Menciptakan pelatihan karyawan bukanlah perkara mudah bagi perusahaan.
Berdasarkan studi CGS, sebesar 45 persen investasi perusahaan pada pelatihan karyawan tidak efektif dan tidak memberikan dampak apa pun.
Oleh karena itu, perusahaan melalui tim HR, dituntut untuk membuat strategi pelatihan yang efektif bagi karyawan.
Mengapa Pelatihan Karyawan Penting Bagi Perusahaan?
Pelatihan karyawan merupakan program yang membantu staf mempelajari keterampilan atau pengetahuan khusus untuk pekerjaannya.
Biasanya, program pelatihan dibuat secara spesifik untuk masing-masing posisi atau fungsi di perusahaan. Dengan demikian, karyawan lebih terampil dan kemampuannya bertambah sekaligus meningkatkan produktivitas perusahaan.
Berdasarkan penelitian ASTD, perusahaan yang menjalankan program pelatihan memiliki profit margin 24 persen lebih tinggi dibanding yang tidak melakukannya.
Di Indonesia, tingkat pelatihan karyawan oleh perusahaan masih tergolong rendah. Hal tersebut ditunjukkan pleh data World Bank Enterprises.
Perusahaan di Indonesia yang memberikan pelatihan kepada karyawan kurang dari 10 persen. Jumlah ini tergolong sangat rendah jika dibandingkan dengan Vietnam 20 persen, Filipina 60 persen, dan Tiongkok 80 persen.
5 Tantangan Menyelenggarakan Pelatihan
Menyelenggarakan pelatihan karyawan cukup rumit, karena tim HR harus berhadapan dengan beragam tantangan. Mulai dari memahami kebutuhan keterampilan masing-masing karyawan, jadwal kerja, beban kerja, hingga tujuan perusahaan.
1) Adaptasi teknologi
Penggunaan piranti lunak adalah hal lumrah bagi perusahaan. Namun, tidak semua software bisa dioperasikan dengan mudah, terlebih jika karyawan belum berpengalaman.
Untuk itu, tim HR perlu menyusun metode yang dapat mengurai kompleksitas penggunaan software dengan pelatihan, sehingga staf lebih mudah memahami dan mengoperasikannya dengan cepat.
2) Remote learning
Bloomberg mencatat 39 persen karyawan di Amerika Serikat akan mengundurkan diri, jika mereka tidak dapat bekerja jarak jauh lagi. Cara menyikapi hal itu adalah membuat strategi pelatihan dengan sistem remote learning yang menarik.
3) Metode lama
Dari piramida pembelajaran Edgar Dale, pelatihan dengan model perkuliahan hanya akan menyisakan lima persen informasi yang diingat oleh pegawai. Sebagai gantinya, tim HR dapat menggunakan metode kekinian sesuai kebutuhan karyawan dan perusahaan, lalu hitung return on investment (ROI).
4) Karyawan burnout
Berdasarkan penelitian, 94 persen karyawan mengalami burnout di tempat kerja.
Karyawan burnout akan kesulitan mengikuti pelatihan yang membutuhkan konsentrasi penuh. Jadi, HR dapat menganalisis beban kerja dan mendorong work-life balance.
5) Mengukur ROI
Untuk melihat hasil pelatihan, HR harus mengukur ROI. Caranya, bandingkan pendapatan, produktivitas, atau laba yang didapat dengan biaya pelatihan. Anda juga bisa menggunakan model evaluasi Kirkpatrick dan Philip ROI.
7 Langkah Menciptakan Pelatihan Karyawan Efektif
Mengingat tantangan di atas akan selalu mendampingi langkah tim HR, Anda perlu memikirkan program pelatihan yang efektif, sehingga hasilnya berdampak positif terhadap kinerja perusahaan.
1. Temukan kebutuhan pelatihan dengan TNA
Langkah pertama, tim HR harus menemukan kebutuhan pelatihan dengan training need analysis (TNA).
Caranya, identifikasi tingkat kompetensi karyawan saat ini dan bandingkan dengan standar tingkat kompetensi yang diperlukan atau ingin dicapai oleh perusahaan. Sesuaikan kompetensi dengan peran dan posisinya.
Biasanya, analisis dilakukan setelah perekrutan, tinjauan kinerja, maupun rencana pengembangan karyawan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam TNA:
- Analisis kesenjangan keterampilan
- Kumpulkan informasi yang diketahui oleh karyawan dan identifikasi
- Komunikasikan dengan karyawan untuk mendapatkan feedback tentang keahlian yang bisa membantu mereka bekerja lebih baik
- Evaluasi sumber daya pelatihan saat ini dan melihat yang perlu disempurnakan
2. Tentukan tujuan pelatihan
HR perlu menentukan tujuan pelatihan untuk jangka panjang dan jangka pendek.
Tujuannya, untuk mengukur efektivitas pelatihan dan hasil sesuai yang diharapkan. Jadi, karyawan harus memahami materi pelatihan agar dapat menunjang pekerjaan dan mendukung perusahaan.
3. Penggunaan teknologi
Bagi perusahaan yang memiliki banyak karyawan, sebaiknya berinvestasi pada platform berbasis digital, seperti digital adoption platform (DAP) atau learning management system (LMS).
DAP adalah platform pelatihan terintegrasi yang mampu memberikan personalisasi secara otomatis ke dalam alur kerja. Ini berisi daftar tugas belajar, panduan interaktif, dan konten yang relevan dengan profil karyawan.
Sedangkan, LMS menyediakan jalur pembelajaran yang dipersonalisasi dari sisi wajib dan tidak wajib. Dari LMS, HR dapat melacak kursus yang biasanya diakses dan diselesaikan oleh karyawan serta merekomendasikan kursus lain yang relevan bagi mereka.
4. Buat action plan
Buat action plan pelatihan lebih rinci untuk menggali materi lebih mendalam, memahami kebutuhan keterampilan, memperkirakan waktu pelatihan, hingga hasil yang ingin dicapai.
Pertimbangkan untuk merancang action plan yang atraktif, sehingga staf lebih tertarik mengikuti pelatihan dan meningkatkan kinerjanya.
5. Metode pelatihan yang tepat
Tim HR wajib memahami karakteristik dan gaya belajar setiap karyawan. Hal itu untuk menentukan metode pelatihan yang tepat bagi mereka.
Selain itu, ukuran perusahaan memengaruhi pemilihan metode pelatihan. Misalnya, pelatihan tatap muka lebih menghemat biaya untuk perusahaan kecil dan penggunaan LMS cocok buat perusahaan besar.
Adapun metode pelatihan yang dapat dipertimbangkan, antara lain:
- eLearning
Memungkinkan karyawan mengikuti pelatihan dari rumah mereka, sehingga mereka bisa merasa tetap nyaman dan belajar dengan antusias.
- Pelatihan di kantor
Metode ini menciptakan partisipasi aktif karyawan untuk kegiatan di lingkungan kerja.
- Pelatihan dipimpin oleh instruktur
Cara ini adalah metode pelatihan tatap muka di ruangan yang dipandu oleh instruktur.
- Coaching
Metode ini melibatkan supervisor atau manajer berpengalaman untuk membina karyawan junior untuk menjalankan tugas maupun tanggung jawabnya.
- Simulasi
Metode simulasi memungkinkan karyawan untuk memperagakan kegiatan kerja secara langsung.
- Pelatihan video
Pelatihan ini memberikan pengalaman belajar yang lebih interaktif dan dapat dilakukan di mana saja.
6. Memotivasi karyawan
Cara memotivasi karyawan untuk berpartisipasi dalam pelatihan dengan bertanya kepada mereka tentang tingkat dan beban tugas, bagaimana mereka mengerjakannya, kesulitan yang dihadapi, hingga langkah mereka menghadapi kesulitan tersebut.
Dari perbincangan itu, Anda dapat menyarankan pelatihan yang relevan dan sesuai kebutuhan mereka. Jika hasilnya memuaskan, Anda dapat memotivasi karyawan lain untuk mengikuti pelatihan.
7. Evaluasi program
Ciptakan evaluasi setelah program pelatihan selesai. Lihat efektivitas program dan capaiannya. Mengukur keberhasilan program bisa melalui:
- Feedback karyawan
Untuk memperoleh feedback, HR dapat melakukan wawancara atau survei anonim kepada karyawan. Hal ini untuk melihat manfaat pelatihan yang diterima oleh mereka.
- Keahlian pasca pelatihan
HR dan pemimpin tim bisa mengamati kinerja karyawan, apakah mereka semakin baik dalam pekerjaan setelah pelatihan atau tidak.
- Analisis data
Jika pelatihan menggunakan DAP atau LMS, analisis data performa melalui dasbor. Dari data, HR dapat menyimpulkan pelatihan yang paling efektif dan menarik.
- Dampak terhadap bisnis
Setelah melewati satu kuartal atau semester, hitung dampak pelatihan terhadap kinerja bisnis perusahaan. Umumnya, hal ini untuk menghitung ROI.
Penutup
Keputusan pelatihan karyawan ada di tangan pemimpin. Namun, bukan berarti tim HR diam saja. Anda justru dapat membantu perusahaan menciptakan program pelatihan yang efektif dan tepat sasaran.
Leave a Reply