Semakin dewasa, kita akan semakin sering menghadapi percakapan sulit. Baik di rumah dengan orang tua atau pasangan, dalam pertemanan, hingga di lingkungan kerja. Seperti namanya, menghadapi percakapan sulit adalah suatu kondisi yang sukar dijalani oleh hampir semua orang. Namun, hal itu harus dihadapi oleh kita sebagai manusia dewasa untuk menyelesaikan masalah maupun memperkuat sebuah hubungan.
Bila percakapan sulit ini terjadi di lingkungan kerja, maka tim HR dan/atau manajer harus menghadapinya agar hubungan Anda dengan anggota tim atau rekan kerja untuk memahami masalah yang terjadi. Jika tidak, ini akan terjadi keheningan atau silent treatment yang berdampak terhadap penurunan kepercayaan hingga pengunduran diri, yang mana hal itu dapat memengaruhi produktivitas karyawan.
Memahami Percakapan Sulit
Percakapan sulit merupakan proses mengungkapkan kebenaran yang tak terucapkan, menyuarakan kebenaran yang kontradiktif, dan menyentuh inti permasalahan.
Biasanya, percakapan sulit diawali dari masalah “kecil” yang dibiarkan berlarut-larut sehingga menjadi persoalan “besar” dan mengarah kepada keheningan. Misalnya, saat anggota tim tidak saling bertegur sapa, berhenti berbagi pikiran dan perasaan, berhenti saling memandang, atau berpendapat tentang masalah atau isu di perusahaan. Ini dapat menjadi tanda peringatan bahwa suatu hubungan akan mengalami kemunduran.
Memang, tak semua orang mampu menghadapi percakapan sulit, terlebih ia langsung menyelesaikan ketika terjadi masalah. Kita harus mengakui bahwa tak sedikit lingkungan kerja yang menganggap keheningan adalah kondisi umum. Bahkan kondisi itu sudah menjadi hal yang “dilembagakan” sehingga merusak dinamika tim.
Beberapa contoh percakapan yang dihindari, antara lain:
- Anggota tim enggan memberitahu manajer bahwa tenggat waktu proyek yang ditetapkan olehnya tidak realistis dan membuat tim berisiko mengalami kelelahan
- Memberikan masukan kepada rekan yang terus-menerus mendominasi rapat dan mengabaikan kontribusi orang lain.
- Bertanya kepada rekan lintas divisi atau departemen mengapa tim mereka belum memenuhi komitmen saat ini tetapi justru menyalahkan tim tertentu
- Memberitahu pemimpin senior bahwa arah strategis yang mereka ciptakan membingungkan dan tidak selaras di tingkat operasional
- Memberitahu anggota tim bahwa perubahan yang sering mereka lakukan pada menit-menit terakhir menciptakan pengerjaan ulang yang tidak perlu dan merusak kepercayaan pada tim
Menurut Andy Greene, Collaboration Specialist di Flow, mengatakan tim yang sangat efektif didorong oleh perbedaan. Dengan kata lain, tim HR dan manajer harus mampu memanfaatkan perspektif anggota tim atau rekan kerja yang berbeda guna mencapai kesepakatan tanpa merusak hubungan kerja.
Mengingat menghadapi percakapan sulit membuat seseorang merasa tidak nyaman, tetapi HR atau manajer harus melakukannya untuk membangun kepercayaan, mempererat hubungan, dan mendorong karyawan menuju tujuan bersama.
Baca juga: 6 Strategi Menciptakan Kesopanan di Dunia Kerja
Mengapa Kita Menghindari Percakapan Sulit di Tempat Kerja?
Kita cenderung menghindari percakapan sulit, karena perpaduan antara kecenderungan naluri manusia dan alasan budaya. Naluri manusia meliputi:
- Konflik membuat manusia merasa tidak nyaman, sehingga mereka menghindari konflik karena takut perselisihan akan merusak hubungan atau reputasi
- Keengganan mengutarakan perbedaan berujung pada ketiadaan dialog serta keselarasan yang bermakna
- Keinginan seseorang untuk bertahan dalam kelompok, sehingga tim takut mengatasi masalah besar karena takut mengganggu dinamika kelompok
- Tim biasa terlibat kolusi tak terucapkan untuk menjaga keharmonisan dan menghindari konfrontasi dengan karakter sulit
Norma budaya berupa hal berikut:
- Budaya perusahaan tidak mengadopsi dialog terbuka, sehingga karyawan merasa tidak aman mengungkapkan pandangan yang berbeda, terutama dalam lingkungan kerja dengan dinamika menghakimi atau pandangan bahwa berbicara tidak akan membuat perbedaan
- Tak ada umpan balik di suatu perusahaan, sehingga seseorang yang memberi dan menerima umpan balik merasa tidak nyaman dan menghambat pengembangan kinerja
- Tak ada aturan dasar tentang peran, ekspektasi, hingga implementasi nilai perusahaan dan cara mengatasi masalah
- Tim mungkin belum memutuskan bagaimana cara mengambil keputusan, yang menyebabkan kebingungan dan penghindaran daripada mereka harus berdiskusi
Artikel selanjutnya: Kiat Membicarakan Kesehatan Mental Dengan Karyawan
5 Kiat Mengelola Percakapan Sulit
Percakapan sulit menjadi bagian yang tak terhindarkan dari pekerjaan tim HR dan manajer. Mau tidak mau, Anda harus membahas kinerja yang buruk, menegur perilaku yang tidak sesuai, mendiskusikan kompensasi, dan/atau melakukan terminasi. Kondisi ini menciptakan kecemasan, baik bagi manajer, HR, maupun karyawan yang terlibat.
Untuk mempersiapkan Anda mengelola percakapan sulit, ini adalah kiat-kiat yang bisa dijadikan referensi:
1. Mulailah dengan tujuan jelas
Sebelum Anda dan tim harus membahas topik “panas” sebaiknya tetapkan tujuan terlebih dahulu. Misalnya, membahas kinerja karyawan yang menurun, maka tujuan pembicaraan adalah mendorong ia bekerja lebih keras. Dalam masalah tersebut, Anda wajib membawa bukti laporan kinerja karyawan dalam beberapa bulan, lalu membuat kesepakatan agar ia dapat meningkatkan kinerjanya serta hal-hal yang bisa Anda lakukan untuk membantu hal itu.
Ketika Anda dan anggota tim memulai pertemuan atau one on one meeting, sebaiknya hindari basa-basi panjang dan langsung membahas inti masalah dalam satu atau dua kalimat pembuka. Ini membantu mengurangi kecemasan kedua belah pihak.
2. Bukti dan waktu
Sebelum mengajak karyawan one on one meeting, Anda harus membawa bukti yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas, seperti catatan kehadiran, laporan kinerja, atau dokumen yang menyatakan yang bersangkutan kerap terlambat menyelesaikan pekerjaan. Selanjutnya, pilih waktu yang tepat di mana anggota tim sudah menyelesaikan pekerjaan dan pilih ruangan yang netral, agar ia tidak merasa terintimidasi serta dapat memproses informasi dengan tenang.
3. Dengarkan dengan empati
Percakapan sulit adalah dua arah. Setelah Anda menyampaikan masalah, berikan ruang bagi karyawan untuk berbicara tanpa interupsi, pahami perasaannya tetapi bukan membenarkan perilaku. Yang bisa Anda lakukan adalah:
- Memvalidasi perasaannya tanpa membenarkan perilakunya, bila ia melakukan kesalahan
- Memahami kondisinya bila ia mengalami masalah pribadi yang berimbas terhadap pekerjaan
- Memberikan jeda jika karyawan bereaksi emosional, karena keheningan mendorong mereka untuk mengungkapkan akar masalah
4. Fokus pada solusi
Setelah akar masalah teridentifikasi, segera alihkan fokus ke langkah selanjutnya. Tujuan percakapan ini adalah perbaikan, bukan hukuman, sehingga Anda dapat menawarkan bantuan kepada karyawan agar ia bisa kembali bekerja dengan baik, lalu menyusun rencana perbaikan dan mengatur kembali jadwal one-on-one meeting guna mengetahui progres perbaikan.
5. Dokumentasikan prosesnya
Saat menghadapi hal sulit, tim HR dan manajer harus mendokumentasikan masalah yang dialami oleh karyawan, dampak yang terjadi, proses one on one meeting, rencana perbaikan, hingga progres dan keberhasilan rencana tersebut. Catat pula tanggal dan waktunya. Dokumentasi ini harus ditandatangani atau diakui oleh kedua belah pihak dan disimpan dalam berkas personal karyawan. Dokumentasi yang baik melindungi perusahaan dari risiko hukum dan memberikan bukti proses yang adil.
Artikel terkait: One on One Meeting, Cara Untuk Membangun Komunikasi Positif
Peran HR dalam Mendukung Manajer
Kita harus mengakui bahwa tim HR sering berhadapan hal-hal rumit yang mempertemukan masalah pribadi dan kinerja karyawan apa pun levelnya. Anda dan tim pun perlu memiliki peran ganda, yakni sebagai konsultan bagi manajer dan sebagai pelindung bagi karyawan.
Oleh karena itu, perusahaan memerlukan strategi pengelolaan sumber daya manusia, di antaranya:
- Melatih manajer tingkat pertama dan/atau supervisor tentang keterampilan komunikasi, resolusi konflik, dan cara mendokumentasikan isu kinerja secara legal dan etis secara berkala
- Tim HR hadir sebagai pihak ketiga yang netral untuk memastikan percakapan berjalan adil, berfokus pada fakta, dan mematuhi kebijakan perusahaan
- Menawarkan sumber daya tambahan, seperti sesi konseling atau alat kerja jika karyawan memerlukannya
Percakapan sulit menjadi bagian dari proses pertumbuhan profesional, baik bagi karyawan yang maupun manajer, selama proses ini dilakukan secara objektif, empati, dan berfokus pada solusi. Tim HR mengubah momen sulit ini menjadi pilar kuat bagi pengembangan kinerja yang berorientasi pada perbaikan berkelanjutan.
Leave a Reply