Tugas general affair (GA) merupakan tanggung jawab perusahaan untuk mengatur berbagai kegiatan operasional yang mendukung kegiatan bisnis.
Tugas GA meliputi mengatur kebersihan, keamanan, pengelolaan aset, hingga urusan administrasi. Terlepas dari sifatnya, tugas GA sangat memakan waktu terutama ketika harus mencari informasi tugas administrasi.
Biasanya, karyawan GA menggunakan perangkat lunak HRM yang komprehensif untuk mempermudah pengalokasian tugas kepada karyawan. Termasuk manajemen kehadiran dan penggajian.
Ruang Lingkup GA
General affair adalah bagian penting dalam bisnis untuk memenuhi berbagai kebutuhan instansi bisnis baik swasta maupun pemerintah.
Tugas GA meliputi pelayanan administratif dan pengelolaan pelayanan rutin perusahaan untuk seluruh unit kerja di perusahaan.
Beberapa perusahaan memiliki divisi GA yang terpisah dari HRD, tetapi ada pula yang menggabungkannya.
Divisi ini menangani fasilitas yang berkaitan dengan pemeliharaan gedung, peralatan, kendaraan, keamanan, perijinan, kesehatan karyawan, penerimaan tamu, ketenagakerjaan, dan tanggung jawab sosial perusahaan.
Fungsi GA
1) Membina hubungan baik
GA bertanggung jawab untuk menjalin hubungan yang baik dengan pemasok barang atau jasa. Termasuk membuat kontrak kerja, memastikan pembayaran tepat waktu, serta menyampaikan keluhan jika diperlukan.
Hubungan ini secara tidak langsung memengaruhi produktivitas karyawan dan citra perusahaan di mata klien.
2) Menyiapkan laporan berkala
Salah satu laporan yang disiapkan adalah laporan keuangan yang mencakup rincian tentang aset dan biaya kantor.
Tujuannya adalah mengevaluasi efektivitas investasi internal perusahaan. Laporan keuangan yang akurat sangat penting untuk menentukan kebijakan keuangan perusahaan.
3) Membantu perizinan
Divisi ini bertanggung jawab untuk membantu perizinan yang dibutuhkan oleh perusahaan. GA juga harus menjalin hubungan dengan pihak eksternal seperti pemerintah daerah, kepolisian, organisasi masyarakat, wartawan, serta instansi terkait.
Tugas GA Di Lingkungan Kerja
1) Pengadaan barang
Divisi ini bertanggung jawab dalam pengadaan barang yang digunakan oleh perusahaan, seperti printer, laptop, atau kursi.
Mereka harus memperhatikan batasan penggunaan aset tersebut dan melakukan penggantian atau pembelian barang jika diperlukan. Pengadaan ini harus dilakukan dengan biaya terukur, sehingga meningkatkan kinerja perusahaan.
2) Pembelian dan pembayaran
Rutin melakukan pembelian alat tulis kantor, kertas, tinta printer, dan beberapa item lain yang dibutuhkan secara berkala. GA juga bertanggung jawab untuk membayar tagihan listrik, air, telepon, internet, dan pengeluaran lainnya.
Pada perusahaan besar, pembayaran rutin ini sering dilakukan secara otomatis melalui sistem yang terintegrasi.
3) Pemeliharaan fasilitas perusahaan
Melakukan pengawasan dan pemeliharaan terhadap aset dan fasilitas perusahaan yang telah dibeli agar penggunaan aset tersebut memperhatikan keamanan.
GA sering kali harus bertindak tegas dan tidak menerima perilaku yang merusak atau merugikan aset dan fasilitas perusahaan.
4) Mengelola urusan umum
Sesuai dengan namanya, GA bertanggung jawab untuk menangani berbagai permasalahan umum yang muncul di perusahaan. Tugasnya memberikan layanan administratif dan mengelola kegiatan rutin perusahaan untuk semua unit kerja di dalamnya.
5) Mendukung pembukaan cabang baru
Dalam beberapa perusahaan besar, ekspansi bisnis dapat dilakukan dengan membuka cabang di lokasi baru.
GA bertanggung jawab untuk memfasilitasi proses tersebut. Mereka bertugas untuk mengelola anggaran dan logistik yang dibutuhkan untuk ekspansi serta mempertimbangkan kelayakan materi agar pembukaan berjalan lancar.
Kualifikasi & Keterampilan Wajib Bagi GA Specialist
Pendidikan
Untuk mengisi posisi GA, biasanya dibutuhkan seorang sarjana dari jurusan administrasi karena pekerjaan tersebut banyak berhubungan dengan administrasi.
Selain itu, kualifikasi lain yang diperlukan adalah pemahaman tentang keselamatan dan kesehatan kerja.
Seorang GA juga diharapkan memahami konsep 5R atau 5S, yaitu ringkas (seiri), rapi (seiton), resik (seiso), rawat (seiketsu), dan rajin (shitsuke). Ia harus mampu membuat dan memahami laporan harian dan mingguan serta pengalaman dalam memelihara dan merawat barang atau aset perusahaan.
Keterampilan
Seorang GA profesional perlu memiliki keterampilan komunikasi yang baik untuk berinteraksi dengan berbagai pihak di dalam dan di luar perusahaan.
Keterampilan problem solving menjadi sangat penting bagi GA, karena tugasnya berkaitan dengan menyelesaikan berbagai masalah.
Kemampuan negosiasi juga diperlukan untuk melakukan perundingan dengan berbagai pihak terkait, seperti vendor, kontraktor, atau pihak eksternal lainnya.
Terakhir, GA perlu berjejaring untuk membangun hubungan baik dengan pihak luar, seperti pemda, ormas, atau perusahaan lain yang berhubungan dengan perusahaan.
Contoh Tugas GA Di Industri Manufaktur
Deskripsi pekerjaan:
- Merencanakan, mengarahkan, mengatur, dan mengontrol seluruh aktivitas yang terkait dengan General Affair, termasuk layanan karyawan, keselamatan, dan keamanan
- Meningkatkan kerja sama antar tim dalam General Affair dalam hubungannya dengan departemen atau bagian lain dalam organisasi
- Menjaga keselamatan dan kesejahteraan seluruh anggota tim
- Mengembangkan proses peningkatan yang dapat meningkatkan kualitas dan menurunkan biaya
- Menyelesaikan tugas dan tanggung jawab lain yang mungkin ditugaskan oleh atasan dari waktu ke waktu
Persyaratan:
- Sarjana di bidang ilmu sosial, studi bisnis, administrasi, manajemen, atau setara
- Pengalaman kerja minimal lima tahun di bidang terkait
Keterampilan yang diperlukan:
- Keterampilan komunikasi
- Perencanaan
- Manajemen proyek
- Pengetahuan manajemen risiko
- Kode korporasi
- Manajemen dokumen perusahaan terutama manajemen kontrak
- Pengetahuan tentang EHSMS (Environment, Health and Safety Management System)
Penutup
Di beberapa perusahaan, GA dan HRD bergabung dalam satu divisi yang membuat tugas mereka menjadi tumpang tindih.
Namun, tugas GA lebih memastikan kelancaran operasi perusahaan dan mendukung produktivitas karyawan. Tantangannya adalah proses monitoring yang rumit, data yang tidak terintegrasi dalam satu sistem, dan kesulitan mengakses data dengan cepat.
Leave a Reply