Sekilas, kita bisa mengabaikan masalah umum di kantor. Namun, jika hal itu kita lakukan terus-menerus justru mengganggu produktivitas tim. Bukan tak mungkin, masalah tersebut menghambat tujuan perusahaan.
Jadi, apa pun masalah yang terjadi di tempat kerja, sebaiknya cepat kita selesaikan. Memang, penanggung jawab masalah tidak bisa ditangani oleh satu atau dua orang saja, meskipun kita harus melihat masalahnya. Tim HR sebagai pengelola urusan karyawan perlu mendorong manajer untuk menjadi penengah atau penasihat dalam penyelesaian masalah.
7 Masalah Umum Di Kantor Dan Solusinya
Jika masalah di kantor melibatkan dua pihak karyawan dan mengganggu kinerja tim, tim HR akan mengajak manajer untuk membantu penyelesaian masalah keduanya. Bagaimana bila masalah yang muncul berasal dari tools? Itu artinya Anda membutuhkan teknologi pendukung. Berikut ini masalah umum di kantor dan solusinya:
1) Panggilan telepon tak terjawab
Masalah: banyak panggilan telepon yang terlewat karena tidak ada resepsionis yang menanganinya. Jika ada panggilan dari calon pelanggan, hal itu berpotensi merugikan perusahaan sehingga perusahaan perlu memprioritaskan panggilan telepon–sebagai salah satu penghubung dalam menjalankan bisnis.
Solusi: menggunakan layanan penanganan panggilan yang akan menjawab dengan cara profesional dan hemat biaya. Layanan ini menawarkan biaya terjangkau dan menyesuaikan jam kerja perusahaan.
2. Email yang sering terlewat
Masalah: sering kali kita melewatkan dan tidak membaca email satu per satu setiap hari. Biasanya, email yang kita baca dan balas dari orang-orang yang sering berhubungan mengenai pekerjaan.
Solusi: kelola email dengan mengubah beberapa hal pada bagian pengaturan, seperti membalas email secara otomatis ketika Anda cuti serta melabeli email dari rekan kerja hingga pelanggan agar lebih cepat membalas dan memudahkan pelacakan pekerjaan.
Artikel selanjutnya: Mengenal Tugas Dan Tanggung Jawab Accounting Manager
3) Pembayaran sering terlambat
Masalah: jika tim Anda sering membayar bill atau invoice terlambat, itu dapat mengganggu cash flow vendor dan hubungan bisnis pun akan berjalan kurang harmonis.
Solusi: manfaatkan aplikasi pembukuan untuk mencatat seluruh transaksi, termasuk invoice yang perlu dibayar. Dengan aplikasi, Anda dan tim dapat mengatur pembayaran tepat waktu.
4) Masalah entri data
Masalah: Entri data dapat memakan banyak waktu, sehingga karyawan perlu fokus pada tugas ini. Jika ia memiliki banyak tugas lain, kemungkinan besar proses penyelesaian entri data membutuhkan waktu berhari-hari
Solusi: perusahaan harus memiliki manajemen data dengan memanfaatkan jasa alih daya, menggunakan customer relation management (CRM), atau mengotomatiskan sistem data internal.
Baca pula: 9 Contoh Transformasi Digital Di HR
5) Cuti tahunan tidak terkendali
Masalah: menyetujui permintaan cuti tahunan tanpa ada catatan hanya akan membuat kinerja tim bentrok dan/atau catatan tentang karyawan cuti milik manajer bisa tidak selaras dengan tim HR.
Solusi: perusahaan perlu sistem pengelolaan SDM yang terintegrasi sehingga manajer tim, sesama anggota tim, maupun tim HR dapat mengatur jadwal libur dan piket. Salah satu sistem yang perlu Anda pertimbangkan adalah human resources information system (HRIS). Pilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda dan dilengkapi dengan layanan pelanggan yang responsif.
6) Rekap presensi dan absensi
Masalah: merekap presensi dan absensi karyawan memerlukan ketelitian dan waktu yang tidak sebentar. Bahkan Anda juga memantau penyebab ketidakhadiran mereka, seperti datang terlambat, work from home, cuti, sakit, tanggal berapa saja mereka izin sakit, hingga biaya pengobatan akibat sakit. Jika pencatatan dilakukan secara manual, waktu kerja Anda akan “habis” untuk menangani hal tersebut.
Solusi: tim HR membutuhkan pencatatan administrasi kompleks guna menjaga keakuratan dan menghemat waktu, seperti HRIS atau HRM. Sistem ini dapat terintegrasi dengan payroll yang memudahkan penghitungan gaji, tunjangan, serta insentif atau bonus, jika ada. Salin itu, beritahukan kepada manajer untuk memberikan dukungan terhadap anggota tim yang sedang sakit dan anggota yang tersisa tetap mempertahankan produktivitasnya.
Artikel berikutnya: HRIS: Plus Dan Minus Penggunaan Sistem Ini
7) Barang di kantor “menghilang”
Masalah: Anda dan tim pas sering mengalami alat tulis kantor hingga sendok garpu “menghilang” dari tempatnya. Itu terjadi karena ATK yang diambil oleh karyawan diletakkan sembarangan, sendok ikut terbuang dengan kotak nasi, serta kehabisan obat P3K.
Solusi: catat pembelian barang yang dibutuhkan, lalu karyawan yang memerlukan ATK, tisu, atau konsumsi di pantry harus mengisi formulir pengambilan barang. Dengan cara ini, Anda dapat mengetahui siapa saja yang memerlukan barang, kapan produk diambil, dan apa penyebab barang tersebut “menghilang”. Cek pula barang-barang di kantor yang sudah usang atau rusak agar segera diganti, sehingga tidak membahayakan karyawan saat bekerja.
Leave a Reply