Tim HR wajib memperhatikan syarat magang untuk mendukung bisnis perusahaan serta memberikan kesempatan kepada individu untuk memasuki dunia kerja.
Apa saja syarat magang yang perlu diperhatikan oleh tim HR? Bagaimana mana memperoleh peserta magang yang sesuai kebutuhan perusahaan? Kami akan mengulasnya.
Apa Itu Magang?
Magang adalah pengalaman singkat dalam dunia kerja yang diberikan oleh perusahaan atau institusi kepada individu, terutama mahasiswa hingga fresh graduate.
Ada beragam tujuan program magang, di antaranya memberikan wawasan industri kerja, mendukung kinerja peran purnawaktu, serta berkontribusi terhadap pendidikan dan pengembangan sumber daya manusia di Indonesia.
Dengan demikian, peserta magang mendapatkan pengalaman awal bekerja di industri atau bidang tertentu.
Di Indonesia, peraturan mengenai magang diatur oleh Undang-undang Ketenagakerjaan. Pasal 22 ayat (2) menegaskan bahwa dalam program magang, perusahaan diwajibkan menyediakan uang saku atau uang transportasi bagi peserta magang, menyediakan fasilitas pelatihan, menyediakan instruktur, dan perlengkapan keselamatan serta kesehatan kerja.
Baca juga: Anak Legal: 5 Masalah Hukum Tentang Ketenagakerjaan
Apa Saja Syarat Magang?
Syarat magang akan disampaikan oleh tim HR secara rinci melalui job posting atau laman perusahaan, seperti posisi dan tanggung jawab yang akan diemban oleh calon peserta. Selain itu, cantumkan pula batas waktu pendaftaran dan syarat magang secara administratif di perusahaan Anda.
Jika Anda sedang menyiapkan program internship, syarat magang di bawah ini dapat menjadi pertimbangan. Sebelum menulis persyaratan magang, tim HR perlu mempersiapkan rancangan job ads.
Berikut ini, hal-hal yang perlu diperhatikan dalam program magang:
#1 Surat lamaran magang dan cv
Untuk memperoleh gambaran tentang calon peserta, tulis bahwa mereka harus melampirkan cv yang berisikan nama, pendidikan, universitas, keterampilan, dan pengalaman organisasi atau kerja paruh waktu.
Calon peserta wajib membuat surat lamaran untuk menunjukkan motivasi dan minat mereka terhadap program. Dengan cv dan surat ini, Anda dapat mengevaluasi kesesuaian calon peserta dengan posisi yang tersedia.
#2 Transkrip nilai
Calon peserta perlu menyiapkan dokumen transkrip nilai paling terakhir. Hal ini memungkinkan Anda mengevaluasi prestasi akademik calon peserta magang dan menentukan seberapa besar potensi kontribusinya terhadap proyek atau campaign yang akan dijalankan oleh perusahaan.
#3 Surat rekomendasi
Calon peserta magang harus melampirkan surat rekomendasi dari universitas dan/atau fakultas sebagai syarat administratif serta tanda dukungan akademis. Dokumen ini bermanfaat bagi Anda untuk menilai kepatuhannya memenuhi persyaratan magang.
#4 Sertifikat
Sertifikat kursus atau keanggotaan organisasi dapat menunjukkan bahwa calon peserta memiliki minat dan keterampilan tambahan yang relevan dengan bidang pekerjaan yang ditawarkan. Dokumen ini dapat dijadikan sebagai nilai tambah yang membedakan calon dari pesaing lainnya.
Artikel berikutnya: Kiat Membuat Job Ads Transparan & Tanpa Diskriminasi
Cara Menerima Karyawan Magang
Setelah syarat magang telah ditentukan, langkah berikutnya adalah menetapkan cara untuk mendapatkan karyawan magang yang berkualitas. Beberapa cara yang dapat Anda lakukan sebagai berikut:
1) Unggah job ads
Seperti yang telah disinggung di atas. Tulis persyaratan magang ke dalam format job ads, lalu mengunggahnya di media sosial, situs pencarian kerja, atau web perusahaan.
Biasanya, lowongan magang diunggah di media sosial karena banyak mahasiswa atau fresh graduate yang mencari pekerjaan di platform tersebut. Gunakan pula kata kunci yang relevan dengan posisi yang tersedia untuk mempermudah calon peserta menemukan lowongan Anda.
2) Manfaatkan jaringan alumni
Manfaatkan jaringan alumni untuk mencari peserta magang. Anda dapat menghubungi career center di perguruan tinggi dan memasang info di job boards kampus. Upaya ini dapat menjangkau mahasiswa atau fresh graduate yang memiliki kualifikasi dan minat sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
3) Ikuti job fair
Dengan menghadiri job fair, perusahaan berpeluang mempromosikan program magang, menjelaskan prospek karier, dan berinteraksi langsung dengan calon peserta magang.
4) Kembangkan employer branding
Untuk mendapatkan peserta magang andal, Anda dan tim dapat mengembangkan akun employer branding di media sosial. Ini adalah strategi untuk membentuk citra positif perusahaan di mata pencari kerja.
Di akun tersebut, tim dapat membagikan konten yang mencerminkan budaya dan nilai perusahaan serta menunjukkan keberagaman. Alhasil, perusahaan dapat menarik peserta magang dan karyawan yang sejalan dengan budaya perusahaan.
Penting!
Perusahaan yang mempunyai program pemagangan wajib menyediakan uang saku dan/atau uang transportasi, fasilitas pelatihan, instruktur, perlengkapan K3, dan jaminan sosial ketenagakerjaan bagi peserta magang. Sebaliknya, peserta wajib mematuhi peraturan perusahaan dan tata tertib pemagangan.
Dalam penyelenggaraan program ini, perusahaan harus memperhatikan asas manfaat yang akan diterima oleh internal (perusahaan) maupun masyarakat (peserta).
Leave a Reply