Tantangan HR dalam kepatuhan hukum tak hanya berlaku pada perusahaan multinasional dan internasional saja, semua skala perusahaan akan menghadapinya. Menurut penelitian HR.com, hanya 32 persen organisasi yang mengambil pendekatan proaktif terhadap kepatuhan. Sisanya, masih bergantung pada proses reaktif atau metode usang yang rentan terhadap sanksi hukum.
Penelitian yang dilakukan pada Desember 2025 hingga Maret 2026, kepada 191 HR di perusahaan di seluruh dunia–paling banyak di Amerika Serikat–menunjukkan bahwa sebanyak 79% pengusaha merasa mereka telah siap, tetapi realitanya hampir setengahnya mengakui bahwa anggaran kepatuhan masih sangat kurang. Dampaknya, sekitar 34% bisnis menghadapi tindakan penegakan hukum dalam setahun terakhir.
Tantangan HR Tak Hanya tentang Rekrutmen dan Penggajian
Setelah melakukan proses rekrutmen dan onboarding karyawan baru, Anda dan tim akan memantau kehadiran, memberikan pelatihan jika diperlukan, dan menghitung penggajian. Itu saja? Tidak, masih banyak tugas yang harus dikerjakan oleh departemen atau tim HR.
Namun, banyak atau sedikit tugas harus dilakukan sesuai kepatuhan alias berdasarkan regulasi pemerintah, baik pemerintah pusat maupun daerah.
Sebut saja, UU Ketenagakerjaan, PP Peraturan Kerja dkk., PP Pengupahan, BPJS Ketenagakerjaan, hingga PPh 21. Ini baru regulasi tentang ketenagakerjaan, belum regulasi industri yang terkadang diserahkan kepada tim legal dan HR.
Dengan mematuhi regulasi tersebut, perusahaan mematuhi peraturan upah, pajak, jam kerja, cuti, hingga jaminan sosial. Jika mengabaikan poin ini, maka risikonya ada di depan mata, yaitu pelaporan karyawan atau mantan karyawan ke ranah hukum. Mengelola kepatuhan sumber daya manusia (SDM) itu rumit, tetapi berurusan dengan lembaga hukum juga rumit karena membutuhkan energi, waktu, dan finansial.
Apa pilihan terbaiknya? Pilih kerumitan yang bisa membuat perusahaan memiliki citra positif.
Baca juga: 7 Interview Toolkit Tim HR untuk Tingkatkan Ketepatan Rekrutmen
8 Tantangan HR dalam Kepatuhan Ini Berguna Untuk Menghindari Risiko Finansial
Setiap bisnis memiliki tanggung jawab kepatuhan, tergantung industrinya, tetapi tim HR berkolaborasi dengan tim legal wajib memastikan perusahaan telah mematuhinya. Meski awal proses berjalan lancar, terkadang beberapa hal yang dilakukan oleh tim HR atau kebijakan perusahaan menyentuh soal kepatuhan.
Berikut ini tantangan HR dalam kepatuhan yang sebaiknya Anda perhatikan:
1. Menghindari diskriminasi
Tim HR wajib mengetahui bahwa diskriminasi adalah tindakan ilegal, baik dalam proses rekrutmen hingga kegiatan harian di kantor. Dalam menjalankan proses rekrutmen, perusahaan harus berdasarkan pada kompetensi dan kesesuaian pekerjaan. Tindakan diskriminasi terjadi–secara lisan maupun tulisan–bila perusahaan:
- Pembatasan usia kerja
- Persyaratan penampilan menarik
- Pembatasan tentang status pernikahan
- Pembatasan penyandang disabilitas
2. Perlindungan dari pelecehan di tempat kerja
Tantangan HR dalam kepatuhan selanjutnya adalah merespons pengaduan pelecehan dengan cepat. Bahkan Anda dan tim harus menjalankan transparan mengenai proses tersebut kepada korban dan karyawan lain. Untuk menghindari kejadian tersebut, tim HR harus membuat:
- Kebijakan jelas yang memuat definisi serta contoh spesifik perilaku yang dilarang dan konsekuensinya
- Sistem pelaporan yang aman dengan menawarkan lebih dari satu saluran, seperti melalui HR, manajer berbeda, atau email anonim
- Investigasi imparsial agar memastikan setiap pengaduan ditangani secara rahasia dan diselidiki secara menyeluruh tanpa memihak
3. Gaji berdasarkan upah minimum
Pemberian upah minimum provinsi atau kota (UMP atau UMK) wajib diberikan oleh seluruh perusahaan sektor formal kepada karyawan dengan masa kerja kurang dari satu tahun. Bagi mereka yang telah bekerja lebih dari satu tahun berhak mendapatkan gaji di atas UM berdasarkan struktur dan skala upah (SSU) di perusahaan tersebut.
Selain tentang UM dan SSU, penghitungan gaji berhubungan dengan kehadiran karyawan. Bila sistem kehadiran dilakukan secara digital, maka gaji dihitung secara otomatis, karena penghitungan manual sangat riskan terhadap kesalahan. Lagi-lagi, kesalahan penghitungan gaji adalah masalah yang membuat tim HR dan keuangan tidak bisa tidur nyaman.
Otomatiskan penghitungan gaji menggunakan HRIS. Pilih penyedia HRIS yang memberikan masa uji coba.
Artikel selanjutnya: Kiat Menentukan Layanan HRIS Berbasis SaaS
4. Penghitungan upah lembur
Dalam UU Ketenagakerjaan, perusahaan yang mempekerjakan karyawan melebihi waktu kerja, mereka wajib membayar upah lembur. Upah ini harus dibayarkan oleh perusahaan, jika tidak, perusahaan akan menghadapi tuntutan hukum.
Waktu kerja ini mengacu pada tujuh jam kerja per hari (40 jam per minggu untuk enam hari kerja dalam seminggu) atau delapan jam per hari (40 jam per minggu untuk lima hari kerja dalam seminggu). Ini adalah tantangan HR dalam kepatuhan yang terkadang diabaikan, padahal UU telah mengaturnya.
5. Kewajiban jaminan sosial
Tantangan HR dalam kepatuhan yang lain adalah perusahaan tidak memberikan jaminan sosial. Mengacu pada UU BPJS, pemberi kerja wajib mendaftarkan dirinya dan pekerjanya sebagai peserta kepada BPJS sesuai dengan program jaminan sosial yang mereka ikuti secara bertahap.
Jadi, sejak pertama seseorang bekerja di perusahaan, ia wajib didaftarkan sebagai anggota BPJS Ketenagakerjaan dan Kesehatan. Sebaiknya, Anda menyarankan kepada manajemen dan pemimpin tertinggi bahwa pemberian jaminan sosial ini tak melihat status kepegawaian pekerja, baik PKWT maupun PKWTT. Jangan pula menunggu masa probation mereka selesai, perusahaan baru mendaftarkan program jaminan sosial, yah.
6. Hak cuti tahunan
Masih berdasarkan UU Ketenagakerjaan, karyawan berhak atas cuti tahunan paling sedikit 12 hari kerja setelah bekerja selama 12 bulan secara terus-menerus. Pemberian hak cuti merupakan hal mudah bagi tim HR, yang menjadi tantangan ketika karyawan mengambil cuti bersamaan sehingga mengganggu operasi bisnis.
Untuk meminimalkan dampak pengambilan cuti, tim HR dapat mendorong manajer agar anggota timnya mengatur serta menjadwalkan cuti jauh-jauh hari. Manajer juga harus membangun komunikasi kepada mereka tentang hari hari sibuk bagi bisnis, sehingga perusahaan membutuhkan kehadiran mereka.
Konsekuensi finansial dan risiko hukum sangat nyata bila perusahaan tidak menjalankan kepatuhan. Strategi terbaik bagi tim HR bukan lagi sebagai pemadam kebakaran (reaktif), tetapi menjadi arsitek kepatuhan (proaktif).
Seiring pertumbuhan bisnis perusahaan, Anda dan tim akan menjumpai beragam tantangan HR dalam kepatuhan, maka lindungi perusahaan dengan membangun budaya kerja yang sesuai regulasi dan mengedepankan transparansi.
Leave a Reply