Panduan Membuat Surat Penawaran Kerja Karyawan Baru

Setelah proses panjang rekrutmen tibalah saatnya perekrut menyiapkan langkah selanjutnya, yaitu close the deal dan mulai mempersiapkan penerimaan kandidat dengan mengeluarkan surat penawaran kerja (offer letter).

Caranya adalah dengan mulai menawarkan posisi secara resmi kepada kandidat terpilih melalui offer letter, atau surat penawaran kerja.

Surat Penawaran Kerja atau Job Offer Letter adalah langkah pertama hubungan kerja profesional dimulai. Itulah sebabnya, penting untuk menyusun surat penawaran kerja yang terstruktur baik. Selain itu, adanya surat penawaran kerja juga sebagai tanda bahwa perusahaan memperhatikan sistem dokumen yang baik.

Surat Penawaran Kerja, Apa Fungsi Sebenarnya?

Saat tim perekrut sudah menetapkan kandidat pilihan, biasanya mereka akan menghubungi kandidat menginformasikan keputusan tersebut dan menawarkan posisi yang dimaksud.

Biasanya, job offer dilakukan via telepon sebagai pilihan cepat dalam informasi. Setelah itu disusul dengan email dengan melampirkan surat penawaran kerja atau biasa juga disebut surat penawaran kerja.

Jadi, baik melalui verbal (telepon) atau bahkan chat sekalipun, perusahaan harus tetap mengundang karyawan secara formal melalui surat penawaran kerja.

Karena di dalam surat penawaran kerja inilah setiap hak dan kewajiban karyawan baru bisa jelas dan dimengerti, terutama oleh pihak karyawan yang akan diterima di sebuah perusahaan.

Dengan kata lain sebuah surat penawaran kerja akan membantu perusahaan dan pekerja untuk bisa mengerti mengenai kewajibannya masing-masing. Adanya offer letter ini sebenarnya sangat membantu perusahaan dalam menjelaskan apa yang diinginkan bagi karyawan.

Surat penawaran kerja yang awalnya hanya merupakan penawaran saja pada akhirnya diharapkan dapat menjadi suatu kesepakatan yang sah antara perusahaan dan pegawai.

Memberikan surat penawaran kerja yang tepat dan sesuai tentu akan membangun kepercayaan yang baik dari kedua belah pihak, baik pekerja maupun perusahaan.

Informasi yang Perlu Dicantumkan Di dalam Surat Penawaran Kerja Karyawan Baru

Sebuah surat penawaran kerja setidaknya harus memiliki informasi seperti di bawah berikut:

Nama jabatan, posisi, dan divisi dari calon karyawan
Job description, termasuk detail terkait tentang peran, kondisi kerja, struktur departemen, atau ketentuan kerja lainnya.
Tanggal mulai bekerja yang disepakati.
Jadwal kerja, terdiri dari jam masuk, jam istirahat, jumlah jam kerja yang harus dipenuhi setiap minggu atau bulan.
Report line, kepada siapa dan/atau bagian apa karyawan harus melapor.
Pengupahan atau gaji, termasuk rincian gaji kotor sebelum pemotongan pajak, nominal take home pay (gaji bersih), dan tunjangan lainnya seperti THR dan/atau bonus akhir tahun.
Jatah cuti berbayar dan tidak berbayar, cuti tahunan, cuti sakit, cuti haid, cuti hamil dan melahirkan, serta kebijakan tentang percutian khusus lainnya.
Fasilitas, benefit, insentif, dan kompensasi yang akan didapatkan, misalnya asuransi kesehatan wajib dari pemerintah (BPJS), asuransi swasta, iuran BPJS Ketenagakerjaan, pinjaman laptop dari kantor, jatah parkir, reimbursement, uang lembur, dan benefit-benefit lainnya yang sudah dijabarkan saat proses wawancara.
Tanggal habis tempo, alias tenggat waktu bagi calon karyawan selambat-lambatnya menyerahkan kembali surat tawaran kerja yang sudah ditandatangani.

8 Tips Pembuatan Surat Penawaran Kerja

Tergantung dari tiap situasi ada beberapa contoh surat penawaran kerja yang bisa digunakan perusahaan. demi membantu anda dalam membuatnya, berikut kami cantumkan 8 tips membuat surat penawaran kerja untuk kandidat.

1. Hubungi kandidat via telepon terlebih dahulu

Sebelum memberikan surat penawaran kerja, Anda dapat menghubungi calon karyawan terlebih dahulu melalui telepon.

Tujuannya untuk memberitahu bahwa kandidat sudah sampai di tahap penawaran kerja dan selanjutnya akan diadakan pertemuan untuk membahas hal tersebut, atau dapat juga memberi tahu bahwa offer letter akan dikirim melalui email.

Melalui telepon, Anda juga bisa menjelaskan langkah-langkah selanjutnya yang harus dilakukan calon karyawan, seperti kapan harus menandatangani surat penawaran kerja tersebut.

2. Simpan Template Surat Penawaran Kerja

Karena perekrut tidak menggunakan surat penawaran kerja untuk satu orang saja, pastikan Anda memiliki template atau format surat yang bisa digunakan kapan saja. Sehingga tidak memakan waktu dan tidak ada perbedaan signifikan dari format surat penawaran kerja antar karyawan.

3. Berikan Ucapan Selamat Kepada Calon Karyawan

Di awal, Anda dapat memberikan ucapan selamat/pujian kepada calon karyawan karena sudah sampai di tahap penawaran kerja. Hal ini dapat Anda tuliskan di bagian awal surat sebagai bentuk sikap ramah tamah dan sikap profesional.

4. Cantumkan Detail Pekerjaan

Di dalam surat penawaran kerja, Anda harus mencantumkan nama calon karyawan dan posisinya jika diterima. Jangan ketinggalan, detail poin-poin job description dari posisi tersebut.

Surat penawaran kerja yang mencantumkan job description secara lengkap bisa menjadi dasar pertimbangan karyawan dalam menerima tawaran pekerjaan dari Anda.

5. Personal Approachment

Menulis surat menggunakan template memang akan lebih efisien dan menghemat waktu. Tetapi, Anda juga dapat memberikan sentuhan personal yang menunjukkan bahwa Anda sangat menghargai calon karyawan.

Anda bisa menyoroti kelebihan calon karyawan, seperti pengalaman dan keterampilan spesifik. Misalnya, Anda dapat menuliskan, “Dengan pengalaman Anda lebih dari lima tahun sebagai digital marketing…” atau “Keterampilan Anda yang mengagumkan dalam…” dan lanjutkan dengan, “…sangat kami butuhkan untuk mendukung kinerja divisi.”

6. Calon Karyawan = Mitra Kerja Anda

Perlakukan calon karyawan sebagai calon mitra. Pada surat penawaran kerja, Anda dapat mencantumkan bahwa calon karyawan adalah mitra penting dalam berkontribusi di perusahaan.

Tidak ada yang lebih menguntungkan perekrut daripada rasa ketertarikan kandidat terhadap perusahaan, jadi tunjukkan apresiasi dan antusiasme Anda di awal.

7. Yakinkan Kandidat bahwa Perusahaan Anda Pilihan yang Tepat

Untuk mendorong calon karyawan agar menerima tawaran Anda, yakinkan mereka bahwa perusahaan Anda merupakan lingkungan yang tepat bagi mereka untuk mengembangkan diri lebih baik.

Tekankan bahwa perusahaan Anda sangat menghargai bakat-bakat terbaik seperti kualitas yang dimiliki kandidat.

8. Double-check Sebelum Kirim

Ini yang kerap terlupakan oleh beberapa HRD. Double-check seluruh isi surat sebelum mengirimnya ke kandidat, bahkan sebelum meminta tanda tangan manajer!

Khususnya, perhatikan detail pada bagian informasi kandidat seperti nama dan gelarnya, setelah itu bagian hak dan tanggung jawab. Pastikan tidak ada miss-type, sebagaimana itu menunjukkan profesionalisme Anda juga.

Template Job Offer Letter Sederhana

Jika Anda menginginkan sampel surat penawaran pekerjaan sederhana, maka template ini cocok untuk Anda.

Ini adalah template e-mail tawaran pekerjaan yang dapat Anda gunakan ketika Anda telah menemukan kandidat yang sempurna dan ingin secara resmi menawarkan posisi kepada mereka.

Jangan ragu menyesuaikannya untuk memasukkan sebanyak mungkin detail yang menurut Anda ingin diketahui kandidat Anda sebelum menandatanganinya.

Contoh Template Surat Penawaran Kerja

Surat Penawaran Kerja (Job Offer Letter) Sample

Nama kandidat

Kepada Yth. Bapak/Ibu/Saudara/Saudari (nama kandidat)

di (alamat kandidat)

Pembuka surat

Dengan senang hati, kami mewakili (nama perusahaan) menyampaikan informasi bahwa Anda terpilih untuk mengisi posisi (nama pekerjaan) di perusahaan kami.

Selama proses seleksi dan wawancara, kami sangat terkesan dengan keterampilan dan pengalaman Anda, dan kami percaya bahwa hal tersebut sangat bernilai dan dapat memberikan kontribusi bagi perusahaan kami.

Posisi/jenis pekerjaan dan lokasi kerja

Apabila menerima tawaran ini, Anda akan memegang posisi sebagai (nama jabatan) dan akan bertugas di (lokasi kantor/perusahaan). Anda akan bertugas di bawah supervisi (nama dan jabatan atasan langsung).

Tanggal mulai bekerja

Kami berharap Anda dapat bergabung dengan kami mulai (tanggal mulai kerja). Seandainya berhalangan pada tanggal tersebut, kami mohon Anda dapat segera menghubungi dan memberitahukan kepada kami.

Deskripsi pekerjaan

Posisi/jabatan ini bersifat (permanen/kontrak/paruh-waktu) dengan tugas dan tanggung jawab seperti disebutkan dalam deskripsi pekerjaan yang kami lampirkan bersama surat penawaran kerja ini.

Waktu/hari kerja

Anda diharapkan untuk bekerja selama (jumlah jam) jam seminggu, dengan waktu kerja (jumlah hari) hari dari (hari) sampai (hari). Jam kerja Anda dimulai pukul (jam masuk) hingga (jam pulang).

Masa percobaan (untuk PKWTT)

Anda akan menjalani masa percobaan selama (jumlah bulan) bulan, yang mana dalam waktu tersebut masing-masing pihak berhak memutuskan hubungan kerja dengan memberikan pemberitahuan tertulis (satu/dua) minggu sebelumnya.

Pengupahan

Atas kontribusi Anda menjalankan tanggung jawab pekerjaan, perusahaan kami akan memberikan imbalan berupa kompensasi yang terdiri atas:

Gaji pokok (nominal)
Tunjangan tetap (nominal)
Tunjangan tidak tetap/kehadiran (nominal)

Yang akan dibayar setiap bulan melalui (transfer bank/langsung) pada tanggal (kisaran tanggal penggajian).

Perusahaan kami juga memberikan bonus tahunan berdasarkan laba usaha. Selain itu, Anda juga mendapat perlindungan asuransi kesehatan dan jaminan sosial yang kami berikan dalam bentuk tunjangan setiap bulan.

Cuti

Perusahaan memberi Anda hak cuti berbayar (jumlah hari) hari dalam setahun dan cuti sakit (jumlah hari) hari.

Batas waktu

Apabila Anda menerima tawaran pekerjaan ini, mohon untuk menandatangani salinan surat ini dan mengirimkan kembali kepada kami sebelum (tanggal).

Seandainya Anda memiliki pertanyaan atau membutuhkan informasi lebih lanjut, Anda dapat menghubungi (nama dan kontak). Kami sangat menantikan dan menyambut Anda bergabung dengan perusahaan kami.

Penutup

Hormat kami,

(nama dan jabatan pengirim)

Kesimpulan

Surat penawaran kerja ini merupakan bagian penting di akhir proses rekrutmen karena berisi penjelasan detail mengenai hak dan kewajiban calon karyawan.

Sehingga HRD harus membuat surat penawaran kerja ini dengan teliti dan juga menarik agar calon karyawan tertarik untuk bergabung dengan perusahaan Anda.

Adanya surat penawaran kerja juga akan membuktikan profesionalisme Anda kepada kandidat, jadi pastikanlah untuk selalu menyiapkannya dengan informasi penting bagi kandidat maupun perusahaan.