Perhatikan 4 Hal Ini Dalam Sistem Reimbursement

Sistem reimbursement adalah suatu mekanisme untuk mengganti dana yang telah dikeluarkan oleh seseorang untuk kepentingan pekerjaan atau bisnis.

Dalam pengelolaan keuangan perusahaan, penerapan sistem reimbursement menjadi langkah yang krusial untuk memastikan transparansi dan efisiensi dalam penanganan biaya operasional.

Sebelum mengimplementasikan sistem ini, Anda perlu memahami konsep reimbursement, ragam jenisnya, dan hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunannya.

Sistem Reimbursement Adalah

Sistem reimbursement adalah sebuah sistem di mana suatu pihak mengganti uang atau dana yang sebelumnya dikeluarkan oleh individu untuk keperluan bisnis.

Dalam praktiknya, tidak semua pengeluaran dapat dianggap sebagai reimbursement. Biasanya, perusahaan hanya mengganti dana bila ada pengeluaran yang berkaitan dengan kepentingan perusahaan dan didukung oleh bukti pembayaran yang sah.

Reimbursement adalah dana yang dikembalikan dengan tujuan tertentu, seperti untuk menutupi biaya perjalanan, pengeluaran kesehatan, atau pengeluaran yang berhubungan dengan operasional. Biasanya, pengembalian dana dilakukan ketika karyawan mengajukan klaim atau permohonan untuk mendapatkan penggantian atas biaya yang telah mereka keluarkan.

3 Jenis Reimbursement

Reimbursement menjadi tiga jenis, yaitu:

1) Pajak

Jenis reimbursement ini dipergunakan dalam rangka pembayaran pajak kepada pemerintah. Mekanismenya adalah perusahaan akan menghitung pajak pendapatan karyawan, lalu memotongnya sebelum gaji diberikan. Jika ternyata karyawan telah membayarkan pajak, mereka dapat mengajukan reimbursement kepada perusahaan.

2) Asuransi

Di bidang asuransi, sistem reimbursement diberlakukan ketika pemegang polis mengajukan untuk mendapatkan perawatan medis tanpa menghubungi pihak asuransi terlebih dahulu, sehingga ia menanggung biaya perawatannya.

Selanjutnya, pemegang polis mengajukan klaim atau reimbursement kepada pihak asuransi untuk mengganti biaya yang telah ia keluarkan. Namun, saat ini banyak asuransi yang menerapkan sistem kartu cashless kepada pemegang polis.

3) Legal

Reimbursement di bidang hukum sering disebut sebagai tunjangan reimbursement. Ini adalah pembayaran pengganti untuk waktu dan uang yang dikeluarkan pada prospek dan perkembangan finansial.

Apa Yang Bisa Diajukan Sebagai Reimbursement?

Terdapat beberapa jenis dana yang dapat diajukan dalam sistem reimbursement, yakni:

#1 Perjalanan bisnis

Biaya yang diajukan untuk reimbursement dalam konteks perjalanan bisnis sering kali mencakup berbagai pengeluaran yang dikeluarkan oleh karyawan selama melakukan perjalanan bisnis, baik di luar kota atau di luar negeri. Pengeluaran ini melibatkan biaya visa, transportasi, penginapan, makanan, sewa kendaraan operasional, hingga bahan bakar kendaraan.

2) Transportasi

Klaim reimbursement transportasi ini termasuk biaya parkir, tol, dan bahan bakar yang dikeluarkan oleh karyawan ketika melaksanakan pekerjaan.

3) Kesehatan

Biaya kesehatan merupakan bagian dari pengeluaran yang dapat diajukan sebagai reimbursement. Namun, setiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri dalam hal ini.

Beberapa perusahaan serin gkali memanfaatkan tunjangan BPJS sebagai bentuk dukungan biaya kesehatan sehingga pembayarannya tidak melibatkan proses reimbursement, melainkan menanggung iuran BPJS setiap bulannya.

4) Makanan

Pengeluaran untuk makanan yang dikeluarkan oleh karyawan selama perjalanan bisnis dan kegiatan rapat atau pertemuan dengan klien dapat diajukan sebagai reimbursement kepada perusahaan.

5) Perlengkapan pekerjaan

Reimbursement juga dapat melibatkan penggantian biaya yang dikeluarkan oleh karyawan untuk membeli perlengkapan atau peralatan yang diperlukan dalam mendukung pelaksanaan tugas pekerjaan mereka.

Artikel selanjutnya: Pekerjaan Paling Diminati Di Sektor Kesehatan

Perhatikan 4 Hal ini Sebelum Membuat Sistem Reimbursement Di Kantor

Untuk mengimplementasikan sistem reimbursement di kantor, pastikan Anda memperhatikan empat hal di bawah ini.

1) Kebijakan jelas

Tim HR dan manajemen harus memiliki kebijakan jelas dan transparan dalam pelaksanaan sistem reimbursement. Pastikan semua karyawan telah memahami kejibakan dan batasan reimbursement.

2) Kemudahan pengajuan

Perusahaan perlu menerapkan kemudahan pengajuan reimbursement yang sederhana dan efisien bagi karyawan. Langkah ini mengurangi beban administratif bagi karyawan dan memastikan bahwa klaim reimbursement dapat diproses dengan cepat.

3) Terintegrasi

Sebaiknya, hubungkan pengajuan reimbursement dengan sistem keuangan perusahaan. Langkah ini akan mempermudah pelacakan dan pemantauan pengeluaran, serta mengurangi risiko human error. Dalam konteks ini, perusahaan dapat menggunakan HRIS yang terintegrasi dalam sistem keuangan perusahaan.

4) Kemudahan pelaporan

Selain memudahkan karyawan, sistem reimbursement juga harus memudahkan pelaporan kepada manajemen. Fitur laporan yang komprehensif dan mudah dimengerti akan membantu manajemen untuk memahami pengeluaran dan perusahaan memberikan gambaran tentang anggaran yang digunakan oleh perusahaan. Bahkan laporan ini dapat digunakan sebagai proyeksi anggaran tahun berikutnya.

Artikel berikutnya: Apa Skill Bahasa Asing Diperlukan Oleh Bisnis?

Contoh Formulir Reimbursement

Ini adalah contoh formulir reimbursement yang dapat Anda jadikan referensi dalam penyusunan sistem pengajuan biaya.

Sistem Reimbursement Adalah Metode Yang Bermanfaat

Sistem reimbursement adalah salah satu metode yang bermanfaat bagi perusahaan maupun karyawan. Ini memberikan kemudahan karyawan untuk mengajukan klaim secara cepat sehingga dapat meningkatkan kepuasan dan kesejahteraan karyawan.

Oleh karena itu, tim HR perlu memperhatikan prosedur serta kebijakan pengajuan klaim agar tidak ada keterlambatan proses, kesalahan penghitungan, dan fraud.