Kebijakan perusahaan dibuat untuk menetapkan ekspektasi dan memberikan panduan tentang cara menangani situasi di tempat kerja secara konsisten. Sebagian besar kebijakan hanya memberikan arahan tentang perilaku yang boleh atau tidak boleh dilakukan oleh karyawan di lingkungan kerja.
Di sisi lain, kehadiran kebijakan ini sebagai bentuk respons dari perusahaan yang kerap dihadapkan dengan masalah hubungan karyawan, sehingga membutuhkan pendekatan yang tepat untuk menanganinya. Ini juga dapat menjaga ketertiban dalam organisasi dan memastikan semua karyawan mendapatkan perlakuan adil dan setara.
Apa Itu Kebijakan Perusahaan?
Kebijakan perusahaan adalah seperangkat pedoman internal yang menetapkan sebuah peraturan dan harapan organisasi. Pedoman ini menjabarkan hukum-hukum, aturan-aturan, sasaran-sasaran, dan bisa digunakan oleh manajer perusahaan dalam pengambilan keputusan.
Sebaiknya, kebijakan memuat tentang cara bertindak individu yang terencana dan konsisten untuk mencapai tujuan perusahaan serta mudah diinterpretasikan dan dimengerti oleh semua karyawan. Biasanya, pelaksanaan kebijakan diawasi oleh manajemen atau tim HR.
Siapa penentu kebijakan?
Tanggung jawab untuk mengembangkan kebijakan tergantung dari ukuran dan struktur perusahaan. Sebagai pemilik usaha kecil, Anda bisa mengembangkan sebagian besar kebijakan, lalu bekerja sama dengan manajer dan pemimpin divisi lainnya. Ini dilakukan karena kebijakan perusahaan berasal dari visi dan tujuan perusahaan yang dibentuk dalam rapat manajemen strategis tingkat.
Di beberapa organisasi lainnya, manajer departemen dapat mengembangkan kebijakan dan prosedur khusus departemen berdasarkan sifat tugas dan pekerjaan. Namun, tak sedikit tim HR yang berperan dalam pengembangan dan penyusunan kebijakan perusahaan.
Apakah kebijakan dan peraturan perusahaan sama?
Secara sederhana, keduanya mirip tetapi berbeda. Kebijakan adalah aturan yang dibuat oleh perusahaan untuk mencapai tujuan dan sasaran untuk menjalankan rencana.
Di sisi lain, peraturan perusahaan adalah aturan yang dibuat untuk membuat orang lain patuh dan berperilaku dengan cara tertentu. Ini juga memiliki efek hukum dan dianggap sebagai pembatasan yang diberlakukan oleh otoritas untuk membuat orang lain mengikuti kode etik yang diinginkan.
Dengan kata lain, peraturan bersifat membatasi dan menjatuhkan sanksi kepada seseorang yang melanggar, sementara kebijakan adalah pedoman yang membantu organisasi untuk mencapai tujuan jangka panjang.
Baca juga: Mengenal BSU Kemnaker Dan Kebijakan Perusahaan
5 Manfaat Memiliki Kebijakan Bagi Organisasi
Organisasi yang memiliki kebijakan akan menunjukkan kompetensi dan memberikan pedoman yang jelas kepada semua karyawan. Adapun, beberapa manfaat dari memiliki kebijakan, yaitu:
1. Meningkatkan Kepatuhan
Setiap industri memiliki seperangkat undang-undang dan peraturan standar. Dengan kebijakan, organisasi akan mematuhi undang-undang serta peraturan industri internasional hingga lokal. Perusahaan juga perlu memperbarui regulasi yang kerap berubah sesuai dengan praktik industri.
2. Tingkatkan Proses Internal
Saat bisnis berkembang secara global, perusahaan perlu memastikan konsistensi pada semua kegiatan operasional. Salah satu caranya adalah membuat kebijakan guna memperjelas proses, memastikan pencapaian tujuan, serta membantu karyawan dalam memberikan nilai dan konsistensi kepada pelanggan.
3. Penyelesaian masalah
Kebijakan dapat mencegah insiden di tempat kerja dan memberikan solusi keselamatan yang benar. Ini akan membantu perusahaan untuk mencegah masalah, tidak mengabaikan insiden, dan mengetahui cara pencegahannya.
4. Karyawan tahu mencari bantuan
Dengan kebijakan perusahaan, karyawan mengetahui ke mana mereka mencari bantuan saat membutuhkannya. Jadi, manajemen dan tim HR wajib membuat kebijakan yang detail, jelas, dan transparan. Upaya ini akan membantu tim HR dalam pengeloaan SDM lebih efektif.
5. Proses dan prosedur konsisten
Dengan kebijakan, karyawan karyawan akan mengikuti proses dan prosedur kerja secara konsisten. Jika terjadi kesalahan, maka hal itu akan cepat teridentifikasi dan mudah diatasi. Waktu dan sumber daya pun menjadi lebih efisien ketika semua karyawan mengikuti kebijakan dengan tepat.
Artikel berikutnya: 3 Tantangan Employee Referral & Penyusunan Kebijakannya
5 Kiat Menyusun Kebijakan Perusahaan
1) Mendapatkan persetujuan
Sebelum membuat kebijakan, tim HR da manajemen perlu mendapatkan persetujuan dari jajaran pemimpin, terlebih jika ada upaya ini mendorong pembentukan company culture.
2) Selaras dengan tujuan perusahaan
Biasanya, kebijakan berisi tentang usaha untuk meningkatkan keuntungan, efisiensi, moral karyawan, atau memecahkan masalah yang ada di lingkungan kerja. Namun, yang tak kalah penting adalah kebijakan harus selaras dengan tujuan organisasi.
3) Tetapkan format
Dalam penyusunan kebijakan, Anda dapat menetapkan format penulisan agar mudah dipahami oleh karyawan. Misalnya, format berikut ini:
- Document header: informasi kebijakan termasuk judul, tanggal berlaku, tanda tangan pemberi persetujuan, dan departemen
- Pendahuluan: alasan mengapa menyusun kebijakan
- Pernyataan kebijakan: kebijakan yang spesifik untuk topis di pendahuluan
- Definisi: mengartikan istilah jika menggunakan banyak kata dan frasa yang memiliki banyak arti, sehingga lebih mudah dipahami dan menghindari perbedaan pendapat
- Prosedur: instruksi langkah demi langkah untuk tugas rutin dan operasional
- Perilaku: panduan untuk perilaku yang benar dan pembatasan perilaku karyawan
- Persyaratan pelaporan: cara karyawan melaporkan suatu kejadian atau prosedur pelaporan pelanggaran
4) Tulis kebijakan
Tulis kebijakan dengan bahasa formal dan sesuai format. Anda dan tim juga bisa memasukkan klausul yang berhubungan dengan hukum, aturan, dan kepatuhan dalam dokumen tersebut. Sebelum Anda memublikasikan kebijakan, ada baiknya meminta ahli bahasa dan/atau pemimpin untuk meninjau kembali kebijakan.
5) Publikasi
Setelah kebijakan ditinjau oleh pengambil keputusan, Anda dapat memublikasikannya ke semua karyawan. Dokumentasikan kebijakan dalam web internal perusahaan yang dapat diunduh oleh karyawan sebagai buku pegangan.
Anda dan tim juga perlu meninjau ulang dan memperbaruinya sehingga kebijakan perusahaan relevan berdasarkan kondisi dan angkatan kerja. Dan, untuk mendapatkan hasil yang sesuai, pemimpin hingga karyawan harus menjalankan kebijakan secara konsisten dan efektif.
Leave a Reply