Sebelum menghadapi wawancara, pastikan Anda sudah mengantongi interview toolkit tim HR, baik pada wawancara pertama maupun kedua. Ini bukan hanya menyiapkan daftar pertanyaan, juga kesempatan untuk mengkomunikasikan wawasan, pengaruh, dan kesesuaian perusahaan terhadap kandidat.
Saat ini, banyak alat maupun informasi yang memudahkan tim HR dalam menavigasi sesi wawancara kerja. Mulai dari applicant tracking system (ATS), laporan salary guideline, hingga sistem umpan balik langsung.
Apa Itu Interview Toolkit?
Interview toolkit merupakan panduan terstruktur bagi tim HR guna memastikan proses rekrutmen yang konsisten, tidak bias, dan profesional.
Toolkit ini mencakup wawancara terstruktur dengan pertanyaan perilaku berbasis metode STAR, kompetensi spesifik berdasarkan peran, kartu skor evaluasi yang jelas, dan daftar periksa pengalaman kandidat yang sesuai kualifikasi dan pertumbuhan bisnis di masa depan.
Penggunaan alat tersebut tak hanya bertujuan untuk meningkatkan kecepatan dan kualitas rekrutmen, juga:
- Memverifikasi riwayat pekerjaan dan pendidikan
- Menangkap sinyal fraud, bullying, dan/atau pelecehan
- Menilai kesesuaian kualifikasi dan budaya perusahaan terhadap kandidat
Seperti namanya, interview toolkit ini bagian dari persiapan wawancara dari sisi tim HR atau perekrut. Persiapan wawancara yang efektif dimulai dengan kejelasan tentang perusahaan, peran yang ditawarkan, lanskap industri, dan strategi penyaringan lamaran hingga penjadwalan wawancara.
Jadi, persiapan wawancara tak hanya dilakukan oleh kandidat, perekrut pun melakukan hal yang sama. Dengan menyiapkan dan memahami alat-alat tersebut, Anda lebih siap menghadapi pencarian kandidat yang tepat.
Baca juga: Hindari Lowongan Kerja Menyesatkan dengan Menonjolkan 7 Poin Ini
7 Interview Toolkit Tim HR
Sebelum menjalankan sesi wawancara kerja, siapkan interview toolkit tim HR terlebih dahulu. Apa saja toolkit tersebut?
1. Menyusun daftar pertanyaan
Daftar pertanyaan ialah salah satu alat wawancara yang krusial bagi tim HR, karena Anda dapat mengetahui keterampilan, pengalaman, dan pengetahuan kandidat saat menjawab pertanyaan.
Biasanya, perekrut melakukan wawancara awal dan bertanya tentang hal dasar untuk memverifikasi informasi di CV dengan pernyataan kandidat. Selanjutnya, Anda memberikan pertanyaan yang berhubungan dengan kualifikasi yang dibutuhkan pada peran tersebut. Dengan demikian, Anda bisa melakukan penilaian awal apakah kandidat sesuai dengan kebutuhan bisnis perusahaan atau tidak.
Sebelum menyusun pertanyaan, ketahui terlebih dahulu teknik wawancara yang akan digunakan, yakni technical interview, behavioral interview, casual interview, atau job simulation. Pada umumnya, wawancara awal menggunakan wawancara tradisional berupa one-on-one meeting, bisa berupa tatap muka, panggilan telepon, atau telekonferensi.
2. Alat perekam
Bila Anda melakukan wawancara melalui panggilan telepon atau telekonferensi, siapkan alat perekam yang bisa menangkap seluruh isi percakapan. Anda dapat menggunakan alat perekam di ponsel atau recorder. Sebelum merekam, Anda harus memberitahukan kepada kandidat bahwa percakapan tersebut perlu direkam untuk keperluan penilaian.
3. Formulir penilaian
Apa pun format formulir, baik Excel, Word, atau dari aplikasi, Anda perlu menyiapkannya saat wawancara kerja berlangsung. Biasanya, di formulir terdapat bagan dan/atau pertanyaan yang harus diisi oleh perekrut untuk menilai kandidat. Ada formulir perekrut, ada pula manajer, keduanya akan digunakan untuk penilaian akhir.
4. Tes asesmen
Tes asesmen juga bagian dari interview toolkit tim HR. Langkah ini bisa berupa skill test, psychological test, atau personality test yang bertujuan untuk menilai kesesuaian keterampilan dan/atau budaya perusahaan. Pemberian tugas ini bisa dilakukan sebelum atau setelah wawancara kerja. Hasil tes asesmen menjadi salah satu bahan dalam pengambilan keputusan.
Artikel terkait: Irene Sugiharto: Praktik Menggunakan Personality Assessment
5. Informasi gaji
Tim HR atau perekrut wajib memiliki laporan tentang informasi gaji berbagai pihak, termasuk struktur dan skala upah yang dimiliki oleh perusahaan. Bila manajer mengajak kandidat melakukan negosiasi gaji, Anda dapat menjadi penengah dengan bekal tersebut dan membahas tentang total rewards package.
6. Background checking tools
Bagi tim HR, jangan pernah melupakan background checking tools. Sembari Anda melakukan atau melangsungkan wawancara dengan kandidat, cek latar belakang yang bersangkutan di:
- Media sosial, seperti LinkedIn, Instagram, X, Threads, atau TikTok
- PDDikti
Kenapa banyak sekali alat yang digunakan? Karena alat tersebut dapat memverifikasi:
- Ujaran kebencian atau pelecehan yang pernah dilakukan
- Kegiatan–positif atau negatif–yang berhubungan dengan pekerjaan atau di luar itu
- Verifikasi pendidikan–lulusan pendidikan tinggi dalam negeri D3, D4/S1, dan S2–yang tertulis di CV
7. Komunitas HR
Ya, komunitas HR bisa menjadi interview toolkit tim HR yang tepat, terlebih jika Anda ingin memverifikasi riwayat pekerjaan kandidat sebelumnya, meski tanpa bergabung ke komunitas pun Anda tetap bisa melakukannya.
Anda dapat bertemu dengan sesama anggota komunitas dan menanyakan sepak terjang kandidat. Misalnya, apa saja prestasinya, apakah pernah fraud atau hal negatif yang merugikan perusahaan, atau apakah merundung rekan kerja.
Di tengah alat digital berbasis AI, tim HR sudah tidak berfokus apakah pembuatan CV dan cover letter menggunakan AI atau tidak. Anda dan tim memusatkan perhatian terhadap detail, yakni memverifikasi informasi di CV dengan pernyataan dan keseluruhan hasil kandidat dalam proses rekrutmen.
Di sisi lain, manajer akan menilai hasil wawancara kedua dan tes asesmen. Anda juga mengajak manajer dan anggota timnya untuk menilai apakah cara kerja serta pandangan kandidat sesuai dengan budaya perusahaan atau tidak.
Leave a Reply