastikan kepatuhan terhadap kontrol internal dan eksternal, termasuk kepatuhan terhadap peraturan
Manajemen perubahan dapat digunakan untuk mengelola berbagai jenis perubahan organisasi. Tiga jenis yang paling umum adalah:
- Developmental change: setiap perubahan organisasi meningkatkan proses dan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya
- Transitional change: perubahan yang memindahkan organisasi dari kondisi saat ini ke situasi baru untuk memecahkan masalah, seperti merger dan akuisisi atau mengotomatiskan tugas atau proses
- Transformational change: perubahan secara radikal dan mendasar untuk mengubah budaya dan operasi perusahaan, misalnya perusahaan menargetkan pasar atau produk yang berbeda dari sebelumnya
BACA JUGA: Peran Kunci Project Manager dalam Manajemen SDM
3 Prinsip Change Organizational
Prinsip manajemen perubahan organisasi memiliki tiga poin yang diperkenalkan oleh Kurt Lewin dalam Principles of Topological Psychology. Mereka adalah:
1) Unfreeze the current state
Prinsip ini mengidentifikasi hal-hal yang ingin diubah oleh organisasi. Oleh karena itu, mereka harus merumuskan alasan perubahan, merekayasa ulang kondisi di masa depan, menerjemahkan manfaatnya kepada semua orang–eksekutif hingga karyawan–, mengajak mereka untuk berpartisipasi di dalamnya
2) Change the system
Di prinsip ini, agen perubahan bekerja sama dengan kolaborator untuk mengomunikasikan ide dan mengajak karyawan lain untuk turut serta dalam perubahan manajemen. Mereka akan memperhatikan setiap penolakan dan menemukan area pemahaman bersama guna mendorong perubahan atau mengubah implementasi sistem baru. Kemungkinan proses tersebut menimbulkan ketegangan, sehingga agen perubahan perlu menghormati perasaan dan komentar mereka.
3) Refreeze
Ketika semua orang telah terbiasa dengan sistem baru atau mereka kembali ke sistem yang sebelumnya, perusahaan perlu menyatakan bahwa perubahan telah berakhir, baik diterima maupun ditolak. Dokumentasikan apa yang terjadi untuk referensi untuk membantu di masa mendatang.
BACA JUGA: People Management: Keterampilan Wajib Bagi Karyawan Kanmo Group
3 Contoh Manajemen Perubahan
Untuk memahami cara kerja manajemen perubahan, berikut contoh mengenai cara kerja mengubah manajemen untuk pengembangan perangkat lunak, infrastruktur IT, dan manajemen proyek.
#1 Pengembangan perangkat lunak
Dalam pengembangan perangkat lunak, strategi dan alat change organizational membantu perusahaan untuk mengelola perubahan serta membantu kepala bagian informasi dan manajer menjaga proyek tetap pada jalurnya. Pengembangan perangkat lunak dapat berupa pemenuhan persyaratan atau penyesuaian user interface.
#2 Perubahan infrastruktur IT
Manajemen perubahan dapat digunakan untuk perubahan infrastruktur IT, seperti pemberlakuan metode dan prosedur standar untuk memastikan setiap perubahan yang dilakukan pada infrastruktur dan dinilai, disetujui, didokumentasikan, diterapkan, serta ditinjau secara sistematis. Ada pula perubahan manajemen konfigurasi yang menggunakan change management tools untuk meninjau seluruh sistem terkait dan memverifikasi dampak perubahan pada sistem lain.
artikel terkait: Project Management Tools Dan Fitur Untuk Kelola Pekerjaan
#3 Perubahan manajemen proyek
Change management berperan penting dalam manajemen proyek, karena setiap permintaan perubahan harus dievaluasi dampaknya terhadap proyek. Perubahan ini dipimpin oleh manajer proyek atau eksekutif senior yang mengelola bagaimana perubahan dalam satu area proyek dapat memengaruhi area lain dan dampak yang ditimbulkannya terhadap proyek secara keseluruhan.
Area proyek yang harus mendapat perhatian khusus dari manajer proyek meliputi:
- Scope: perubahan memengaruhi cakupan proyek
- Schedule: perubahan mengubah jadwal proyek
- Cost: tenaga kerja merupakan biaya proyek terbesar, termasuk perubahan yang menambah waktu penyelesaian proyek
- Quality: perubahan memengaruhi kualitas proyek, misalnya, mempercepat jadwal proyek dapat memengaruhi kualitas jika pekerjaan dilakukan terburu-buru
- Human resources: perubahan memerlukan penambahan tenaga kerja, seperti perubahan jadwal kerja berpengaruh terhadap sumber daya utama yang mungkin akan dipindahkan ke tugas lain
- Communication: permintaan perubahan yang disetujui harus dikomunikasikan kepada pemangku kepentingan dan waktu yang tepat
- Risk: perubahan harus dievaluasi untuk mempertimbangkan risiko yang ditimbulkannya, termasuk perubahan kecil yang berdampak signifikan pada logistik, keuangan, atau keamanan
- Procurement: perubahan proyek dapat memengaruhi kapan, di mana, dan bagaimana material serta tenaga kerja kontrak diperoleh
Hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan adalah menjalankan pendekatan terstruktur terhadap manajemen perubahan akan membantu organisasi mendorong inovasi; mengurangi gangguan, biaya, waktu; serta meningkatkan keterampilan kepemimpinan dan moral.
Jika perusahaan ingin menambah sumber daya berpengalaman, Anda juga dapat menggunakan layanan recruitment agency.
Leave a Reply