Sebagai bagian dari tim HR, Anda telah atau akan menghadapi change management, baik perubahan yang memengaruhi sebagian kecil maupun keseluruhan perusahaan. Perubahan terjadi ketika tujuan, proses, atau teknologi suatu perusahaan mengalami bertransisi. Ini dapat menjadi tantangan dan membutuhkan kerja sama dari berbagai pihak di dalam perusahaan.
Dalam perubahan manajemen, perusahaan akan menggunakan model serta mempertimbangkan best practice dari perusahaan lain yang terbukti berhasil melakukan perubahan. Namun, mereka perlu menyesuaikan terhadap kondisi internal. Jika change management diterapkan secara tepat, maka perusahaan mampu mengatasi masalah dan meningkatkan produktivitas.
Apa Itu Change Management?
Change management ialah metode dan cara yang digunakan perusahaan untuk menjelaskan dan menerapkan perubahan dalam proses internal dan eksternalnya.
Ini termasuk mempersiapkan dan mendukung karyawan, menetapkan langkah yang diperlukan untuk perubahan, hingga memantau aktivitas sebelum dan sesudah perubahan untuk memastikan keberhasilan implementasi.
Mengingat langkah perubahan yang harus dilakukan cukup kompleks, maka perusahaan memerlukan pendekatan terstruktur terhadap perubahan. Tujuannya untuk memastikan transisi yang tepat dan bermanfaat sekaligus meminimalkan gangguan.
Jika perubahan digunakan tidak tepat, ada kemungkinan perusahaan akan terus berjuang mengatasi hambatan dan/atau cukup sering mengalami pergantian karyawan. Sebaliknya, bila perubahan digunakan dengan baik, perusahaan bisa relevan dengan pasar dan merespons perubahan dengan cepat dan tepat.
Change management sangat berhubungan dengan perubahan organisasi, di mana perubahan ini terbagi menjadi dua kategori:
- Incremental change: perubahan bertahap yang memperbarui produk, proses, atau strategi yang berkembang seiring waktu
- Transformational change: perubahan dramatis atau mendadak yang cakupannya lebih besar, seperti pergeseran misi atau struktur organisasi
Baca juga: 10 Prinsip Change Management dan 5 Jenis Perubahan Organisasi
2 Model Change Management yang Populer
Salah satu hal penting yang perlu dipahami adalah perubahan bersifat bertahap dan terjadi melalui beberapa tahapan. Tim perubahan perlu memahami hal tersebut dan membuat kerangka kerja yang didukung oleh riset.
Berikut adalah dua model change management populer yang dapat membantu Anda dalam menjalankan perubahan di perusahaan:
1. Model ADKAR
Model perubahan ADKAR, yang dikembangkan oleh organisasi penelitian asal Amerika Serikat Prosci, menjadi solusi praktis yang efektif, karena mudah dipelajari, logis, dan berfokus pada tindakan serta hasil yang dibutuhkan untuk mengubah sesuatu.
Banyak inisiatif change management berkonsentrasi pada langkah-langkah yang dibutuhkan untuk mengubah organisasi. Namun, ADKAR melangkah lebih jauh dengan menekankan bahwa perubahan organisasi hanya terjadi ketika setiap karyawan dapat berhasil melakukan transisi.
ADKAR merupakan singkatan dari awareness, desire, knowledge, ability, reinforcement. Penjelasannya yaitu:
- A: kesadaran akan kebutuhan akan perubahan
- D: keinginan untuk mendukung dan berpartisipasi dalam perubahan
- K: pengetahuan tentang cara melakukan perubahan
- A: kemampuan untuk mengimplementasikan perubahan
- R: penguatan untuk mempertahankan perubahan
Model yang dikembangkan oleh Jeff Hiatt ini berfokus pada lima tindakan dan hasil yang diperlukan oleh perubahan. Secara tidak langsung, hal itu memengaruhi keberhasilan perubahan organisasi.
2. 8 steps change model oleh Kottler
John Kottler mengembangkan 8 steps change model sebagai respons terhadap survei kepada lebih dari 100 perusahaan yang sedang mengalami perubahan. Model ini menekankan pada orang-orang yang mengalami perubahan tersebut. Adapun delapan langkah tersebut:
1. Menciptakan rasa urgensi
Menciptakan rasa urgensi seputar kebutuhan terhadap perubahan. Ini dapat memulai efek domino yang membuat segala sesuatunya bergerak.
2. Membangun tim kolaboratif yang kuat
Tahap ini sering kali membutuhkan kepemimpinan yang kuat untuk meyakinkan orang bahwa perubahan diperlukan. Seseorang harus memimpin perubahan, mengelolanya saja tidaklah cukup.
3. Mengembangkan visi yang berorientasi pada perubahan
Visi yang jelas dapat memudahkan orang-orang untuk memahami motivasi di balik tujuan perusahaan.
4. Berkomunikasi untuk mendapatkan dukungan
Keberhasilan perubahan ditentukan oleh apa yang perusahaan lakukan dengan visinya. Oleh karena itu, tim perubahan perlu berkomunikasi kepada semua karyawan secara dengan jelas dan dilakukan rutin. Pemimpin perlu menanamkan pesan perubahan dalam setiap hal yang ia lakukan.
5. Hilangkan hambatan
Dalam perubahan, perusahaan perlu menghilangkan hambatan agar dapat memberdayakan orang-orang yang dibutuhkan untuk menjalankan visi perusahaan, sehingga mereka menjalankan perubahan dan bergerak ke depan.
6. Berikan kemenangan
Tidak ada yang lebih memotivasi selain kesuksesan. Jadi, di awal proses perubahan, tim perlu memberikan sedikit rasa kemenangan karena karyawan membutuhkan hasil yang dapat dilihat dengan cepat. Tanpa hal itu, mereka akan skeptis dan sinis yang bisa menghambat kemajuan perubahan.
7. Bangun perubahan
Dalam setiap perubahan, Anda dan tim berkesempatan untuk membangun langkah yang berhasil dilakukan berdasarkan strategi yang telah dibuat. Di sini, Anda juga bisa menentukan area yang perlu diubah atau ditingkatkan.
8. Pastikan perubahan bertahan
Lakukan upaya berkelanjutan untuk menjamin bahwa perubahan terlihat di semua area perusahaan. Ini akan membantu memperkuat perubahan dalam budaya perusahaan.
Artikel terkait: Cek, Definisi Dan Contoh Manajemen Perubahan
10 Best Practices untuk Memimpin Change Management bagi Pemimpin dan Tim HR
Mencapai tujuan perubahan bukanlah gerakan yang terjadi dalam semalam. Pemimpin perubahan membutuhkan kesabaran dan ketahanan untuk melihat dampak strategi perubahan dari waktu ke waktu.
Bila Anda dan tim bertugas untuk memimpin perubahan, maka best practice di bawah ini dapat Anda jadikan referensi agar mempermudah transisi:
1. Berikan Informasi
Agar karyawan dapat membuat keputusan tepat dan rencana efektif, mereka membutuhkan bantuan dan informasi dari Anda. Jadi, Anda perlu memberikan mereka informasi yang berhubungan dengan perubahan. Misalnya, tujuan dan langkah perubahan, waktu pembaruan dimulai, dampak yang akan terjadi, antisipasi yang harus dilakukan, penerimaan umpan balik, hingga menyiapkan penyesuaian jika diperlukan.
2. Bersikap positif
Pemimpin perubahan harus berperan sebagai kompas bagi semua karyawan. Jika Anda adalah pemimpin tim, berarti tim akan mengandalkan Anda setiap kali mereka merasa tidak yakin terhadap langkah dalam menghadapi suatu situasi. Di sini, Anda perlu menunjukkan sikap netral dan reseptif, meskipun Anda belum sepenuhnya setuju dengan perubahan tersebut.
Penelitian Emma Seppälä dan Kim Cameron menemukan bahwa biasanya ada satu orang di tempat kerja yang bertanggung jawab atas sebagian besar kemajuan, peningkatan kinerja, dan kesejahteraan semua karyawan. Pemimpin ini dikenal sebagai pemberi energi positif.
3. Membawa ritual
Ketika sedang mengalami perubahan, Anda tidak boleh sepenuhnya meninggalkan ritual tim. Yang harus Anda lakukan yaitu berfokus pada tujuan tim, memfasilitasi dukungan, memantau kinerja, dan merayakan pencapaian.
4. Mendelegasikan tugas
Ungkapkan kembali apresiasi Anda kepada setiap anggota tim dan mendorong mereka tetap mengikuti arah baru. Teruslah mendelegasikan tugas kerja dan memberikan karyawan lebih banyak suara dalam keputusan sehari-hari sesuai kebutuhan. Pertimbangkan tahap emosional karyawan saat ini, tingkat pengalaman, kemampuan, dan tugas saat menentukan tingkat wewenang yang tepat untuk diberikan.
5. Berempati
Anda wajib menunjukkan empati kepada anggota tim. Hal ini membantu mereka dalam bereaksi terhadap perubahan, sehingga dapat mengatasi hambatan dengan mudah. Pastikan karyawan memiliki akses kepada Anda agar mereka merasa didukung. Anda juga dapat menggunakan isyarat dari karyawan untuk menentukan kapan harus lebih terlibat dan kapan harus mundur.
6. Pendekatan terstruktur
Tetapkan tujuan jangka pendek, kerangka waktu, prioritas, dan standar untuk membantu tim Anda mendapatkan kembali keseimbangan dalam menghadapi perubahan.
7. Berikan pengakuan
Pengakuan karyawan selama proses perubahan manajemen sangat penting dilakukan, karena langkah ini untuk mengungkapkan apresiasi yang tepat waktu, sering, dan berbasis nilai serta memberikan umpan balik untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik.
8. Informasi terbaru kepada manajemen atas
Berikan masukan yang jujur tentang dampak perubahan terhadap pekerjaan dan orang-orang yang terlibat kepada manajemen tingkat atas. Dengan demikian, manajemen memiliki pengetahuan yang diperlukan untuk membuat penilaian yang bijaksana.
9. Kelola ekspektasi
Mengelola ekspektasi dapat menghindarkan Anda dan tim dari kekecewaan jika rencana tidak berjalan sesuai harapan. Jadi, dorong tim untuk mengenali kondisi menantang atau hambatan yang akan terjadi. Dengan demikian, mereka pun bereaksi sewajarnya dan merespons dengan tepat.
10. Praktikkan 4V
4V bukanlah strategi perubahan yang berdiri sendiri, tetapi bagian dari rencana yang lebih komprehensif yang akan digunakan segera setelah perubahan berjalan. Tak ada salahnya untuk mempraktikkan 4V, yaitu:
- Visibility: selama periode ini, pastikan Anda selalu ada, terlihat, dan terlibat dengan karyawan
- Variability: berikan ruang untuk reaksi pribadi yang berbeda dan lebih banyak fleksibilitas di tempat kerja
- Ventilation: izinkan karyawan untuk menceritakan kisah mereka, membandingkan reaksi, dan mengekspresikan perasaan melalui saluran komunikasi formal dan informal
- Validation: ucapkan terima kasih kepada karyawan dan akui upaya mereka, karena pengakuan bermakna dan pujian verbal sangat membantu di masa sulit tersebut
Setiap langkah dalam strategi change management, perusahaan membutuhkan perencanaan, penyempurnaan, dan implementasi dengan cermat. Sebelum memimpin perubahan, tim dapat mengikuti reskilling untuk menjadi pemimpin perubahan yang lebih baik dan mendorong perubahan terhadap karyawan.
Leave a Reply