Dalam daftar crowd-sourced di The New York Times, lebih dari setengah dari 500 perusahaan di Amerika Utara melanjutkan program lowongan magang musim panas pada 2022.
Sebagian besar dari mereka akan menyelenggarakan magang virtual sepenuhnya. Namun, sebelum memulai program, mereka membutuhkan waktu untuk membuat kebijakan bekerja jarak jauh bagi karyawan magang.
6 Langkah Persiapkan Program Magang Virtual
Langkah di bawah ini dapat Anda gunakan ketika mempersiapkan program serta lowongan magang virtual.
#1 Persiapan awal
Saat perusahaan berencana mengadakan program magang virtual, tim HR dapat mempertimbangkan:
- Apakah program dapat dilakukan dalam lingkungan virtual?
- Apa saja yang perlu disiapkan untuk magang virtual?
- Apa saja risiko magang virtual?
Bila perusahaan telah mempertimbangkannya, diskusikan dengan manajer dan pemimpin tentang kebutuhan tenaga kerja tambahan. Tanyakan pula divisi apa saja yang membutuhkan peserta magang, apa saja tugasnya, dan membutuhkan berapa orang.
#2 Informasi lowongan magang
Setelah tim HR telah mengumpulkan semua informasi, buatlah lowongan magang yang diunggah di media sosial (Instagram, Facebook, LinkedIn, dan lainnya), laman perusahaan, atau job portal.
Unggah lowongan magang berbentuk salindia gambar atau video.
Sebaiknya, selipkan informasi di unggahan yang sama atau berbeda tentang nilai plus mengikuti program magang virtual di perusahaan Anda. Misalnya, menyebutkan keuntungan yang akan diperoleh peserta selama magang, budaya perusahaan, dan suasana bekerja secara virtual di kantor.
Di beberapa perusahaan, tim perekrut akan memaklumi jika interview kandidat magang secara virtual kurang lancar. Sebut saja koneksi WiFi tersendat, suara teriakan tetangga, atau anggota keluarga lain muncul sebagai latar telekonferensi.
#3 Sediakan tools dan mentor
Peserta magang perlu bimbingan mentor tentang apa saja tugas mereka, bagaimana menyelesaikan tugas jarak jauh, dengan siapa mereka mengajukan pertanyaan jika mengalami kesulitan kerja, bagaimana menerapkan etika bekerja, dan masih banyak lagi.
Jika tak ada mentor yang menemani atau membimbing mereka, hasil program magang akan sia-sia. Oleh karena itu, perusahaan perlu menyiapkan tools dan mentor atau PIC untuk peserta magang.
Brooke Simpson, Manajer Program Magang Global di Microsoft, mengatakan generasi saat ini lebih fleksibel, siap sedia menggunakan teknologi baru, dan sangat cepat beradaptasi.
Microsoft akan melatih manajer dan mentor untuk program magang. Perusahaan memberikan materi tentang berbagi best practice, keterampilan mendengarkan, hingga berbagi kiat mengelola tim virtual.
Artikel terkait: Begini Cara HR Maksimalkan Onboarding
#4 Bangun komunikasi interaktif
Ashley Winnett, Direktur Global Talent Acquisition di General Motors, menjelaskan perusahaan segera membangun komunikasi interaktif dan tetap terkoneksi dengan peserta magang.
Caranya, perusahaan akan memeriksa para peserta setidaknya setiap dua minggu melalui email, menanyakan apa kekhawatiran dan masalah mereka, serta menelepon mereka. Bahkan perusahaan mengirimkan informasi apa saja yang telah mereka lakukan dengan format tulisan, video, dan siaran langsung di GM TV.
Sedangkan di LinkedIn, perusahaan akan mengirimkan empat atau lima buletin tentang budaya perusahaan ke peserta magang. Perusahaan juga akan mengundang mereka untuk menghadiri webinar bersama direktur dan boleh mengajukan pertanyaan selama acara untuk meningkatkan koneksi.
#5 Manfaatkan onboarding
Onboarding bukan hanya untuk karyawan, tetapi bisa diterapkan bagi peserta magang. Onboarding dapat membuat mereka mengetahui rekan kerja setim dan saling mengenal satu sama lain.
Di Microsoft, manajer akan mengajak anggota tim magangnya untuk bertemu dalam rangka makan siang atau melakukan kegiatan sosial. Tim HR akan mendorong manajer untuk menetapkan tujuan dan meninjau rencana proyek dengan peserta magang.
Di LinkedIn, sebagian besar peserta magang akan memulai onboarding selama dua hari. Untuk peserta magang divisi engineering akan menjalani boot camp sehari penuh. Program tersebut versi onboarding singkat yang dialami oleh full time engineering ketika mereka bergabung dengan perusahaan.
#6 Pertemuan tatap muka
Meski perusahaan tengah menjalankan program lowongan magang virtual, tetapi jangan mengabaikan pertemuan tatap muka.
Manajer, mentor, dan rekan setim dapat menjadwalkan pertemuan tatap muka dengan peserta magang secara berkala. Hal itu berguna untuk mengetahui pengalaman, meminta umpan balik, dan memberikan kesempatan untuk berjejaring kepada peserta.
Jika pertemuan tatap muka tidak bisa dilakukan, manajer dapat melakukan one-on-one meeting melalui telekonferensi.
Baca juga: One on One Meeting, Cara Untuk Membangun Komunikasi Positif
Kontribusi Perusahaan Dalam Dunia Pendidikan
Lowongan magang virtual bukan hanya memperhatikan kebutuhan internal perusahaan. Namun, ini adalah upaya perusahaan dalam dunia pendidikan.
Salah satunya dengan memberikan kesempatan magang kepada mahasiswa dan fresh graduate. Hal itu akan berdampak positif terhadap bidang pendidikan dan pengabdian kepada masyarakat. Alhasil peserta magang dapat belajar sekaligus bekerja kepada profesional berpengalaman.
Leave a Reply