Sekilas sepele, tetapi masalah kehadiran karyawan yang tidak ditangani dengan cepat akan merugikan perusahaan. Ini menyebabkan kinerja karyawan menurun sehingga produktivitas perusahaan terjun bebas. Kita harus menyadari bahwa mereka adalah roda penggerak bisnis, sehingga tim HR dan manajemen harus menemukan solusi terhadap masalah kehadiran karyawan.
Solusi tersebut bukan semata soal keuntungan perusahaan, tetapi juga pertumbuhan karyawan untuk saling menghargai waktu dan membangun komunikasi antar rekan kerja.
8 Solusi Mengatasi Masalah Kehadiran Karyawan di Kantor
Untuk mengatasi masalah ini, tim HR perlu berkoordinasi dengan manajer untuk mengetahui penyebab anggota tim mereka yang kerap datang terlambat dan tidak hadir tanpa pemberitahuan. Setelah itu, Anda dan tim dapat menemukan solusi agar mencegah masalah timbul kembali.
Berikut beberapa solusi yang dapat Anda implementasikan untuk mengatasi persoalan kehadiran di tempat kerja:
1. Terapkan kebijakan kehadiran
Tim HR perlu menerapkan kebijakan kehadiran yang jelas. Ini berarti isi kebijakan menguraikan harapan tentang seberapa sering individu bekerja dan kapan mereka tiba di tempat kerja, sehingga memastikan pemahaman bersama tentang harapan kehadiran.
Saat membuat kebijakan kehadiran, pertimbangkan hal-hal berikut seperti:
- Aturan kehadiran yang adil bagi semua pihak
- Prosedur yang tepat untuk mengajukan izin sakit
- Seberapa sering seseorang terlambat datang atau pulang lebih awal
- Konsekuensi bagi seseorang yang kerap terlambat atau absen
2. Terapkan peraturan secara konsisten
Isi peraturan kehadiran mencakup informasi tentang alasan ketidakhadiran dan keterlambatan, sanksi melanggar peraturan, hingga pengecualian untuk keadaan darurat guna menegakkan keadilan dalam semua situasi. Tim HR harus menerapkan peraturan kehadiran secara konsisten bagi semua orang. Ini bertujuan agar mereka saling menghormati waktu. Dorong pula pemimpin tim berkomunikasi kepada anggota tim tentang peraturan ini secara jelas.
Artikel terkait: 7 Masalah Kehadiran Karyawan yang Wajib Diperhatikan HR
3. Miliki saluran komunikasi penjadwalan
Dorong manajer untuk menggunakan saluran komunikasi guna membicarakan jadwal kerja hingga tenggat waktu dengan anggota tim mereka. Dengan langkah ini, mereka memiliki akses untuk bertukar sif, meminta rekan setim lain menggantikan jadwal kerja, atau memberi tahu keterlambatan seseorang di grup. Strategi ini akan meminimalkan karyawan yang kerap menghilang tanpa komunikasi kepada tim dan selalu beralasan lupa.
4. Dokumentasikan masalah kehadiran
Beberapa individu tidak menyadari frekuensi ketidakhadiran mereka sampai melihat catatan seberapa sering mereka tidak masuk kerja tanpa alasan yang jelas. Jadi, mintalah manajer untuk mencatatnya, seperti siapa yang tidak hadir tanpa alasan, yang datang terlambat tanpa pemberitahuan, yang terlambat dengan memberikan alasannya, atau yang sering izin sakit. Catatan ini bisa menjadi bahan evaluasi kehadiran beserta rencana perbaikan.
5. Berbicara dengan karyawan
Jika ada karyawan yang sering terlambat atau absen, maka tim HR dan/atau pemimpin tim harus berbicara dengan yang bersangkutan. Tanyakan alasan dan penyebab ia datang terlambat atau absen, lalu tawarkan bantuan agar ia bisa datang tepat waktu. Jelaskan pula budaya perusahaan tentang kedisiplinan serta nilai individu terhadap tim.
Bila setiap orang tim berkontribusi pada masalah kehadiran, maka percakapan empat mata dapat mengomunikasikan betapa pentingnya mereka bekerja sama dalam perbaikan masalah tersebut.
Perilaku ini bukan menghakimi, tetapi membantu individu memahami bahwa hadir tepat waktu itu poin penting dalam lingkup profesional. Pemimpin tim juga berkesempatan mempelajari lebih lanjut tentang individu yang absen atau terlambat dan membantu mereka mencari solusinya.
6. Siapkan rencana perbaikan
Saat bekerja dengan individu yang memiliki masalah kehadiran kronis, pemimpin tim dapat berkolaborasi dengan mereka untuk mengembangkan rencana perbaikan. Kejelasan dan ketegasan memastikan kedua belah pihak memahami keseriusan tantangan tersebut, sehingga mendorong mereka untuk mengubah perilaku. Misalnya, membantu karyawan membuat jadwal sejak ia bangun sampai kembali ke rumah, menyampaikan peraturan perusahaan, hingga merencanakan rute serta jenis transportasi yang akan digunakan.
Baca juga: 5 Cara Evaluasi Kehadiran Karyawan Untuk Perbaiki Kinerja
7. Pemantauan kehadiran
Setelah solusi di atas dilakukan oleh karyawan, manajer dan tim HR perlu alat pemantauan yang akurat dan sesuai kebutuhan perusahaan, seperti HRIS. Dengan sistem informasi ini, Anda bisa memonitor kapan mereka tiba di kantor, mengajukan cuti atau izin, serta datang terlambat di tempat kerja. Kini, tak sedikit perusahaan menggunakan aplikasi HRIS sehingga karyawan bisa mengisi daftar kehadiran, mengajukan permintaan pertukaran sif, dan mengirim pesan langsung di dalamnya.
8. Berikan penghargaan
Saat karyawan telah memperhatikan kehadiran mereka tepat waktu, perusahaan perlu mengapresiasi sebagai penguatan positif kepada semua orang di lokasi kerja. Misalnya, memberikan insentif kepada mereka yang selalu datang tepat waktu atau memberikan bonus kepada mereka yang menggantikan sif orang lain dan memberitahu terlebih dahulu jika ingin cuti. Hal ini dapat meningkatkan moral sekaligus memperbaiki perilaku mereka.
Selanjutnya: Karakteristik Karyawan Berdasarkan Generasi: Potensi Vs Friksi?
Manfaat Menangani Masalah Kehadiran Karyawan
Dengan menangani masalah kehadiran secara cepat, Anda bisa memperbaiki kinerja karyawan sekaligus mendukung tujuan perusahaan. Memang, memperbaiki kinerja karyawan membutuhkan waktu dan berkolaborasi dengan pemimpin, tetapi usaha Anda memberikan beragam manfaat.
Manfaatnya antara lain:
- Meningkatkan konsistensi: mengatasi tantangan absensi dapat meningkatkan konsistensi tim, yang memungkinkan karyawan untuk saling mengandalkan dalam tugas-tugas penting
- Memupuk rasa hormat: saat tim menepati komitmen, mereka dapat membangun budaya saling menghormati di antara anggota tim yang menghargai waktu satu sama lain
- Meningkatkan produktivitas: tempat kerja yang memiliki tingkat kehadiran tinggi dapat meningkatkan produktivitas karena karyawan memenuhi tanggung jawab mereka alih-alih membebani rekan kerja untuk menutupi kekurangan orang lain secara tiba-tiba
- Memberikan kepuasan kerja: mengatasi masalah kehadiran karyawan bisa memberikan kepuasan kerja semua orang dengan mengurangi stres harian, yang dapat membatasi pergantian anggota tim dalam jangka panjang
Masalah kehadiran berhubungan dengan tingkat kepuasan di tempat kerja. Ketika karyawan merasa senang dengan lingkungan kerja dan merasakan kepuasan saat melakukan pekerjaan, mereka cenderung datang kerja tepat waktu secara konsisten.
Namun, saat mereka memiliki perasaan tersebut, ada kecenderungan mereka datang terlambat atau absen tanpa keterangan. Jika hal ini terjadi, maka tim HR bersama pemimpin perlu memperhatikan kesejahteraan dan kepuasan kerja karyawan.
Leave a Reply