Komunikasi organisasi tak hanya bermanfaat untuk internal, juga berguna bagi pihak eksternal. Mulai dari pemangku kepentingan hingga masyarakat.
Idealnya, setiap organisasi memiliki strategi komunikasi. Hal tersebut mendukung perkembangan organisasi dan memastikan kegiatan organisasi berjalan efisien.
Memahami Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi merupakan bidang yang mencakup semua bentuk pengiriman dan penerimaan pesan yang memungkinkan organisasi terhubung dengan pihak lain.
Komunikasi organisasi akan melibatkan:
- Komunikasi yang berhadapan dengan publik
- Komunikasi internal yang dilakukan kepada karyawan dan pemangku kepentingan dengan tool yang sesuai, seperti email, modul pelatihan, atau percakapan antarpribadi
- Komunikasi eksternal kepada masyarakat, seperti siaran pers, materi pemasaran, dan video iklan
Biasanya, organisasi memiliki karyawan yang bertanggung jawab atas komunikasi ke internal dan eksternal. Ia bisa menjadi bagian tim public relation atau corporate communication.
Jika tidak memiliki tenaga ahli bidang komunikasi, organisasi juga dapat menggunakan jasa layanan public relation untuk membuat dan menerapkan strategi komunikasi organisasi.
Adapun manfaat memiliki strategi komunikasi organisasi adalah:
- Karyawan dapat bersuara untuk menyampaikan kritik dan saran
- Meningkatkan efisiensi kerja
- Membangun kepercayaan karyawan
- Meningkatkan keterlibatan karyawan
- Membangun hubungan kerja yang lebih kuat
- Meningkatkan loyalitas karyawan dan pelanggan
- Meminimalisir kesalahan yang berimbas terhadap kinerja dan keluhan pelanggan
- Membantu karyawan memahami misi dan visi perusahaan dalam pelaksanaan tugas
4 Tipe Komunikasi Organisasi
#1 Komunikasi formal dan informal
Dalam bisnis, komunikasi organisasi dikategorikan menurut tingkat formalitas, yaitu formal dan informal.
Komunikasi formal
- Mempunyai struktur organisasi tertentu
- Bergerak lebih lambat
- Penyampaian pesan memiliki standar, seperti siaran pers
Komunikasi informal
- Komunikasi antar karyawan atau antar tim atau melibatkan mitra
- Bergerak lebih cepat dan terkadang impulsif
- Terkadang menyebabkan kesalahpahaman
- Organisasi cenderung memilih komunikasi informal, karena karyawan bisa lebih kreatif dan mandiri
#2 Komunikasi terarah
Komunikasi terarah adalah proses penyampaian informasi yang mengalir dari atas ke bawah atau secara horizontal. Ciri-cirinya adalah:
Atas ke bawah
- Komunikasi manajer ke karyawan frontliner
- Instruksi tugas yang harus diselesaikan oleh karyawan
- Kebijakan yang harus dijalankan oleh karyawan
- Berbentuk e-mail, memo, rapat, atau panggilan telepon
Bawah ke atas
- Komunikasi antara anggota tim kepada pemimpin tim atau manajer
- Progres proyek atau materi dari karyawan kepada manajer
- Umpan balik karyawan kepada atasan atau manajemen tentang pelaksanaan bisnis
Horizontal
- Terjadi antara karyawan pada level yang sama, meski berbeda divisi atau departemen
- Komunikasi cenderung cepat, spontan, dan bersifat verbal
#3 Komunikasi internal dan eksternal
Seperti namanya, komunikasi internal dan eksternal terjadi di dalam dan luar organisasi.
Komunikasi internal
- Terjadi antara karyawan dalam kelompok kecil, seperti departemen atau tim
- bersifat formal dan menggunakan tool tertulis
Komunikasi eksternal
- Komunikasi untuk orang di luar organisasi seperti calon pembeli, pelanggan, mitra, dan media
- Perlu waktu untuk membangun komunikasi efektif, terstruktur, dan hati-hati agar tujuan organisasi tercapai
#4 Komunikasi lisan dan tertulis
Tipe komunikasi ini juga kerap ditemui di organisasi dalam menjalankan bisnis, ciri khasnya adalah:
Komunikasi lisan
- Terjadi antara dua anggota tim atau seluruh karyawan organisasi, seperti gathering atau annual meeting
- Sering berbentuk komunikasi terstruktur dan dipersiapkan dengan baik
Komunikasi tertulis
- Komunikasi melalui cara tertulis, seperti dokumen kontrak atau keuangan
- Mengirimkan pesan konfirmasi kepada rekan kerja, mirip seperti komunikasi horizontal
7 Langkah Membentuk Strategi Komunikasi Organisasi Yang Efektif
Strategi komunikasi organisasi dapat berkontribusi terhadap kesuksesan perusahaan.
Strategi ini memastikan dengan siapa organisasi berbicara, apa tujuan organisasi berbicara dengan karyawan atau pelanggan, kapan berbicara dengan mereka, dan mengantisipasi kesalahan.
Ada kalanya strategi komunikasi organisasi berhasil, ada pula yang tidak tepat dalam pelaksanaannya. Jika ada hal-hal yang perlu diperbaiki, bentuk atau atur ulang strategi Anda.
#1 Komunikasi terbuka dan konsisten
Perusahaan perlu menerapkan komunikasi terbuka dan konsisten. Budaya ini perlu dijalankan oleh semua orang di organisasi, mulai dari pemimpin hingga karyawan.
Misalnya, manajemen memberitahu kegiatan organisasi atau manajer dan anggota memperbarui progres kerja tim serta mereka saling bertukar informasi. Cara ini membuat karyawan memercayai organisasi.
#2 Kenali karyawan lebih dalam
Ini bukan kepo atau ikut campur urusan pribadi karyawan. Namun, manajer bersama tim HR harus mengenal mereka lebih dalam.
Anda dapat memahami apa tujuan mereka dalam bekerja, bagaimana perilaku dalam lingkungan profesional, hingga apa yang menunjang mereka untuk menyelesaikan tugas.
Observasi bagaimana mereka berpendapat dan menyanggah opini orang lain, cara mereka bernegosiasi, cara menyelesaikan konflik dengan rekan kerja, serta mengatasi masalah klien.
Mengenali karyawan dapat menjadi bekal Anda dalam berkomunikasi dan memilih media komunikasinya.
#3 Tentukan media komunikasi
Media komunikasi ialah wadah berbagi informasi antar karyawan dan manajemen di organisasi.
Untuk menentukan medianya, Anda harus melihat platform yang digunakan oleh karyawan atau yang ramah pengguna. Misalnya, email, Discord, atau Slack.
#4 Penyampaian pesan
Strategi komunikasi organisasi tak luput dari bagaimana Anda menyampaikan pesan ke karyawan atau pemangku kepentingan. Penyampaian pesan secara verbal dan tertulis pun berbeda.
Dengan demikian, Anda dan tim perlu memilih bahasa formal yang jelas dan ringkas.
Tim juga dapat menentukan kapan menyampaikan pesan secara langsung atau email dan bagaimana mengemas pesan agar didengar oleh karyawan atau dibaca oleh pemangku kepentingan.
Pertimbangkan kemasan dalam penyampaian pesan, seperti buletin daring, infografis, video, atau salindia interaktif. Jadi, penerima pesan pun memahami informasi yang Anda sampaikan.
#5 Dorong karyawan berpendapat
Sering kali, tim HR dan pemimpin mengandalkan email dalam berkomunikasi. Ini wajar, tetapi bisa membuat perbedaan interpretasi sehingga terjadi kesalahpahaman.
Sebaiknya, setelah Anda menyampaikan sesuatu, dorong karyawan untuk berpendapat atau bertanya, jika mereka belum jelas tentang informasi yang disampaikan.
Anda dapat mengadakan pertemuan tatap muka dengan mereka secara berkala.
Dengarkan umpan balik dan pertanyaan mereka. Dalam hal ini, organisasi terbuka dengan apa pun dan siapa pun yang memberikan umpan balik.
Berempati pada apa yang terjadi pada mereka. Kalau hal tersebut timbul perselisihan, ambil jalan tengah jika memungkinkan. Jika tidak, mintalah bantuan dari tim legal.
#6 Employee recognition
Budaya kerja yang sehat berpengaruh dalam komunikasi di perusahaan. Salah satu cirinya adalah memberikan pengakuan karyawan atau employee recognition.
Pengakuan ini memberikan motivasi kerja kepada karyawan. Jadi, penting untuk mengakui prestasi mereka.
Melakukannya secara terbuka akan lebih baik lagi, karena semua karyawan menilai bahwa organisasi menghargai kerja keras mereka.
Ini juga langkah menciptakan budaya kerja yang transparan, sejalan dengan visi dan misi organisasi.
#7 Jalankan survei
Tim HR perlu menjalankan survei karyawan. Tujuannya untuk mengetahui masalah yang sedang terjadi dan saran karyawan.
Hasil survei adalah bekal organisasi untuk mengubah atau membentuk ulang strategi komunikasi. Dengan begitu, karyawan merasa terlibat di dalam organisasi.
Leave a Reply