Untuk membantu pekerjaan HR, pertimbangkan untuk menggunakan HRIS. Sistem ini akan membantu pengelolaan data, mendorong kinerja karyawan, sekaligus memberikan kontribusi nilai bisnis kepada perusahaan.
Masih enggan memakai HRIS? Berikut ini pertimbangan plus dan minus sistem ini.
6 Komponen HRIS
Human resources information system (HRIS) merupakan piranti lunak yang menggabungkan sejumlah sistem dan proses untuk mengelola sumber daya manusia, proses bisnis, dan data internal.
Saat ini, ada sejumlah jenama HRIS di Indonesia. Pada umumnya, sistem tersebut memiliki enam komponen di bawah ini:
1) Database perusahaan
Sebagai database, HRIS akan menyimpan data perusahaan dan karyawan. Data tersimpan dalam file terpisah, sehingga HR mudah mengakses sekaligus memperbarui datanya.
Pada umumnya, penyedia layanan HRIS menawarkan fitur backup data secara otomatis, maka HR tidak akan kehilangan dokumen penting.
2) Pengatur keuangan
Untuk menghindari kesalahan perhitungan manual, divisi HR dapat memanfaatkan sistem ini. HRIS menawarkan fitur mengotomatiskan pembayaran gaji, tunjangan, komisi, insentif, dan pajak.
Jika perusahaan memiliki program bonus atau penghargaan terhadap kinerja karyawan, sistem ini bisa menghitung nilainya. Jadi, penghitungan bonus lebih akurat dan transparan.
3) Perekam waktu
Komponen perekam waktu dapat disambungkan dengan sistem kehadiran milik perusahaan, seperti biometrik, finger print, dan magnetic card. Dari hal ini, tim HR akan mengkalkulasi gaji yang akan diterima oleh karyawan.
Beberapa layanan HRIS memiliki fitur alarm. Fitur ini akan mengirimkan pesan kepada manajer ketika ada masalah kehadiran atau cuti. Misalnya, karyawan sering terlambat atau memperpanjang cuti tanpa persetujuan atasan.
Jadi, Anda semakin cepat mengetahui masalah dan sigap menanganinya. Dampaknya adalah memperbaiki produktivitas karyawan.
4) Rekrutmen dan onboarding
Kehadiran HRIS memudahkan pekerjaan tim HR selama proses rekrutmen, termasuk mengunggah job ads, menerima rujukan kandidat, mengirimkan permintaan wawancara, serta melacak calon kandidat.
Ketika kandidat diterima, komponen onboarding di HRIS akan mengotomatiskan aktivitas seperti penandatanganan dokumen, penyimpanan catatan karyawan baru, serta administrasi yang harus dipenuhi oleh mereka.
5) Pelatihan dan pengembangan
Selain itu, terdapat provider HRIS yang menyediakan fitur pelatihan dan mengintegrasikannya dengan tes dan persiapan sertifikasi profesional dalam satu portal yang dapat diakses oleh karyawan.
Sedangkan fitur pengembangan akan mencatat kemajuan karyawan dan menggunakan matriks kinerja untuk memeriksa dampak pelatihan. Misalnya, keterampilan mereka sudah meningkat atau mereka harus menjalani pelatihan tambahan.
Komponen ini berguna untuk mempertimbangkan karyawan yang berhak menerima promosi. Tim HR pun terbantu dalam perencanaan regenerasi perusahaan.
6) Manajemen karyawan
HRIS memungkinkan tim HR untuk melacak kinerja karyawan, mendokumentasikan umpan balik atau reviu untuk penilaian kinerja, hingga riwayat kedisiplinan.
Plus Dan Minus Penggunaan HRIS
Plus
Nilai plus dari HRIS ini adalah:
- Mengurangi tempat penyimpanan
- Data terintegrasi
- Informasi lebih transparan
- Pengawasan dan pengembangan karyawan
- Meningkatkan produktivitas
Mengurangi tempat penyimpanan
Apakah perusahaan memiliki gudang penyimpanan dokumen yang memadai? Mengingat dokumen kertas sangat rentan terhadap cuaca dan bencana, seperti banjir, dan kebakaran.
Dengan HRIS, semua dokumen akan tersimpan rapi di dalam sistem. Anda telah mengurangi penggunaan kertas dan tak memerlukan tempat penyimpanan luas serta ber-AC yang membutuhkan biaya tak sedikit.
Sistem juga memungkinkan Anda mengaksesnya di mana dan kapan saja. Saat ini, banyak HRIS berbasis cloud atau cloud computing.
Data terintegrasi
Jika ingin mengetahui kehadiran karyawan sekaligus menghitung gaji, tim HR bisa melihatnya di dalam sistem. Proses kerjanya lebih cepat dan akurat serta semua data terintegrasi, sehingga lebih menghemat waktu. Begitu pula dengan proses perubahan datanya.
Informasi lebih transparan
Dengan HRIS, tak ada informasi yang ditutup-tutupi. Misalnya, pengumuman dari manajemen, kehadiran karyawan, jumlah cuti yang mereka ambil, kapan dan apa alasan mereka mengajukan izin, hingga keterampilan dan evaluasi kinerja.
Pengawasan dan pengembangan karyawan
Dengan informasi yang transparan, maka tim HR lebih mudah dalam pengawasan kinerja karyawan. Ini termasuk mengidentifikasi promosi jabatan sampai dengan langkah pengembangan karyawan.
Meningkatkan produktivitas
Berkaitan dengan pengembangan karyawan, tim HR dapat mengetahui keterampilan karyawan dan mempertimbangkan kebutuhan mereka terhadap pelatihan. Langkah ini akan meningkatkan produktivitas karyawan hingga menerapkan efisiensi perusahaan.
Minus
Ada nilai plus, ada pula minus-nya, yaitu:
- Karyawan tidak siap
- Data bocor
- Biaya
Karyawan tidak siap
Perusahaan yang mengubah sistem terkadang menjumpai karyawan yang tak siap melakukannya. Mereka tak siap menjalankan sistem dari manual menjadi digital. Jadi, manajemen perlu waktu untuk menyosialisasikan sekaligus mentransfer ilmu, terutama bagi mereka yang tidak siap.
Data bocor
Salah satu kekhawatiran adalah data rahasia perusahaan bocor ke publik. Sebelum beralih ke sistem digital, perusahaan perlu memperhatikan keamanan data provider HRIS. Pastikan provider menjalankan sistem keamanan berlapis dan rutin melakukan pemeliharaan.
Biaya
Ada biaya yang harus dikeluarkan oleh perusahaan jika ingin menggunakan HRIS.
Untuk perusahaan skala kecil, biaya pergantian sistem dapat menimbulkan masalah karena nilai layanan dan pemeliharaan cukup besar. Untuk perusahaan skala besar, biaya penggunaan awal bisa lebih tinggi, tim HR lebih mudah mengelola SDM.
Konsultasikan Kebutuhan
Keberadaaan HRIS bukan untuk mengurangi tenaga tim HR. Melainkan sistem ini membantu menjaga hubungan karyawan dan perusahaan lebih baik.
Poin yang tak kalah penting, perusahaan harus memilih HRIS sesuai kebutuhan dan melakukan konsultasi terlebih dahulu dengan tim provider.
Leave a Reply