Seperti kita tahu, software human resource information system (biasa disingkat dan disebut HRIS), menjadi alat penting bagi praktisi HR dalam menyelesaikan tugasnya.
Bukan hanya karena saat ini perkembangan di dunia teknologi tidak terhentikan. Namun karena migrasi peran divisi HR yang semakin terlihat nyata. HRD hari ini semakin dituntut untuk mengelola SDM dan organisasi melalui analisis data.
Untuk bisa melakukannya, praktisi HR harus mulai terbiasa menggunakan software HRIS. Namun sebelumnya, perusahaan juga harus paham software seperti apa yang dapat membantu mereka.
Komponen dalam Software HRIS
Karena lingkup pekerjaan HR yang banyak, dalam sebuah software HRIS pun umumnya terdapat beberapa fitur yang disediakan demi memudahkan praktisinya.
Fitur atau komponen HRIS yang paling biasa ditemui adalah:
Database
HRD terkenal dengan berbagai pekerjaan yang bersifat administratif dan manual. Termasuk juga pendataan karyawan.
Pendataan karyawan dengan cara manual memberi ruang human error dalam pekerjaan. Padahal, data karyawan bersifat rahasia dan berbahaya jika sampai bocor.
HRIS memiliki peran untuk menyimpan data-data terkait karyawan atau perusahaan dengan otomatis dan jauh lebih aman.
Pengaturan kompensasi
Pekerjaan HRD lain yang tak kalah pentingnya adalah pengelolaan kompensasi karyawan. Biasa juga dikenal dengan sistem payroll.
Pengelolaan payroll (dan paket comben lain jika tersedia) bisa berakibat fatal jika terjadi kesalahan karena proses manual. Maka itu, otomatisasi menjadi alasan utama komponen ini tersedia di HRIS.
Pengelolaan attendance karyawan
Di zaman hybrid working system, komponen ini sangat dibutuhkan banyak organisasi, sehingga menjadi nilai jual lebih bagi para penyedia.
Pengelolaan kehadiran karyawan biasanya disertai dengan fitur GPS sebagai alat pelacak lokasi karyawan yang tidak bisa hadir di kantor.
Data kehadiran otomatis ini juga biasanya terintegrasi dengan sistem payroll di software HRIS.
Rekrutmen
Saat ini, HRIS bahkan ada yang menyediakan komponen untuk mempermudah proses rekrutmen. Mulai dari penyaringan kandidat, penjadwalan interview, hingga penerimaan.
Pada software yang lebih canggih, penyedia layanan juga memiliki komponen onboarding untuk karyawan baru.
Pengelolaan kinerja karyawan
Menilai kinerja karyawan menjadi kunci apakah HRD mampu mengelola SDM dengan tepat atau tidak, dan hal ini berdampak besar bagi pertumbuhan perusahaan.
Tiap penyedia layanan tentunya memiliki sistemnya tersendiri, tetapi saat ini banyak yang bersifat customizable, alias bisa diatur sesuai kebutuhan perusahaan.
Apa yang Pengguna Dapatkan dari Software HRIS?
Output dari penggunaan software HRIS tidak berhenti sampai di ‘pengelolaan yang mulus’. Software mdoern seperti ini memberikan perusahaan lebih dari sekadar itu.
Alasan kenapa keberadaan software HRIS menjadi vital bagi organisasi adalah adanya insight yang bisa didapatkan dari data yang dihasilkan. Ya, HRD kini harus memahami cara menganalisis data.
Melakukan analisis dari data-data HRIS akan memberikan informasi baru dengan bukti analitik. Ini jelas akan mempercepat cara manajemen membuat sebuah keputusan, atau membentuk strategi baru.
Dengan begitu, perusahaan tahu harus menaruh fokus di aspek apa, harus membenahi bagian mana, semua dengan sistematis dan data yang valid. Melakukan hal tersebut bisa memperbaiki produktivitas dan mempercepat pertumbuhan perusahaan.
Kunci Memilih Software HRIS yang Tepat
Tidak ada penjelasan pasti bagi kata ‘tepat’. Semua kembali ke kebutuhan tiap perusahaan. Namun, ada key point yang perlu diperhatikan oleh setiap calon pengguna ketika memilih software HRIS pertamanya.
1. Pelajari fitur dan komponen HRIS
Sebagai langkah pertama, pastikan Anda mengerti apa dan bagaimana software HRIS biasanya berfungsi. Jangan sampai asal pilih tanpa melakukan riset produk.
Ini termasuk untuk menjadi ‘cerewet’ dengan para penyedia software HRIS ketika Anda memelajari produk mereka.
2. Fitur yang sesuai kebutuhan
Pilihlah software yang menyediakan fitur sesuai kebutuhan Anda saat ini.
Bagaimana dengan kebutuhan beberapa tahun mendatang? Tentu penting untuk dipertimbangkan. Maka itu, akan lebih baik jika Anda bisa menemukan penyedia yang menyediakan fitur customizable.
3. Keamanan
Kunci yang terakhir adalah tentang keamanan data. Sekali lagi, software HRIS adalah sebuah alat penyimpanan digital bagi data-data HRD yang biasanya dikelola secara manual. Yang mana, mereka bersifat rahasia.
Jadi, pastikan bahwa software yang Anda pilih memiliki tingkat keamanan yang baik dan kuat, juga didukung tim after sales yang kompeten untuk membantu Anda selama penggunaan.
Penutup
Melihat pentingnya software HRIS bagi perusahaan, tidak ada lagi ruang keraguan untuk mulai memakainya.
Dan tahukah Anda, bahwa di Indonesia sendiri sudah banyak sekali tersedia penyedia layanan software HRIS? Salah satunya adalah LinovHR.
LinovHR diketahui memiliki fitur yang lengkap, mulai dari database hingga sistem pengelolaan pelatihan karyawan.
Dikutip dari pojoksatu.id, Head Development LinovHR mengatakan bahwa mereka memanfaatkan resource yang ada untuk dapat terus berinovasi menyesuaikan kebutuhan perusahaan.
Dengan dukungan fitur dan modul yang lengkap, perusahaan memiliki bank data yang kaya yang akan mendukung proses pengambilan keputusan.
Akhirnya, software HRIS modern mampu mendukung perusahaan dalam manajemen SDM yang efektif dan efisien, serta pengambilan keputusan yang tepat.
Leave a Reply