Salah satu hal yang harus tim HR pikirkan ketika menjalankan onboarding program adalah kegiatan tersebut harus membantu karyawan baru diterima, terlibat, dan dihargai sehingga mereka bersemangat untuk bekerja.
Adapun tujuan onboarding program adalah membiasakan karyawan baru dengan perusahaan, harapan perusahaan kepada dirinya, sehingga ia siap untuk memulai bekerja pada hari pertama. Di luar sana, ada perusahaan yang melakukan onboarding program “biasa” saja, di mana karyawan baru mendengarkan tim HR berbicara dan melihat presentasi dari manajer.
Saat ini, banyak perusahaan menyadari bahwa proses onboarding sangat penting, maka mereka melakukan sekreatif dan seinteraktif mungkin. Mereka lebih fokus untuk menciptakan kegiatan menyenangkan dan inklusif, sehingga membantu karyawan baru untuk lebih memahami timnya.
Onboarding Program Adalah
Onboarding program adalah kegiatan bagi karyawan baru untuk mempelajari dan memahami budaya, visi, dan misi perusahaan. Ia juga bisa mengenal rekan dan manajer tim serta tugas yang akan diembannya.
Pelaksanaan onboarding yang efektif dapat meningkatkan retensi, tetapi hal itu harus diikuti dengan program pendukung yang melibatkan karyawan sejak hari pertama. Terlebih, program ini membuka jalan bagi karyawan baru untuk menjadi produktif sejak dini dan merasa didukung pada masa awal bekerja.
Oleh karena itu, Anda harus memperhatikan program tersebut, apakah program masih relevan dengan angkatan kerja saat ini atau tidak, mengingat terdapat perubahan angkatan kerja dalam tiga tahun ini. Namun, menjalankan onboarding harus sesuai dengan kebutuhan karyawan.
Artikel berikutnya: Onboarding Karyawan Baru, Tanggung Jawab Siapa?
6 Onboarding Program Yang Bermakna Bagi Karyawan Baru
Tujuan akhir onboarding program adalah untuk memastikan karyawan baru memiliki apa yang mereka butuhkan untuk memulai bekerja, termasuk melengkapinya dengan sarana dan prasarana.
Anda juga bisa bertanya kepada manajemen dan karyawan lama serta karyawan baru tentang program yang dapat membantu anggota baru dalam pengalaman onboarding. Di luar administrasi, tim HR dapat memberikan onboarding program yang bermakna bagi karyawan baru.
#1 Check-in sebelum hari pertama
Sebelum anggota baru masuk hari pertama, Anda dapat melakukan check-in atau menghubungi untuk mendukung anggota baru siap menjalani onboarding. Check-in ini dapat melibatkan manajer atau rekan kerja, tidak hanya tim HR.
Langkah ini tidak boleh berhenti pada awal onboarding saja. Proses dapat berlangsung beberapa bulan ke depan agar manajer atau tim mengetahui dan mengatasi hambatan yang menghalangi kinerja anggota baru.
#2 Jadwal menyenangkan
Buat jadwal menyenangkan selama onboarding agar acara tidak membosankan, sehingga anggota baru dapat menavigasi dinamika kantor dan/atau tim. Misalnya:
- Membuat jadwal selama sebulan
- Si A akan menemani makan siang anggota baru
- Si B akan menjawab pertanyaan “Si Anak Baru”
- Karyawan senior akan memandu karyawan baru dalam pekerjaan
#3 Welcome kit
Salah satu cara membuat anggota baru nyaman dalam onboarding program adalah memberikan welcome kit yang berisi produk dan handbook tentang visi, misi, budaya, dan produk atau jasa perusahaan, serta mug dan buku catatan. Bungkus barang tersebut ke dalam tas berlogo perusahaan. Ada pula perusahaan yang mendekorasi meja kerja hingga memberikan makanan favorit karyawan baru.
Artikel terkait: 5 Tren Onboarding Ini Dapat Anda Jadikan Referensi
#4 Peralatan pendukung
Sebelum presentasi tentang company culture, berikan peralatan pendukung karyawan baru, seperti memberikan peralatan kerja, memberitahukan cara penggunaannya, metode presensi, hingga kebijakan menggunakan sarana dan prasarana kantor. Libatkan rekan setim dan manajer dalam program ini.
#5 Gamification
Program onboarding lain yang bisa Anda lakukan gamification. Cara ini membuat karyawan baru memahami bisnis perusahaan. Disney mengambil pendekatan ini dengan menyediakan kelas school-style sepanjang hari tentang sejarah, prioritas, dan budaya perusahaan. Sedangkan, Deloitte memberikan program kreatif dengan menciptakan gamification tentang zombie apocalypse onboarding game.
#6 Buddy system
Buddy system ialah penunjukan teman bagi anggota baru. Biasanya, ia berasal dari rekan satu tim yang bertugas menemani dan menjawab semua pertanyaan anggota baru. Sistem ini dapat membuat karyawan tersebut merasa diterima di lingkungan baru.
Buddy akan menginformasikan tentang cara menggunakan peralatan kantor, lokasi makan siang, prosedur menggunakan meeting room, cara membuat jadwal rapat dengan board of directors, aturan berpakaian, jam kerja, hingga kafe terdekat.
Penting: Lakukan Evaluasi Onboarding!
Tak ada kegiatan bisnis yang luput dari evaluasi, begitu pula dengan onboarding. Sebaiknya, evaluasi program ini secara berkala untuk memastikan karyawan siap menghadapi tantangan dan tidak akan menyia-nyiakan sumber daya setelah Anda melatih mereka.
Untuk materi evaluasi, Anda dapat menyurvei karyawan–baik baru maupun lama–untuk mengetahui keunggulan dan kekurangan program onboarding. Tanyakan pula umpan balik dari mereka. Dengan demikian, Anda dan tim HR dapat menganalisis program. Tim pun dapat memperbaikinya agar berjalan efektif.
Leave a Reply