Jika Anda merasa sulit menemukan kandidat yang tepat, segera cek job specification. Ini membantu ti m HR menemukan kandidat sesuai kebutuhan perusahaan. Baik kebutuhan dari sisi pengalaman kerja, keterampilan teknis dan nonteknis, hingga persyaratan administrasi.
Perekrut perlu mereviu, memahami, atau mengubah job specification agar spesifikasi pekerjaan merepresentasikan tugas kerja. Dengan demikian, kandidat pun tak ragu untuk mengirimkan aplikasi.
Apa Itu Job Specification?
Definisi
Job specification merupakan penjelasan tertulis tentang persyaratan pekerjaan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Dengan kata lain, spesifikasi pekerjaan menjelaskan kebutuhan esensial dari suatu peran dan kualifikasi yang harus dimiliki oleh karyawan untuk menjalankan tugasnya.
Perekrut atau tim HR wajib memiliki dokumen job specification, karena di sana memuat penjelasan tentang keterampilan teknis dan nonteknis, kualifikasi pendidikan, pengalaman kerja, hingga kepribadian.
Spesifikasi pekerjaan mempermudah Anda dalam proses rekrutmen. Anda dapat mencocokkan resume kandidat dengan persyaratan pekerjaan, sehingga perusahaan memperoleh kandadit terbaik di bidangnya.
Job specification vs. job description
Keduanya berguna dalam proses job analysis. Namun, job description adalah penjelasan tertulis tentang tanggung jawab dan tugas yang akan dilakukan oleh karyawan di posisi tertentu. Penjelasan berisi nama posisi, tugas dan kondisi kerja, tanggung jawab, dan hubungan dengan pekerjaan lain.
Baca Juga: Job Scam: Contoh & Lepas Dari Penipuan
Elemen Penting Job Specification
Knowledge
Elemen knowledge adalah pengetahuan utama untuk menjalankan tugas. Biasanya, pengetahuan ini terdiri dari latar belakang pendidikan-formal atau nonformal–atau pengetahuan yang harus dikuasai oleh kandidat. Pengetahuan tersebut sebagai dasar penunjang pekerjaan.
Skill
Skill ialah elemen penting untuk menginformasikan tentang keterampilan yang dibutuhkan dalam mengerjakan tugas. Misalnya, job specification untuk sales staff adalah mempunyai keterampilan komunikasi, leadership, time management, serta berpengalaman di posisi yang sama minimal tiga tahun.
Ability
Ini mengacu pada kemampuan dasar untuk mengerjakan beragam tugas, memperoleh pengetahuan, atau mengembangkan keterampilan. Misalnya, etika kerja dan karakteristik fisik.
Other
Other (karakteristik lain) adalah faktor personal, seperti kepribadian, sikap, kemauan, minat, dan motivasi, serta faktor terukur seperti gelar, pengalaman industri, lama pengalaman, dan lainnya.
Artikel Berikutnya: Alasan Perekrut Harus Memperbarui Job Description
4 Manfaat Pembuatan Job Specification
Pembuatan job specification bermanfaat bagi Anda maupun kandidat. Anda dapat menemukan kandidat sesuai kebutuhan perusahaan. Kandidat yang merasa memiliki persyaratan pun segera melamar pekerjaan di perusahaan Anda. Berikut ini penjelasannya:
#1 Memahami syarat pekerjaan
Job specification bermanfaat untuk memahami syarat pekerjaan secara menyeluruh, sehingga bisa menjadi alat screening resume. Anda akan menentukan kandidat mana yang paling cocok dengan pekerjaan tersebut atau kualifikasi karyawan yang diperlukan oleh perusahaan.
#2 Dasar proses rekrutmen
Perekrut terbantu dalam proses rekrutmen di tahap awal. Anda akan membandingkan kandidat yang memenuhi kriteria dan yang tidak hingga melihat keterampilan yang kemungkinan dibutuhkan perusahaan di masa mendatang.
#3 Dukung tujuan perusahaan
Mengingat job specification menuliskan detail penting pekerjaan yang harus dilakukan oleh karyawan, maka hal itu membantunya menyelesaikan pekerjaan. Karyawan akan bekerja memenuhi target dengan menggunakan keterampilan dan pengalamannya. Dengan begitu, mereka mendukung tujuan bisnis perusahaan.
#4 Tingkatkan kualitas SDM
Ini membantu tim HR untuk mengetahui keterampilan dan pengetahuan karyawan. Jadi, Anda akan menilai karyawan yang harus mengikuti pelatihan. Secara tak langsung, hal itu meningkatkan kualitas sumber daya manusia (SDM), karena perusahaan mendukung pengembangan karyawan.
Mereka juga merasa kinerjanya dihargai oleh perusahaan, sehingga tidak menambah level turnover. Sebaliknya, mereka terus mengembangkan keterampilan hingga menjadi ahli di bidang mereka.
Artikel Terkait: Begini Cara Hitung Turnover Karyawan
Kiat & Contoh Membuat Job Specification
Bagi Anda yang sedang mempersiapkan proses rekrutmen, jangan melupakan job specification. Kiat ini dapat Anda jadikan salah satu referensi.
- Tuliskan tanggung jawab pekerjaan, termasuk tenggat waktu pengerjaan tugas serta pengukuran keberhasilan
- Miliki fleksibilitas dengan menjelaskan bahwa seiring pertumbuhan perusahaan atau perubahan kondisi pasar, kemungkinan besar peran ini akan berubah
- Jika peran berhubungan dengan pemberian layanan, tanyakan kepada user tentang pendapat mereka mengenai tipe karyawan yang ingin direkrut
- Sebisa mungkin, jangan mendiskriminasi kandidat dengan menyebutkan jenis kelamin, usia, etnis, kondisi kesehatan, atau kata sifat yang membuat rancu, seperti dinamis, dewasa, atau sehat jasmani dan rohani
Contoh job specification untuk posisi marketing manager di perusahaan telekomunikasi, yakni:
Pendidikan
Lulusan sarjana teknik telekomunikasi atau marketing. Lulusan magister menjadi nilai plus.
Pengalaman kerja
Memiliki pengalaman kerja di posisi marketing and sales minimal selama lima tahun dan diutamakan dari industri Telekomunikasi atau FMCG.
Keterampilan yang dibutuhkan
- Menjadi komunikator yang baik dan mampu memimpin tim
- Berpengalaman dalam menangani kegiatan ATL-BTL dan mengelola acara promosi
- Menangani media sosial seperti Instagram, Tiktok, dan Twitter untuk membangun brand awareness
- Berpengalaman dalam mengelola PR dan media
- Memiliki keterampilan analisis dan pemecahan masalah
- Memahami bisnis, menghasilkan produk inovatif, dan meluncurkannya
Kepribadian
- Memahami kebutuhan pelanggan, termasuk umpan balik dan kritik dari mereka
- Tenang dalam menghadapi segala situasi
- Bersikap profesional saat menghadapi pelanggan dan stakeholder
Poin pentingnya adalah job specification harus tertulis dengan jelas, ringkas, dan relevan terhadap pekerjaan. Hal ini akan mempermudah Anda membuat persyaratan berdasarkan pekerjaan dan menarik kandidat terbaik di bidangnya.
Leave a Reply