3 Langkah Menjalankan Employee Referral

Employee referral dapat menjadi salah satu strategi rekrutmen bagi perusahaan. Namun, jangan menjadikan program ini sebagai sumber utama merekrut kandidat, karena kondisi tersebut akan membuat perusahaan tidak beragam. Jadi, sebelum Anda dan memulai program rujukan karyawan, sebaiknya miliki mekanisme secara detail, jelas, dan transparan. 

Mengenal Employee Referral 

Employee referral merupakan rekomendasi kandidat dari karyawan untuk lowongan pekerjaan di perusahaan. Dengan kata lain, ini adalah upaya perusahaan memiliki jaringan kandidat yang berasal dari orang terdekat.

Dalam kebanyakan kasus, karyawan yang memiliki teman–yang sesuai untuk mengisi suatu posisi di tempat kerja–akan akan merujuknya ke perekrut. Selanjutnya, perekrut akan meninjau CV dan menghubungi kandidat. Ia akan menentukan kecocokan kandidat terhadap kualifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. 

Jika kandidat tersebut diterima sebagai staf, maka karyawan yang merekomendasikannya akan menerima insentif dari perusahaan. Strategi rekrutmen ini tak hanya menguntungkan karyawan, perusahaan pun memiliki manfaatnya, yakni:

• Cara ini lebih cepat dan tidak membutuhkan banyak biaya karena perekrut memperoleh kandidat berpotensi dari rekan kerjanya, sehingga tak perlu mengeluarkan bujet untuk job posting di laman pencarian kerja
• Kandidat rujukan sudah memiliki gambaran tentang budaya perusahaan dan ia memilih untuk menjadi bagian dari hal itu, sehingga langkah ini cenderung mudah mempertahankan karyawan, terlebih ia mempunyai rekan kerja yang telah lama ia kenal

Baca juga: Rebranding Dan Perubahan Proses Rekrutmen Di PT Sasa Inti

3 Langkah Menjalankan Employee Referral

Untuk menjalankan strategi ini, tim perekrut harus memiliki panduan langkah demi langkah agar memperoleh kandidat yang sesuai dengan kebutuhan bisnis. Adapun langkahnya adalah:

1) Tetapkan peran

Anda dan tim wajib menetapkan peran mana saja yang bisa dicari dari employee referral agar lebih cepat mendapatkan karyawan baru. Tetapkan pula kualifikasi dan deskripsi tugas untuk memudahkan karyawan untuk merekomendasikan kenalannya.

2) Buat syarat dan ketentuan

Selanjutnya, Anda membuat syarat dan ketentuan untuk program ini. Mulai dari proses merekomendasikan seseorang, cara mengirimkan email referral, persyaratan untuk peran yang dibutuhkan, bukti karyawan telah mengikuti program, hingga mekanisme karyawan mendapatkan intensif, seperti setelah seseorang diterima atau lulus masa percobaan. 

3) Evaluasi program

Anda dan tim wajib mengevaluasi proses employee referral, seperti jumlah kandidat yang direferensikan, kandidat yang direkrut, karyawan–dari employee referral–yang bekerja lebih dari tiga tahun, karyawan yang mengikuti program, tingkat turnover, hingga pencapaian perusahaan. 

Artikel berikutnya: 8 Strategi Rekrutmen Sesuai Kondisi Perusahaan

Hati-hati, Jangan Sampai Menjadi Bumerang!

Di balik keuntungan employee referral, Anda perlu berhati-hati ketika melakukannya karena program ini dapat menjadi bumerang bagi perusahaan. Poin apa saja yang perlu Anda pertimbangkan sebelum menjalankan employee referral, yaitu:

1) Kurang keberagaman 

Ya, kekurangan dari program ini adalah karyawan yang tidak beragam. Pasalnya, orang cenderung merekomendasikan orang lain yang memiliki kesamaan universitas, latar belakang, dan/atau pergaulan, sehingga menciptakan tim yang homogen dengan mengorbankan keberagaman dan inklusivitas.  Bukan tak mungkin, jika ada karyawan yang berbeda dari mereka, ia dianggap “aneh.”

Untuk menghindari hal tersebut, tim perekrut harus menggunakan employee referral sebagai salah satu sumber mendapatkan kandidat, sumber utama. Anda juga dapat mendorong rekan kerja untuk merujuk orang yang berkualifikasi meskipun ia tidak mengenalnya secara pribadi, seperti merekomendasikan profesional yang ia kenal dari LinkedIn atau konferensi. 

2) Kurang transparansi

Program menjadi kurang transparan, jika tim perekrut tidak memiliki mekanisme informasi kandidat mana yang diproses dan mana yang masuk dalam talent pool. Bila tak ada upaya tersebut, karyawan yang merekomendasikan seseorang–yang tidak diproses–enggan melakukannya lagi. 

Namun, jika Anda dan tim telah menjalankan beberapa strategi rekrutmen tetapi belum memperoleh kandidat, tak ada salahnya untuk memanfaatkan recruitment agency.  Biasanya, mereka memiliki konsultan yang ahli memetakan kebutuhan tenaga kerja dalam suatu organisasi hingga memberikan referensi kandidat sesuai kualifikasi yang dibutuhkan oleh bisnis.