Sepanjang karier Anda sebagai HR, ada waktu di mana Anda menghadapi masalah kehadiran karyawan. Mulai dari karyawan sering datang terlambat, tidak hadir tanpa alasan, dan menghilang begitu saja meskipun pada pagi hari ia berada di kantor.
Kondisi tersebut tak hanya menghambat pekerjaan tim, juga menurunkan produktivitas secara keseluruhan, terlebih jika perannya harus berhubungan dengan pelanggan atau klien secara langsung. Apakah masalah kehadiran murni karena kesalahan karyawan, tekanan pekerjaan, atau interaksi yang tidak harmonis dengan manajer?
Memahami Kehadiran Karyawan
Berdasarkan arti leksikal, kehadiran karyawan merupakan sekumpulan orang datang pada suatu tempat di waktu yang telah ditentukan. Dalam hal ini, karyawan datang ke kantor tepat waktu. Misalnya, ia harus sampai kantor sebelum pukul 09.00, bila jam kerja dimulai 09.00 hingga 17.00.
Namun, ia bisa datang mundur bila harus menemui klien atau pelanggan di tempat lain. Dengan catatan, hal itu sudah dikomunikasikan dengan atasan dan rekan setim, sehingga mereka mengetahui ada seseorang yang sedang bertugas di luar.
Bagaimana tim HR mengetahui apa yang dilakukan oleh karyawan tersebut? Biasanya, setiap perusahaan memiliki mekanisme pencatatan kehadiran, baik manual maupun digital.
Tak sedikit perusahaan yang membekali karyawannya dengan aplikasi human resource information system (HRIS). Jadi, karyawan dapat melaporkan administrasi secara mandiri, mulai dari mengisi daftar kehadiran (WFO, WFH, sif, atau model kerja hibrida), mengajukan cuti atau izin, hingga mengubah data pribadi, jika diperlukan. Semua kegiatan itu dilakukan secara daring di mana dan kapan pun.
Tanpa pencatatan kehadiran karyawan, tim HR dan keuangan tidak memiliki data untuk menghitung gaji. Ya, data tersebut berhubungan dengan penghitungan gaji dan pajak, sehingga perusahaan menjalankan kepatuhan bisnis sesuai regulasi pemerintah.
Artikel terkait: 4 Contoh Sistem Kehadiran Karyawan Di Indonesia
Di Balik Masalah Kehadiran Karyawan yang Wajib HR Perhatikan
Penyebab masalah kehadiran
Untuk mengetahui apa yang terjadi kepada karyawan, Anda perlu mengetahui penyebab mereka absen atau datang terlambat ke kantor. Hal ini bisa menjadi pertimbangan Anda untuk membuat kebijakan dan solusi terhadap mereka berusaha datang ke tempat kerja tepat waktu, tetapi memiliki kendala. Beberapa penyebab masalah kehadiran ialah:
- Karyawan atau anggota keluarga mereka sakit, baik di rumah maupun rumah sakit
- Rumah karyawan terdampak kebakaran, pencurian, atau keadaan darurat lain sehingga harus berurusan dengan pihak berwenang
- Karyawan harus mengurus administrasi ke kantor pemerintah
- Komitmen pengasuhan anak, seperti mengantar anak ke sekolah, menghadiri kegiatan anak di sekolah, atau mengasuh di rumah
- Tantangan perjalanan pergi pulang, karena banjir, tanah longsor, atau bencana alam lain
Alasan tim HR mencegah masalah kehadiran
Idealnya, karyawan datang ke kantor tepat waktu. Namun, jika sebaliknya, tim HR perlu melakukan upaya pencegahan. Upaya ini memiliki manfaat beragam, yaitu:
1. Membangun budaya saling menghormati
Hadir tepat waktu adalah usaha bersama membangun budaya saling menghormati antar anggota tim. Ketika seseorang terlambat atau tidak hadir secara tiba-tiba, anggota tim lain sering kali harus menyelesaikan pekerjaan tambahan untuk mempertahankan kinerja tim. Jika satu orang dalam tim memiliki kebiasaan terlambat atau tidak hadir secara terus-menerus, maka orang lain mungkin akan kurang termotivasi untuk datang tepat waktu dan berkomitmen pada jadwal kerja mereka sendiri.
2. Mendukung produktivitas
Kehadiran karyawan sesuai jadwal perusahaan tak hanya meningkatkan kinerja mereka, juga mendukung produktivitas perusahaan. Peningkatan kinerja seseorang–mulai dari kehadiran hingga pencapain target–dapat memotivasi rekan kerja untuk meningkat performa diri mereka. Bila hal ini terjadi pada semua karyawan, maka terjadi peningkatan produktivitas dari sisi karyawan maupun perusahaan.
Artikel selanjutnya: 7 Manfaat Pencatatan Kehadiran Karyawan
7 Contoh Masalah Kehadiran Karyawan
Kehadiran karyawan menjadi bermasalah karena telah memengaruhi kegiatan bisnis. Bayangkan jika Anda dan tim sudah siap menghadapi pelanggan, tetapi ada satu orang rekan yang tidak masuk, sehingga beban kerja yang bersangkutan harus dialihkan kepada rekan lainnya.
Bila ini terjadi sekali, tentu, hal tersebut tak ada masalah. Namun, jika terjadi berkali-kali tanpa alasan jelas, maka ketidakhadiran seseorang dapat menambah beban kerja bagi orang lain.
Adapun contoh masalah kehadiran karyawan adalah:
- Seorang karyawan terlambat 30 menit hingga satu jam datang ke kantor, tetapi ia tidak menyelesaikan pekerjaannya sampai akhir jam kerja
- Salah satu anggota tim pulang kerja 30 menit lebih awal setiap hari tanpa izin, sehingga rekan kerjanya menyelesaikan semua tugas penutupan sendirian
- Karyawan datang tepat waktu, tetapi ia menghilang di tengah jam kerja, padahal ia harus menyelesaikan pekerjaan sesuai tenggat, sampai akhirnya rekan kerja membereskan pekerjaan tersebut
- Seseorang yang selalu datang terlambat, baik ke kantor, kembali dari makan siang, atau menghadiri rapat internal maupun eksternal
- Karyawan yang kerap izin sakit kerja padahal sebenarnya tidak, tetapi ia tidak berusaha mencari pengganti
- Seorang karyawan tidak hadir ke kantor tanpa menelepon dan menjelaskan situasinya, ini ia lakukan beberapa kali dalam sebulan
- Sebagian besar anggota tim sering datang terlambat ke sif kerja mereka, menyebabkan layanan pelanggan atau pembukaan jam operasional terlambat pada beberapa kesempatan
Apa masalah kehadiran karyawan yang menonjol di tempat kerja Anda? Apakah seperti contoh di atas atau ada hal lain?
Untuk mencegah masalah di atas, tim HR bersama manajemen perlu membuat jadwal yang adil dan dikomunikasikan kepada seluruh karyawan secara transparan. Jika mereka mengalami konflik dengan jadwal kerja, maka Anda perlu berdiskusi dengan orang yang bersangkutan untuk menemukan solusinya.
Langkah tersebut dapat menghindari masalah ketidakhadiran dan mempromosikan budaya perusahaan yang menghargai waktu setiap orang.
Leave a Reply