Idealnya, perusahaan memiliki langkah-langkah training needs analysis yang berguna meningkatkan keterampilan karyawan sehingga mereka dapat berkontribusi terhadap perusahaan. Upaya ini juga bisa digunakan oleh perusahaan untuk mengantisipasi perubahan di masa mendatang sehingga bisnis tetap tumbuh secara berkesinambungan.
Namun, tak sedikit perusahaan yang kesulitan mengidentifikasi keterampilan yang perlu ditingkatkan oleh karyawan. Untuk mendukung tujuan bisnis, perusahaan memerlukan alat menganalisis keterampilan karyawan yang relevan dan efektif.
Perlukah Perusahaan Menganalisis Kebutuhan Training?
Analisis kebutuhan pelatihan (training needs analysis) merupakan proses menentukan jenis pelatihan yang dibutuhkan oleh karyawan agar mereka dapat mengembangkan peran, mengatasi kesenjangan pengetahuan atau keterampilan, dan mengembangkan pembelajaran guna meningkatkan kinerjanya.
Langkah ini tak hanya menemukan kebutuhan dan peluang meningkatkan keterampilan, juga menciptakan karyawan terampil yang dapat mendorong produktivitas perusahaan. Terlebih jika penugasan pelatihan diberikan kepada karyawan yang siap mengikuti dan mengimplementasikan hasil pelatihan dalam pekerjaannya. Lalu, perlukah perusahaan melakukan training needs analysis? Tentu, perlu, tetapi penentuan analisis tergantung pada tujuan perusahaan, yakni:
- Organisasi: analisis ini melihat perusahaan secara keseluruhan untuk menentukan program pelatihan yang akan dihilangkan atau dikurangi
- Tim: berfokus pada persyaratan dan kekurangan pelatihan khusus pada suatu departemen, biasanya mencakup program yang berfokus pada kolaborasi dan pembentukan tim untuk menginspirasi dan memecahkan masalah kelompok
- Individu: analisis akan yang berfokus pada tujuan karier individu karyawan yang dimulai dengan meninjau kinerja atau hasil evaluasinya
Baca juga: Training Needs Analysis: Pengertian Dan Tujuan
Assessment Vs. Analysis
Selain training needs analysis, ada pula training needs assessment. Kedua istilah ini sering digunakan oleh tim HR untuk menganalisis kebutuhan pelatihan, tetapi perbedaannya terletak pada proses pengembangan program. Dalam istilah yang lebih sederhana, asesmen seperti mendiagnosis suatu penyakit, sedangkan analisis akan menentukan penyebab penyakit dan meresepkan pengobatan.
Fokus
Asesmen: mengidentifikasi kesenjangan antara kinerja saat ini dan yang diharapkan.
Analisis: memahami akar penyebab kesenjangan yang teridentifikasi.
Hasil
Asesmen: mengidentifikasi kebutuhan untuk perbaikan.
Analisis: merekomendasikan solusi untuk mengatasi kebutuhan.
Contoh
Asesmen: tim sales tidak memenuhi target.
Analisis: tim sales kurang memiliki pengetahuan tentang fitur produk baru yang mengakibatkan kehilangan peluang.
Artikel berikutnya: Tugas Dan Peran HR Learning And Development, Apa Saja?
8 Langkah Training Needs Analysis
Jika perusahaan ingin memberikan program pelatihan karyawan, biasanya tim HR akan menjalankan training needs analysis (TNA) terlebih dahulu. Sebelumnya, Anda membutuhkan data kinerja karyawan, program pelatihan perusahaan sebelumnya, performa perusahaan, disusul dengan langkah berikut ini:
1) Tentukan tujuan
Perusahaan wajib menentukan tujuan pelatihan secara jangka pendek dan panjang, agar langkah analisis tepat guna. Tentukan pula peran dan tanggung jawab karyawan yang akan menjalani pelatihan. Misalnya, tujuan pelatihan untuk:
- Menghasilkan dan memperbaiki kinerja karyawan sesuai harapan perusahaan
- Karyawan harus memperoleh pengetahuan dasar tentang topik pelatihan
- Mereka wajib mengetahui cara penyelesaian tugas berdasarkan materi pelatihan
- Mereka harus menguasai dan mengimplementasikan pelatihan ke dalam tugas hingga mengajarkan ke rekan kerja
2) Analisis biaya
Menjalankan TNA harus disertai dengan analisis biaya pelatihan. Biasanya, penghitungan biaya akan dikonversi ke dalam return on investment (ROI), seperti waktu pelatihan, pengembangan konten pelatihan (melibatkan internal maupun eksternal), waktu evaluasi pelatihan, penyampaian konten, penurunan produktivitas (karena karyawan mengikuti pelatihan), serta biaya perjalanan dan administrasi, jika ada.
3) Identifikasi keterampilan yang diperlukan
Identifikasi keterampilan yang dibutuhkan oleh perusahaan di tengah perubahan kondisi bisnis yang cukup cepat. Tim HR dan manajemen dapat membicarakan rencana perusahaan ke depan, peran yang dibutuhkan, serta keterampilan tenaga kerja untuk mendukungnya.
4) Pilih kandidat
Selanjutnya, pilih karyawan yang membutuhkan pelatihan berdasarkan hasil analisis. Pemilihan karyawan dapat Anda peroleh dari survei tentang tingkat keterampilan dan keinginan mengikuti pelatihan, lalu mintalah umpan balik dari manajer dan pemimpin tim serta evaluasi skill gap yang dimiliki oleh karyawan. Pertimbangkan pula kemauan dan kemampuan karyawan terhadap pelatihan keterampilan yang dibutuhkan oleh perusahaan.
Artikel terkait: Praktik Memberikan Learning And Development Kepada Karyawan
5) Nilai tingkat keterampilan
Tim HR perlu menilai tingkat pengetahuan dan keterampilan karyawan saat ini melalui penilaian, kuis, dan pengujian. Bandingkan hasilnya terhadap keterampilan yang dibutuhkan oleh bisnis atau peran tersebut. Dengan informasi ini dan hasil survei, penilaian, serta tujuan perusahaan—tim HR akan melihat skill gap dan kekurangan pengetahuan yang menghambat peran atau departemen. Dari kondisi itu, Anda dapat merencanakan program pelatihan untuk mengatasinya.
6) Temukan ahlinya
Langkah training needs analysis berikutnya adalah mencari ahli atau trainer dalam bidang yang sesuai dengan topik pelatihan, sehingga yang bersangkutan mampu merencanakan program training. Ia harus memahami seluk-beluk topik pelatihan, mengerti implementasi hasil hingga kondisi dunia kerja terkini, dan memiliki komunikasi yang jelas agar peserta pelatihan mengerti semua materi yang disampaikannya.
7) Rancang program
Ketika merancang program pelatihan, tim HR dan trainer memerlukan pendekatan yang disesuaikan dengan gaya belajar karyawan, seperti pelatihan yang diperlukan oleh mereka, tujuan karier, tujuan bisnis, hingga metode pelatihan. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan secara berkesinambungan. Metode pelatihan bisa berupa coaching, mentoring, pembelajaran daring, modul micro learning, on the job learning, atau konferensi.
8) Evaluasi dan penyesuaian
Setelah karyawan menjalankan pelatihan dan melihat perkembangan kinerjanya, maka tim HR perlu mengevaluasi TNA hingga meninjau hasilnya. Jika diperlukan penyesuaian, Anda dan tim dapat mengubah proses tersebut. Hal-hal yang perlu dicatat, antara lain:
- Bagaimana TNA mengembangkan program pelatihan perusahaan?
- Bagaimana pelatihan tersebut meningkatkan kinerja karyawan?
- Bagaimana pengalaman belajar dan peningkatan hal tersebut?
- Bagaimana pelatihan mendorong perusahaan mencapai tujuan bisnis?
- Berapa laba atas investasi dan bagaimana cara meningkatkannya?
Adapun alat evaluasi pelatihan yang dapat digunakan oleh perusahaan, yaitu:
- Job analysis questionnaire: untuk mengumpulkan data tentang tugas, tanggung jawab, dan keterampilan yang dibutuhkan untuk setiap posisi
- Performance appraisal: untuk mengevaluasi kinerja karyawan dan mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan
- Skill gap analysis: untuk membandingkan keterampilan yang dimiliki oleh karyawan dengan keterampilan yang dibutuhkan
Satu hal dalam penerapan TNA, tim HR dan manajemen perlu melibatkan peserta pelatihan (karyawan) agar mereka memiliki sense of ownership terhadap pekerjaan. Jika pemberian pelatihan dilakukan secara konsisten, perusahaan dapat membangun tenaga kerja yang kompeten dan siap menghadapi tantangan bisnis di masa depan.
Leave a Reply