7 Cara Menjaga Keamanan Data Karyawan

Sebagai tim HR, Anda wajib menjaga keamanan data karyawan. Jika tidak, ada peluang penjahat siber di luar sana untuk membobol data perusahaan.

Berdasarkan Global Risk Report 2022, World Economic Forum, sebesar 95% dari semua pelanggaran keamanan siber disebabkan oleh kesalahan karyawan. Sementara itu, data BambooHR menunjukkan 65% karyawan percaya bahwa departemen HR dapat mengelola data pribadi mereka dengan baik, tetapi 34% lainnya lebih percaya kepada manajer, teman kerja, CEO, atau AI daripada HR.

Kondisi tersebut tidak bisa diabaikan karena hal itu mengindikasikan praktik keamanan data yang dilakukan oleh tim HR berpotensi bocor. Bukan tak mungkin, kebocoran data akan berpengaruh terhadap reputasi bisnis di mata pelanggan, karena mereka khawatir ada penyalahgunaan data pelanggan di perusahaan Anda.

7 Cara Menjaga Keamanan Data Karyawan

Perusahaan bertanggung jawab menjaga keamanan data karyawan dan mematuhi undang-undang perlindungan data sehingga melindungi dari kejahatan siber. Dalam hal ini, perusahaan menugaskan tim HR untuk mengelola semua data yang berhubungan dengan karyawan. 

Data karyawan mencakup berbagai informasi pribadi seperti nomor identitas, alamat rumah, tempat dan tanggal lahir, suku atau kebangsaan, status individu, nomor rekening, nomor telepon, nomor BPJS, gaji, informasi kesehatan, hingga performance review. Jika perusahaan gagal melindungi data-data tersebut dapat berdampak serius, seperti penyalahgunaan data, pelanggaran hukum, serta kehilang kepercayaan dari karyawan.

Oleh karena itu, perusahaan wajib menerapkan keamanan data karyawan, dimulai dari: 

1) Pahami regulasi

Manajemen dan tim HR perlu memahami UU 27/2022 tentang Perlindungan Data Pribadi, PP 71/2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PSTE), UU Ketenagakerjaan, serta peraturan yang menyangkut ketenagakerjaan dan bisnis. Langkah ini berguna untuk memastikan bahwa proses pengelolaan data karyawan telah sesuai dengan ketentuan hukum.

Baca juga: 5 Cara Bagi HR Lindungi Keamanan Data Kandidat

2) Enkripsi data

Enkripsi data karyawan menjadi salah satu cara efektif untuk melindungi informasi penting. Dengan enkripsi, data yang disimpan akan sulit diakses oleh pihak yang tidak berwenang, bahkan jika terjadi pelanggaran keamanan.

3) Batasi akses 

Biasanya, tim HR menyimpan data dalam suatu database dan/atau HRIS, maka Anda perlu membatasi orang-orang untuk meaksesnya. Ini untuk menjaga kerahasiaan dan keamanan data perusahaan. Jika perlu, tim membuat kebijakan tertulis tentang hal ini. Misalnya, manajer HR dan staf payroll yang dapat melihat dan memproses data karyawan serta gunakan multi-factor authentication (MFA) untuk menambah lapisan keamanan.

4) Pelatihan keamanan data

Cara menjaga keamanan data karyawan berikutnya adalah tim HR harus dilatih tentang praktik terbaik cybersecurity. Pelatihan ini mencakup cara menangani data pribadi, mendeteksi ancaman keamanan siber, serta langkah yang harus dilakukan jika terjadi pelanggaran data.

5) Perbarui sistem keamanan 

Perusahaan juga perlu memperbarui perangkat lunak keamanan seperti firewall, antivirus, hingga sistem pengelolaan data. Langkah tersebut menutup celah kebocoran agar tidak bisa dimanfaatkan oleh peretas.

Artikel selanjutnya: Informasi Dasar Tentang Keamanan Data Kandidat

6) Penghapusan data

Anda dan tim harus menghapus data yang sudah tidak diperlukan lagi, seperti data karyawan yang sudah tidak bekerja di perusahaan. Penghapusan data harus dilakukan sesuai dengan prosedur yang aman, seperti pemusnahan dokumen fisik atau penghapusan data digital secara permanen. 

7) Audit keamanan data 

Tim HR wajib mengaudit sistem keamanan data karyawan secara berkala untuk mengidentifikasi kelemahan dan memastikan protokol keamanan saat ini sudah memenuhi syarat. Audit ini juga membantu Anda mengetahui pelanggaran atau penyalahgunaan data. 

Memang, menjaga keamanan data karyawan memerlukan upaya yang tidak sedikit. Hal itu tak hanya mengamankan data, juga membangun membangun kepercayaan dari karyawan kepada perusahaan. Pada akhirnya, langkah ini berkontribusi terhadap produktivitas dan reputasi perusahaan secara keseluruhan.