Dalam onboarding karyawan baru, tim HR membantu yang bersangkutan untuk lebih mengenal budaya perusahaan, terlibat dengan rekan setim, hingga dinyatakan lolos menjadi staf permanen.
Biasanya, onboarding diikuti dengan probation atau masa percobaan selama tiga bulan. Kedua tugas itu dibebankan kepada tim HR. Namun, manajer dan rekan kerja pun ikut bertanggung jawab terhadap kesuksesan proses onboarding.
Onboarding Karyawan Baru, Tanggung Jawab Siapa?
Onboarding merupakan proses karyawan baru mengintegrasikan diri ke dalam organisasi.
Dalam proses onboarding, karyawan baru berkesempatan belajar mengenal perusahaan dan strukturnya, budaya, visi, misi, serta nilai-nilainya.
Ada serangkaian kegiatan yang wajib diikuti oleh karyawan baru dalam sesi onboarding. Kegiatan ini memungkinkan mereka menyesuaikan diri terhadap perannya serta terlibat dengan tim.
Durasi onboarding beragam, tergantung jenis pekerjaan dan industrinya. Ada yang berlangsung dalam hitungan hari hingga minggu.
Dampak onboarding terhadap karyawan baru
Berdasarkan survei Careerbuilder dan Silkroad Technology, satu dari 10 karyawan mengundurkan diri dari perusahaan karena pengalaman onboarding yang buruk.
Survei lain dari perusahaan yang sama, sejumlah 37% persen karyawan mengatakan manajer tidak berperan penting dalam mendukung pengalaman onboarding mereka.
Sedangkan, 69% perusahaan yang memiliki onboarding karyawan baru yang bagus cenderung menghasilkan karyawan yang bertahan setidaknya selama tiga tahun.
Hal di atas menunjukkan bahwa onboarding karyawan baru harus dilakukan dengan tepat oleh perusahaan. Tujuannya agar perusahaan tidak mengalami pergantian karyawan dan penurunan produktivitas terus-menerus.
Di sisi karyawan, ia berkesempatan mempelajari sudut pandang perusahaan dan tanggung jawan kerja selama onboarding.
Hal tersebut cenderung membuat mereka lebih engage. Mereka benar-benar peduli dan ingin berkontribusi dalam pencapaian tujuan perusahaan.
Siapa yang bertanggung jawab menjalankan onboarding?
Apakah hanya tim HR? Ya, HR bertanggung jawab dalam wilayah ini. Meski demikian manajer (supervisor atau pemimpin tim) dan rekan setim berkontribusi terhadap onboarding.
Mereka mempunyai andil untuk memperkenalkan karyawan baru ke berbagai aspek di perusahaan.
Dengan melibatkan semua orang, maka memudahkan proses belajar karyawan baru serta menciptakan kenyamanan di lingkungan kerja bagi seluruh karyawan.
Siapa Yang Berperan Dalam Onboarding Karyawan Baru?
HR, manajer, dan rekan setim sangat berperan besar dalam onboarding. Mereka akan menemani si anggota baru dalam masa onboarding dan/atau probation.
Meski demikian peran mereka tidak sama. Ini berhubungan dengan cakupan pekerjaan dan tugas masing-masing.
HR
Tim HR pasti terlibat dalam proses onboarding karyawan baru. HR memegang kemudi untuk menjaga kepatuhan dan administrasi hingga menyebarluaskan kebijakan perusahaan.
Pada hari pertama onboarding, HR akan mendampingi karyawan baru untuk mengenalkan budaya, visi, misi, dan peraturan perusahaan. HR juga menyediakan alat kerja, akses teknologi, serta memberikan produk atau mengenalkan jasa bisnis yang dimiliki oleh perusahaan.
“Ketika kita merekrut seseorang untuk menjadi bagian dari perusahaan kita, tugas kita belum selesai. Kita harus bisa memastikan juga bahwa karyawan tersebut bisa menjalankan tugas dan tanggung jawab serta berprestasi,” tulis Westley Siaw, Head of Human Resources and Services Asia Pulp & Paper, dalam unggahannya di LinkedIn.
Sebagai HR, pria lulusan Universitas Sumatera Utara ini bertanggung jawab dalam setiap proses rekrutmen. Mulai dari wawancara, penerimaan, onboarding, probation, hingga karyawan dinyatakan lulus menjadi karyawan tetap.
“Jika kita ragu terhadap kemampuan kandidat, ya jangan diterima. Jangan pakai istilah coba dulu demi mengejar target rekrutmen. Bad recruitment decisions lead to high turnover,” lanjutnya.
Manajer
Pemimpin tim atau manajer berperan penting dalam onboarding. Ia bertugas memastikan tugas, peran, dan target yang harus dicapai oleh karyawan.
Selain itu, manajer menyelaraskan strategi organisasi dan membuka jalan keberhasilan untuk anggota barunya. Untuk mendukung hal tersebut manajer dapat:
- Membangun komunikasi aktif dengan karyawan baru
- Memberikan umpan balik langsung dan teratur
- Mereviu tentang kemajuan kinerja secara berkala
- Melakukan coaching dan mentoring
- Menggunakan fitur onboarding melalui HRIS
Rekan setim
Manajer perlu menugaskan rekan setim atau buddy untuk menemani karyawan baru. Tugas buddy adalah menemani dan menjawab pertanyaan anggota baru, yang mungkin enggan diajukan kepada manajer.
Manajer dapat menginstruksikan si buddy untuk:
- Mengajak karyawan baru berkeliling kantor atau lingkungan sekitar
- Memperkenalkan kepada anggota setim atau tim lain
- Mengajak makan siang bersama karyawan lain
- Memberitahukan tentang kebiasaan atau perilaku karyawan di kantor
Manajer juga bisa memilih buddy dengan kriteria telah bekerja minimal dua tahun, sehingga ia telah memahami budaya perusahaan, kebiasaan kerja di kantor, mengenal karyawan lintas divisi dan kolega, dan mengetahui lingkungan sekitar kantor.
Pemimpin
Pemimpin perusahaan adalah salah satu orang paling sibuk di organisasi. Namun, itu tergantung ukuran dan ruang lingkung organisasi.
Tak ada salahnya, HR mendorong eksekutif untuk berpartisipasi dalam proses onboarding.
Misalnya, menyapa anggota baru atau berbagi cerita tentang proses menjalankan perusahaan. Hal ini membuat karyawan merasa terhubung dengan perusahaan.
“Kami melakukan onboarding dengan baik. Ketika karyawan masuk hari pertama, mereka akan disambut oleh management level. Kami memberikan employee facilities, produk Sasa dan membagikan pengalaman mereka di social media,” kata Agus Sudarmoko, GM Human Resource & Government Relation.
Penutup
Onboarding bukan hanya tanggung jawab HR. Manajer, rekan setim, pimpinan, serta karyawan lain pun berperan dalam kesuksesan onboarding karyawan baru.
Hemalee Sisodraker, Direktur People and Culture di Endy, mengatakan perusahaan dapat memberikan kebebasan kepada karyawan baru, sehingga mereka bertanggung jawab terhadap tugasnya. Langkah itu membuat mereka merasa diberdayakan dan mendapatkan dukungan.
“Lihat kinerja mereka jauh lebih baik ketika mereka mendapat dukungan dari manajer,” ujar Sisodraker.
Leave a Reply