Analisis SWOT dapat menunjang perusahaan dalam pembuatan strategi bisnis. Bahkan menjalankan analisis ini juga mencapai tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Dalam analisis SWOT, perusahaan dapat mengetahui area bisnis yang menghambat sekaligus bidang yang dapat dimaksimalkan.
Ada yang menyebutkan analisis SWOT hanya digunakan oleh tim penjualan. Namun tidak demikian, karena tim HR pun dapat menggunakan analisis SWOT untuk mengelola karyawan.
[toc]
Apa Itu Analisis SWOT?
Albert Humphrey dari Stanford Research Institute menciptakan analisis SWOT pada 1960-an. Kala itu, ia dan tim meneliti dan mengidentifikasi mengapa perencanaan perusahaan gagal secara konsisten.
Sejak pembuatannya, analisis SWOT telah menjadi salah satu proses paling berguna bagi pemilik bisnis untuk memulai dan mengembangkan perusahaan.
Analisis SWOT merupakan proses perencanaan yang membantu perusahaan mengatasi tantangan dan menentukan prospek baru.
Sedangkan, SWOT adalah singkatan dari strengths, weaknesses, opportunities, and threats, sehingga metode ini untuk menilai keempat aspek bisnis.
Analisis ini akan mengecek faktor internal dan eksternal, termasuk apa yang terjadi di dalam dan di luar perusahaan. Beberapa faktor tersebut ada yang berada di bawah kendali Anda dan ada yang tidak.
Dengan demikian, analisis SWOT bertujuan untuk menganalisis dan menyusun strategi perusahaan, berdasarkan semua faktor yang memengaruhi dalam pengambilan keputusan.
Alasan Perusahaan Wajib Melakukan Analisis SWOT
Bonnie Taylor, Chief Marketing Officer CCS Innovations, mengatakan bahwa perusahaan tidak mungkin memetakan masa depan bisnis secara akurat, tanpa menganalisis semua sisi bisnis terlebih dahulu.
Oleh karena itu, perusahaan maupun pelaku usaha perlu menganalisis untuk melihat empat faktor agar mudah memahami lanskap bisnis sekaligus memenuhi kebutuhan operasional.
Jadi, ketika meluangkan waktu untuk menyusun, mencatat, dan menganalisis SWOT, Anda dapat melihat keseluruhan gambaran bisnis. Memungkinkan Anda melihat faktor bisa bekerja secara optimal serta area yang memerlukan penyesuaian.
Misalnya, Anda menyadari perusahaan memiliki beberapa strength. Jika hal itu masuk ke dalam weaknesses dan threats, maka strength tidak dapat diandalkan.
Adapun manfaat menerapkan analisis SWOT adalah:
- Menjadi sumber informasi untuk perencanaan strategis
- Membangun kekuatan perusahaan
- Mengembalikan kelemahan
- Memaksimalkan respon terhadap peluang
- Mengatasi ancaman organisasi
- Mengidentifikasi kompetensi inti perusahaan
- Menetapkan tujuan untuk perencanaan strategis
Analisis SWOT Bagi Tim HR
Analisis SWOT tak hanya digunakan bagi tim penjualan maupun pemasaran, agar bisnis mempu berkompetisi di tengah perubahan situasi.
Namun, HRD bisa menggunakan metode ini dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM). Tak sedikit inisiatif tercetus dari analisis SWOT.
Strength (kekuatan)
Sebelum melakukan analisis SWOT, HRD harus mempelajari dan memahami perusahaan. Mulai dari misi, visi, nilai-nilai, budaya perusahaan, dan lainnya.
Selanjutnya, pemimpin HRD akan mempertimbangkan kekuatan yang dimiliki oleh departemen human resource.
Kekuatan perusahaan adalah faktor internal yang memungkinkan strategi dan fungsionalitas HRD berjalan. Kekuatan bertujuan untuk mendukung keberlangsungan dan mengacu pada tujuan jangka panjang perusahaan.
Contohnya, kekuatan HRD antara lain strategi employer branding, kompensasi yang kompetitif, pengembangan strategis karyawan, dan lainnya.
Untuk membantu Anda melakukan analisis strength adalah dengan menjawab pertanyaan ini:
- Apakah strategi perekrutan dengan branding perusahaan sudah sesuai?
- Apakah kompensasi dan benefit perusahaan diterima dengan baik?
- Bagaimana manajemen mendukung strategi rekrutmen dan employee engagement?
- Bagaimana pengetahuan dan pengalaman karyawan?
- Seberapa tinggi rasio turnover?
Weakness (kelemahan)
Ini memeriksa faktor internal yang menjadi tantangan atau kelemahan di dalam organisasi, terutama yang memengaruhi keberhasilan strategi HRD.
Secara internal, keterbatasan anggaran kegiatan SDM adalah weakness yang sering dihadapi oleh HRD. Karena HRD bukan departemen yang menghasilkan revenue nyata, tetapi hal itu bukan satu-satunya weakness.
Moral karyawan yang rendah, turnover tinggi yang dapat mengganggu pertumbuhan perusahaan, reputasi perusahaan memburuk, hingga tak ada pelatihan karyawan pun bisa menjadi kelemahan.
Berikut pertanyaan yang membantu HRD menemukan weakness:
- Apakah perusahaan memiliki reputasi buruk di pasar kerja?
- Apakah departemen mengalami keterbatasan anggaran?
- Apakah karyawan memiliki semangat kerja yang rendah?
- Bagaimana tingkat turnover perusahaan?
- Kenapa karyawan minim program pelatihan?
Opportunity (kesempatan)
Opportunity adalah faktor eksternal yang paling signifikan bagi HRD, karena peluang pertumbuhan karyawan yang disebabkan oleh peningkatan produk atau layanan perusahaan.
Analisis SWOT bagi tim HR dalam opportunity dapat muncul lantaran reputasi atau peringkat industri perusahaan yang positif.
Untuk menilai peluang HRD, perhatikan tentang pertanyaan ini:
- Bagaimana lingkungan kerja di dalam dan di luar HRD?
- Apa saja perubahan menguntungkan dalam peraturan ketenagakerjaan?
- Bagaimana progres pertumbuhan karyawan karena perkembangan perusahaan?
- Bagaimana pertumbuhan pool yang dimiliki oleh HRD saat ini?
- Apa saja perkembangan teknologi baru yang tersedia dan bisa digunakan oleh perusahaan?
Threat (ancaman)
Threat adalah faktor eksternal yang berdampak negatif terhadap perusahaan, termasuk HRD.
Ancaman kepada HRD bisa datang dari pihak eksternal maupun internal. Untuk mengantisipasinya, HRD perlu melakukan:
- Penilaian rutin terhadap struktur kompensasi
- Survei karyawan tentang kondisi kerja
- Memperkuat hubungan manajemen dan karyawan
- HRD menjadi jembatan antara manajemen dan karyawan
Pertanyaan bagi HRD dalam menemukan ancaman, antara lain:
- Bagaimana kompetitor unggul dari perusahaan Anda–baik profit dan penguasaan SDM?
- Bagaimana pengaruh undang-undang dan peraturan pemerintah tentang ketenagakerjaan terhadap perusahaan?
- Apakah ada perusahaan lain yang merekrut untuk posisi dan keterampilan yang dimiliki oleh perusahaan Anda?
- Apakah kondisi ekonomi mempengaruhi perusahaan untuk mem-PHK karyawan?
- Apa saja langkah HRD jika perusahaan melakukan PHK?
Setelah HRD mencantumkan analisis SWOT, buat strategi HRD untuk mendukung perusahaan di masa mendatang. Pastikan strategi tersebut sejalan dengan misi perusahaan.
Contoh Analisis SWOT Untuk HRD
Di bawah ini adalah contoh SWOT yang dilakukan suatu tim HRD secara mandiri.
| Strength (S) | Opportunities (O) |
| · Karyawan memiliki hubungan interpersonal · Budaya berbagi pengetahuan yang kuat · Sistem manajemen baik | · Ada jenjang karier · Karyawan berkualitas bertahan lama · Memiliki karyawan fresh graduate · Teknologi mendukung pekerjaan HRD |
| Weakness (W) | Threats (T) |
| · Karyawan sering terlamlat datang ke kantor · Pola manajemen hirarki sangat kuat · Terjadi manipulasi data pelaporan biaya perjalanan dinas | · Persaingan berdampak negatif · Regulasi pemerintah yang berubah memengaruhi pengelolaan karyawan · Kondisi pasar yang tidak stabil · Inovasi kompetitor yang lebih unggul |
Dalam analisis SWOT di atas, Anda dapat melihat bahwa:
- Kekuatan dan peluang memungkinkan perusahaan untuk membuat strategi pelatihan guna mengembangan kinerja karyawan
- Kelemahan dan ancaman dapat Anda cegah dengan one-on-one meeting antara manajer dan karyawan, agar manajer mengetahui kondisi anggota tim sehingga ia memberikan solusi yang tepat
5 Langkah HRD Merancang Analisis SWOT
Untuk merancang analisis SWOT, Anda dan tim perlu mempertimbangkan lima langkah ini:
- Tetapkan tujuan analisis SWOT, misalnya penggunaan HRIS untuk merapikan dan merampingkan proses administrasi karyawan sejak mereka bekerja pada hari pertama hingga terakhir
- Cek perkembangan HR terkini, seperti melakukan riset untuk memahami isu-isu bidang HR dan pasar kerja sekarang, sehingga Anda dan tim memperoleh banyak wawasan
- Buat analisis SWOT, yakni mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman bidang HR yang sekiranya dapat dimanfaatkan di masa mendatang
- Tetapkan prioritas berdasarkan SWOT bisnis secara keseluruhan apa yang perlu ditangani secepatnya dan tinjau hal ini:
- Bagaimana HRD menggunakan kekuatannya untuk memanfaatkan peluang?
- Bagaimana HRD menggunakan kekuatan tersebut untuk mengatasi ancaman?
- Apa yang perlu HRD lakukan untuk mengetahui dan mengatasi kelemahan guna memanfaatkan peluang?
- Bagaimana HRD meminimalkan kelemahan untuk mengatasi ancaman?
- Setelah langkah pertama hingga keempat telah Anda lakukan, kini saatnya membuat strategi HRD untuk mendukung perusahaan.
Penutup
Anda dan tim perlu memanfaatkan analisis SWOT dalam strategi HRD. Analisis ini cukup sederhana meskipun komprehensif untuk mengidentifikasi kekuatan, peluang, kelemahan, dan ancaman.
Hal yang tak kalah penting adalah HRD perlu melakukan analisis SWOT yang konsisten, agar strategi SDM dapat menunjang pertumbuhan bisnis.
Leave a Reply