Job analysis berperan besar dalam kesuksesan proses rekrutmen. Pasalnya, proses ini dapat mengidentifikasi progres kinerja sekaligus peningkatan karier karyawan.
Pembuatan job analysis akan memaksimalkan job description, job evaluation, hingga seleksi kandidat. Bahkan langkah ini memastikan Anda memilih kandidat yang tepat. Untuk melakukan job analysis, Anda perlu memilih metode dan memahami langkah-langkahnya.
Apa Itu Job Analysis?
Definisi
Job analysis atau analisis pekerjaan proses sistematis untuk mengidentifikasi dan menentukan tanggung jawab, persyaratan, dan sifat pekerjaan secara rinci.
Job analysis akan menguraikan:
- Tugas dan kewajiban: jenis, frekuensi, dan kompleksitas pelaksanaan tugas dan kewajiban
- Lingkungan kerja: suhu, bau, konflik karyawan, dan lainnya
- Alat dan perlengkapan: alat dan perlengkapan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan.
- Hubungan: hubungan internal–karyawan, manajemen, dan pemimpin–serta eksternal
- Persyaratan: pendidikan, keterampilan, dan kompetensi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan
Dalam hal ini, tugas tim HR adalah menganalisis pekerjaan, bukan karyawan yang melakukan pekerjaan. Hasil tugas berupa job description bukan karyawan, meskipun beberapa teknis job analysis mengumpulkan data dari para karyawan.
Tujuan
- Proses rekrutmen
Job analysis membantu Anda dalam proses rekrutmen. Lebih tepatnya, menentukan kandidat yang tepat di tempat yang sesuai. Ini menunjukkan kualifikasi pendidikan, tingkat pengalaman, hingga keterampilan teknis dan nonteknis.
- Performance analysis
Ini akan membantu dalam menentukan standar kinerja, kriteria evaluasi, dan hasil kinerja karyawan. Atas dasar ini, Anda dapat mengukur dan menilai performa karyawan secara keseluruhan.
- Pelatihan karyawan
Dengan job analysis, Anda dapat menilai kebutuhan pelatihan dan pengembangan karyawan terhadap kinerjanya. Ini juga menentukan topik, alat, perlengkapan, dan metode yang akan digunakan untuk pelatihan.
- Manajemen kompensasi
Analisis pekerjaan berguna untuk perhitungan paket gaji dan tunjangan tambahan, tunjangan tetap, serta insentif tetap. Tentu, hal tersebut akan disesuaikan dengan posisi, tugas, dan tanggung jawab pekerjaan.
- Job designing
Tujuan yang terakhir adalah untuk job designing dan redesigning guna merampingkan atau menambahkan tanggung jawab pada pekerjaan tertentu.
Artikel Terkait: Job Description Efektif: Struktur, Contoh, & Tip Membuatnya
Metode Job Analysis
CIT
Metode critical incident technique (CIT) tergantung pada insiden kritis yang Anda amati. Insiden kritis adalah perilaku yang mewakili kinerja yang luar biasa atau tidak dapat diterima.
Penggunaan CIT paling efektif untuk insiden kesehatan dan keselamatan, penilaian kinerja, dan pelatihan karyawan. Misalnya, mencantumkan perilaku yang patut dicontoh dan tidak serta memberikan umpan balik kepada karyawan.
TI
Task inventory atau task analysis ialah inventarisasi semua tugas yang terdiri dari suatu pekerjaan. Metode ini sering dikelompokkan berdasarkan tugasnya. Misalnya, tugas resepsionis dikelompokkan menurut frekuensi, kepentingan, dan kesulitan. Task inventory juga paling efektif untuk membuat job description, job classification, pelatihan, dan memeriksa compliance.
FJA
Functional job analysis (FJA) yang dikembangkan oleh United States Department of Labor (DOL). FJA berfokus pada tugas, bukan pada apa yang diselesaikan. Secara fungsional, metode ini memberikan informasi spesifik tentang pekerjaan dan kualifikasi karyawan yang diperlukan.
Artikel Selanjutnya: 4 Manfaat Dan Kiat Membuat Job Specification
5 Langkah Menjalankan Job Analysis
Dalam menjalankan job analysis, tim HR dapat melakukannya sesingkat mungkin. Namun, ada pula yang membutuhkan langkah panjang. Hal itu tergantung pada struktur organisasi, posisi, dan urgensi kebutuhan kandidat.
#1 Tetapkan tujuan
Pertama, Anda harus menetapkan tujuan analisis pekerjaan. Penetapan tujuan mencakup pembuatan job description, analisis kebutuhan untuk pelatihan karyawan, atau manpower planning.
Penentuan tujuan tersebut juga memengaruhi anggaran, pemimpin proyek, dan pemangku kepentingan.
Misalnya, job analysis bertujuan untuk pertumbuhan perusahaan akan melibatkan pemangku kepentingan level senior, lebih banyak anggaran, dan membutuhkan lebih banyak waktu dibandingkan dengan untuk membuat job description sederhana.
#2 Meninjau tanggung jawab pekerjaan
Langkah berikutnya adalah mengumpulkan informasi jabatan dan tanggung jawab karyawan yang ada di perusahaan. Anda dapat mengamati dan mewawancarai karyawan–yang pekerjaannya akan Anda analisis–tentang tugas yang ia lakukan setiap hari.
Acap kali, tim HR dan manajemen tidak mengetahui fungsi pekerjaan tertentu. Mereka bisa melihat hasil kerja karyawan, tetapi mereka tidak tahu tindakan dan perilaku kerja untuk memenuhi hasil yang telah ditentukan.
Dengan demikian, Anda perlu meninjau ulang tanggung jawab pekerjaan karyawan dengan mengumpulkan semua data yang ada. Baik melalui observasi, wawancara, dan tugas harian. Anda juga bisa mewawancarai ahli di bidang pekerjaan tertentu (subject matter experts) agar lebih memahami dan mempermudah menganalisis pekerjaan.
#3 Menganalisis
Ketika semua data sudah dikumpulkan, Anda dapat menganalisis pekerjaan. Sebaiknya, gunakan laporan job analysis yang terukur dengan menggunakan nilai. Misalnya, memakai skor rata-rata, standar deviasi, jumlah peserta, dan standar error of the mean atau kesalahan standar rata-rata.
Dalam Job and Work Analysis: Methods, Research, and Applications for Human Resource Management, terdapat sejumlah teknik analisis untuk mengukur validitas, seperti korelasi dan regresi, analisis faktor dan kluster, dan teknik multivariat lainnya. Ada pula beberapa metode untuk menilai keandalan.
#4 Menentukan hasil
Langkah ini menentukan hasil atau target yang dibutuhkan dari masing-masing posisi untuk perusahaan. Misalnya job analysis untuk karyawan penjualan adalah ia mampu menghasilkan penjualan 100 produk per hari. Target tersebut akan menjadi indikator ketika penilaian kinerja.
#5 Menuliskan task statement
Tulis task statement dengan jelas dan gunakan hal itu ke dalam task inventory di job description. Task statement berisi tentang action (apa tugas yang dikerjakan) dan object (bagaimana tugas tersebut dikerjakan).
Ada pula isi tentang mengapa tugas tersebut harus dikerjakan dan kapan tugas tersebut akan dikerjakan. Kemudian tulis tugas utama diikuti oleh tugas berikutnya.
Seperti yang telah disinggung di atas, hasil job analysis adalah job description. Di job description terdiri dari delapan bagian, yaitu: judul pekerjaan, ringkasan singkat, aktivitas kerja, peralatan dan perlengkapan yang digunakan, konteks kerja, standar kinerja, informasi kompensasi, dan persyaratan pribadi.
Baca Pula: Kinerja Karyawan, Ini Pengertian dan Faktor Yang Mempengaruhinya
Alasan Tim HR Harus Membuat Job Analysis
Pembuatan job analysis bukan sekadar untuk job description semata. Upaya ini dapat meningkatkan keterlibatan, efisiensi, dan produktivitas karyawan.
Memungkinkan karyawan untuk mencapai tujuan target sekaligus mendukung pertumbuhan karier. Selain itu, alasan tim HR membuat analisis jabatan antara lain:
- Membuat job posting yang terperinci, akurat, dan menarik kandidat yang memiliki keterampilan dan kompetensi yang dibutuhkan oleh perusahaan
- Meningkatkan pengambilan keputusan saat mempekerjakan karyawan baru dengan mengecek kualitas dan kualifikasinya
- Mengidentifikasi keterampilan yang tidak dimiliki oleh karyawan, sehingga perusahaan dapat mengembangkan keterampilannya
- Merencanakan dan meninjau kinerja lebih efektif berdasarkan pemahaman tentang tugas dan sifat pekerjaan
- Menentukan isi pekerjaan dan nilainya bagi perusahaan untuk menawarkan paket kompensasi yang adil
- Menilai risiko yang berhubungan dengan pekerjaan dan menerapkan tindakan keselamatan untuk menghindari pelanggaran keselamatan
Di tengah lingkungan yang kompetitif dan ketidakpastian, job analysis akan membantu perusahaan dalam proses rekrutmen. Anda pun mudah menentukan siapa yang cocok mengisi posisi tertentu dan mencocokkan kualifikasi kandidat terhadap persyaratan perusahaan.
Leave a Reply