Haruskah Meminta Slip Gaji Kandidat?

Dalam proses rekrutmen, ketika kandidat telah diterima oleh hiring manager dan HR akan meminta beberapa dokumen yang bersangkutan, seperti slip gaji.

Haruskah HR meminta slip gaji kandidat dari perusahaan sebelumnya? Bukankah slip gaji itu bersifat rahasia? Bukankah perusahaan wajib memiliki struktur dan skala upah (SSU)?

Apakah Anda Membutuhkan Slip Gaji?

Tidak Harus, Karena ….

“Saya pernah minta slip gaji ke calon karyawan. Tapi lebih sering saya tanya ke dia tentang posisi dan gaji dia di perusahaan sebelumnya dan ekspektasi gaji dia sekarang. Dari situ, kita tahu informasinya benar atau tidak,” ujar Dian Vitha, HR manager di perusahaan FMCG, Jumat (03/12/2021).

Sebagai HR, lanjut Dian, ia dan tim mengetahui rentang gaji masing-masing posisi. Kalau ekspektasi gaji kandidat di atas rata-rata, maka HR akan meminta penjelasan lebih lanjut. Seperti merinci ekspektasi gaji, tunjangan, atau fasilitas yang diinginkan oleh kandidat.

Cara tersebut cukup ampuh untuk melihat kejujuran kandidat, tanpa HR meminda slip gajinya. Namun sebenarnya, HR tidak harus meminta slip gaji. Karena selain HR mempunyai data gaji terkini, biasanya perusahaan memiliki SSU. Begitu pula dengan tempat kerja Dian.

Dengan SSU, HR menginformasikan kepada kandidat mengenai standar gaji perusahaan. Jika kandidat telah mengetahuinya, Anda dapat melakukan negosiasi gaji hingga tercapai kesepakatan.

Harus, Jika ….

Ada pula HR yang mengharuskan calon karyawan menyerahkan slip gaji dari tempat kerja sebelumnya. Hal itu karena HR ingin memastikan kejujuran kandidat atau melengkapi data penerimaan karyawan baru.

Biasanya, permintaan ini dilakukan oleh HR jika user dan pengambil keputusan sepakat untuk menerima kandidat sebagai karyawan baru.

Satu hal yang perlu diperhatikan oleh HR, permintaan slip gaji harus melibatkan consent dari calon karyawan. Ketika meminta slip gaji, sebaiknya Anda tidak mengintimidasi atau memaksa.

Mengingat slip gaji adalah dokumen bersifat rahasia, maka calon karyawan berhak menolaknya. Bukan berarti dia ingin kembali ke perusahaan lamanya, tetapi hal itu berkaitan dengan integritas, yakni tidak ingin membocorkan data rahasia dari perusahaan sebelumnya.

Sebagai HR, Anda tak perlu mengancam akan membatalkan proses penerimaan karyawan baru. Terlebih jika user telah menyatakan setuju menerima yang bersangkutan.

“Saya pernah melihat slip gaji yang real, tapi ada juga yang fake,” tambah Dian.

Struktur Dan Skala Upah

Idelanya, setiap perusahaan memiliki SSU. Penyusunan tersebut untuk menetapkan upah pekerja atau buruh di perusahaan. Berikut ini sedikit informasi mengenai SSU.

Berdasarkan Keputusan Menteri Tenaga Kerja dan Transmigrasi Nomor 49 Tahun 2004, definisi struktur dan skala upah adalah susunan tingkat upah dari yang terendah sampai yang tertinggi atau dari yang tertinggi sampai yang terendah dan kisaran nilai nominal upah untuk setiap kelompok jabatan.

Penyusunan SSU dilakukan melalui analisis, uraian, dan evaluasi jabatan. Sedangkan dasar pertimbangan SSU adalah:

struktur organisasi
rasio perbedaan bobot pekerjaan antar jabatan
kemampuan perusahaan
biaya keseluruhan tenaga kerja
upah minimum
kondisi pasar

Di dalam Kepmenakertrans, juga terdapat contoh pedoman penyusunan SSU, yaitu:

1) Metode sederhana

Seperti nama penyusunan SSU ini menggunakan metode sederhana, yakni menetapkan rangking terendah dan tertinggi dari upah.

2) Metode regresi

Metode ini memiliki dua pendekatan, pertama, pendekatan dengan menitik-beratkan pada kesetaraan internal. Kedua, pendekatan dengan menitik-beratkan pada tingkat persaingan pasar tenaga kerja.

Di poin kedua, pendekatan pada pasar bisa dikombinasikan sesuai dengan kondisi masing-masing perusahaan. Ada beberapa perusahaan yang memiliki jasa survei penggajian.

Sementara itu, PP 78/2015 pasal 14 ayat (2) menyebutkan pengusaha wajib menyusun SSU dengan memperhatikan golongan, jabatan, masa kerja, pendidikan, dan kompetensi.

Perusahaan yang tidak menyusun SSU dan tidak memberitahukan kepada seluruh pekerja akan menerima sanksi administratif. Sanksi bisa berupa teguran tertulis, pembatasan kegiatan usaha, penghentian sementara atau semua alat produksi, dan pembekuan kegiatan usaha.

Untuk menetapkan upah, pemerintah menggunakan formula perhitungan upah minimum:

UMn = UMt + {UMt x (Inflasi + % ∆ PDBt)}

Meminta Slip Gaji Atau Tidak?

Pembahasan mengenai gaji terkadang begitu rumit dalam rekrutmen. Di satu sisi, HR bertanya mengenai ekspektasi gaji dan tunjangan kandidat. Jika ekspektasi sesuai SSU perusahaan, HR tak perlu melakukan negosiasi atau meminta bukti slip gaji sebelumnya.

Bila ekspektasi gaji di luar SSU, hal itu membuat HR bertanya-tanya dan meminta penjelasan kepada kandidat, termasuk meminta slip gaji terakhir. Boleh saja meminta slip haji, asal Anda tidak mengintimidasi dan menggunakan informasi tersebut dengan baik.

Dengan kata lain, informasi tersebut manfaatkan info tersebut untuk memberikan gaji kandidat secara adil berdasarkan tugas kerja, pengalaman kerja, pendidikan, serta kondisi perusahaan. Memastikan hiring manager dan kandidat puas terhadap proses rekrutmen merupakan tugas HR.