Melakukan HR audit bukan perkara mudah, karena proses ini melibatkan berbagai aspek, mulai dari performance management, rekrutmen, learning and development, payroll, compliance, serta budaya perusahaan.
Dengan mengaudit secara berkala, perusahaan dapat mengoptimalkan produktivitasnya. Sebaliknya, jika langkah ini diabaikan, bukan tak mungkin perusahaan akan menghadapi masalah hukum yang merugikan masa depan bisnis.
Memahami HR Audit
HR audit merupakan proses evaluasi sistematis dan komprehensif terhadap fungsi, kebijakan, praktik, dan prosedur yang terkait dengan sumber daya manusia di dalam suatu organisasi.
Ini bertujuan untuk menilai efektivitas, efisiensi, dan kepatuhan terhadap peraturan hukum serta standar industri yang meminimalkan risiko yang kemungkinan akan timbul dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM). Dalam proses ini, tim HR dan manajemen dapat mengidentifikasi area yang memerlukan perbaikan dan memperbarui strategi bisnis yang sejalan dengan tujuan perusahaan.
Memang, HR audit memerlukan waktu dan sumber daya yang tidak sedikit terlebih banyak perubahan yang terjadi di dunia kerja sejak pandemi COVID-19. Tim HR memerlukan beragam data yang berhubungan dengan program rekrutmen, performance management, hingga exit strategy. Kapan waktu yang tepat mengaudit HR?
Lauren Brown, aPHR, kontributor Bernard Health, menyarankan waktu terbaik untuk mengaudit tergantung pada beban kerja tim dan jadwal perusahaan. Anda dan tim dapat memilih “waktu longgar” setelah melakukan performance management atau sebelum menyusun manpower planning. Tim juga dapat melakukannya pada akhir atau awal tahun untuk mengukur peningkatan perusahaan dari tahun ke tahun.
Satu hal yang perlu Anda ingat adalah jangan menunggu masalah muncul, lalu mengaudit HR. lebih baik perusahaan menjalankan pendekatan proaktif daripada reaktif.
Baca juga: HR Wajib Tahu: 8 Elemen Performance Management
8 Tip Melakukan HR Audit
1) Tentukan tujuan audit
Tip pertama melakukan HR audit adalah menentukan tujuan yang spesifik guna mendukung kebutuhan perusahaan agar tetap relevan dengan kondisi saat ini. Misalnya, memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan, meningkatkan efisiensi proses HR, atau menilai keefektifan kebijakan perusahaan.
2) Siapkan tim
Anda harus menyiapkan tim audit yang kompeten agar mampu menjalankan tugas dengan baik. Sebaiknya, tim audit terdiri dari orang-orang yang memahami fungsi HR, peraturan ketenagakerjaan, serta kebijakan internal perusahaan. Memiliki auditor yang berpengalaman dan terlatih juga akan meningkatkan kredibilitas dan akurasi hasil audit
3) Kumpulkan data yang relevan
Setelah membentuk tim, kumpulkan data yang relevan terhadap tujuan audit, seperti dokumen kebijakan, catatan kehadiran, daftar gaji, laporan pelatihan, survei kepuasan karyawan, atau data HRIS. Setelah itu, tim harus menganalisis data-data tersebut guna mengidentifikasi pola, tren, atau area yang memerlukan perbaikan.
4) Lakukan penilaian
Penilaian ini membantu perusahaan untuk menghindari sanksi hukum yang mungkin timbul akibat ketidakpatuhan. Jadi, penilaian mencakup kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan, baik yang bersifat lokal maupun nasional, seperti kepatuhan terhadap peraturan keselamatan kerja, regulasi hak asasi karyawan, dan peraturan pajak penghasilan.
Artikel selanjutnya: HRIS: Plus Dan Minus Penggunaan Sistem Ini
5) Evaluasi kebijakan
HR audit juga harus mengevaluasi kebijakan dan/atau prosedur HR saat ini untuk memastikan bahwa tim HR telah bertindak sesuai tujuan perusahaan serta kebutuhan karyawan. Misalnya, evaluasi proses rekrutmen, onboarding, kebijakan cuti, program pelatihan, dan mekanisme manajemen kinerja. Jika terdapat kebijakan yang tidak efektif, tim wajib merevisi dan membarui. Ingat, pembaruan harus mendukung strategi bisnis dan kesejahteraan karyawan.
6) Identifikasi risiko dan peluang
Dalam HR audit, kemungkinan tim akan menemukan risiko yang berkaitan dengan hukum, etika, atau reputasi. Namun, audit dapat untuk mengidentifikasi peluang untuk memperbaiki dalam sistem HR, seperti efisiensi proses, pengembangan karyawan, atau peningkatan keterlibatan karyawan.
7) Menyusun laporan
Setelah audit selesai, langkah selanjutnya adalah menyusun laporan yang mendokumentasikan temuan audit, analisis data, dan rekomendasi perbaikan. Laporan ini harus mencakup ringkasan temuan utama, area yang memerlukan perbaikan, dan rencana tindakan yang jelas untuk mengimplementasikan perubahan. Rekomendasi harus realistis, terukur, dan selaras dengan tujuan strategis perusahaan.
8) Implementasi
Langkah terakhir ialah implementasi rekomendasi yang telah dibuat. Tim HR harus bekerja sama dengan departemen lain dan manajemen untuk memastikan bahwa perubahan yang diusulkan diterapkan dengan efektif. Selain itu, tim harus memonitor implementasi untuk memastikan bahwa perbaikan yang dilakukan memberikan hasil yang diinginkan. Jika upaya ini dilakukan secara berkala, HR audit akan meningkatkan manajemen SDM dan mencapai tujuan strategis perusahaan.
Leave a Reply