Kesalahan Onboarding Karyawan Yang Kerap Terjadi

Melakukan program onboarding karyawan penting dilakukan untuk pengenalan bisnis yang solid dan menyeluruh. Karyawan baru dapat kewalahan dengan berbagai informasi yang diberikan. Lebih buruknya, karyawan bisa menjadi bingung karena kurangnya informasi.

Menurut sebuah survei yang dilakukan Careerbuilder and Silkroad Technologi, 1 dari 10 orang telah meninggalkan perusahaan karena pengalaman onboarding yang buruk. 37% karyawan juga mengatakan manajer mereka tidak memainkan peran penting dalam dukungan pengalaman onboarding mereka.

Tanpa adanya prosedur onboarding yang tepat, peningkatan pergantian karyawan dan hilangnya produktivitas terjadi. Penurunan keterlibatan karyawan ini membuat perusahaan akan mengeluarkan uang setiap tahun.

Jadi, seperti apa praktik onboarding karyawan yang kerap berakhir merugikan perusahaan?

Praktik Onboarding Karyawan

Onboarding karyawan adalah proses di mana karyawan baru berkenalan dengan posisi mereka, tim mereka, dan perusahaan.

Praktik onboarding yang efektif dapat membantu karyawan menjadi bagian dari perusahaan dan membuat perubahan aktif menuju kontribusi terhadap tujuan organisasi, jauh lebih efisien daripada tidak ada onboarding.

Proses ini umumnya memakan waktu hingga 8 bulan. Memang tidak ada proses yang jelas untuk keberhasilan onboarding karyawan. Program ini pun biasanya bervariasi tergantung perusahanan, biasanya disesuaikan dengan ukuran dan budaya perusahaan.

Setidaknya ada tiga elemen utama yang bisa dijadikan acuan sebagai proses onboarding yang paling sukses, yaitu :

Operasional: memastikan karyawan baru memiliki materi dan pengetahuan yang tepat seperti kejelasan bisnis. Ini diperlukan agar mereka dapat melakukan pekerjaan dengan baik.
Sosial: membuat karyawan baru merasa diterima, membangun dan mempromosikan hubungan yang berharga dengan rekan kerja dan manajer. Serta merasa menjadi bagian dari perusahaan.
Strategis: memastikan karyawan baru mengetahui organisasi mulai dari struktur, visi, misi, tujuan, dan budaya perusahaan.

Pengalaman onboarding karyawan yang baik tentunya akan memiliki efek positif pada kepuasan, keterlibatan, dan kinerja dari karyawan baru.

Onboarding yang baik akan memberikan manfaat bagi karyawan, seperti :

Meningkatkan Produktivitas
Membuat Karyawan Patuh Terhadap Prosedur dan Tujuan Organisasi
Mempromosikan Komunikasi Perusahaan
Meningkatkan Kepuasan dan Mempertahankan Karyawan
Mengurangi Stres Manajemen dan Staf
Meningkatkan Laba Perusahaan

Dampak Onboarding Karyawan yang Tidak Efektif

Dari pandangan karyawan, 69% karyawan yang memiliki pengalaman onboarding positif akan tetap bekerja di sebuah perusahaan selama tiga tahun.

Perusahaan yang fokus pada onboarding karyawan biasanya mempertahankan lima puluh dan lebih banyak karyawan baru daripada perusahaan yang tidak melakukannya.

Onboarding yang standar dilakukan akan menghasilkan peningkatan produktivitas sebesar 50%. Hal ini jelas mengatakan kalau onboarding berdampak besar pada keberhasilan perusahaan.

Butuh waktu 8 bulan bagi seorang karyawan untuk mencapai produktivitas yang maksimal. Sementara sepertiga karyawan lain mulai mencari pekerjaan baru sebelum mereka mencapai masa 6 bulan bekerja. Sementara 25% lainnya pergi sebelum bekerja di perusahaan tersebut selama setahun.

Ada banyak alasan mengapa perusahaan tidak melakukan onboarding dengan efektif, seperti :

Perusahaan tidak menciptakan sense of ownership

Karyawan baru ingin tahu apakah perusahaan tempat mereka akan bekerja adalah tempat yang tepat untuk mereka.

Karyawan baru perlu membentuk hubungan dengan misi dan tujuan perusahaan agar merasa diterima oleh rekan kerja.

Namun banyak program onboarding yang gagal menjembatani karyawan untuk mendukung visi, misi, dan budaya perusahaan. Sehingga terjadi kesenjangan antar karyawan.

Memberikan terlalu banyak informasi

Terkadang pelatihan dalam program cenderung memberikan banyak informasi dan materi dalam jangka waktu yang singkat.

Pendekatan ini tidak memberikan cukup waktu bagi karyawan baru untuk mencerna berbagai informasi yang diberikan.

Membanjiri dengan teknologi

Menggunakan platform teknologi onboarding terbaru memang bagus, namun alat ini memiliki masa pakai yang cukup pendek dan sulit dipelajari.

Hal ini membuat karyawan baru akan menghabiskan waktu mereka untuk mempelajari teknologi ini. Perusahaan yang tidak memberikan perhatian yang layak akan kehilangan karyawan baru lebih cepat.

Apa yang Bisa Kita Ketahui Dari Proses Onboarding Karyawan yang Kurang Efektif?

Berikut adalah statistik yang telah dilakukan dan dirangkum dari berbagai sumber:

26% pengusaha melaporkan bahwa proses onboarding memakan waktu sampai satu minggu. 1 dari 4 perusahaan melaporkan mereka membutuhkan waktu satu hari atau kurang. Sementara sekitar 21% melaporkan proses tersebut memakan waktu satu bulan. Hanya 11% perusahaan yang mengatakan melakukan onboarding selama tiga bulan atau lebih.
Sepertiga dari sekitar 1.000 responden (pekerja) mengatakan mereka berhenti bekerja dalam waktu enam bulan setelah diterima.
Hampir 17% para pekerja keluar mulai dari minggu pertama dan bulan ketiga setelah diterima. Ini berarti rata-rata, satu dari enam karyawan baru keluar dari perusahaan setelah tiga bulan pertama.

Hal ini tentu bisa disebabkan karena berbagai alasan. Namun, sistem onboarding yang komprehensif dapat secara signifikan mengurangi masalah ini dengan mencakup tiga hal tersebut lebih dalam selama masa pelatihan.

8 Contoh Praktik Onboarding Tidak Efektif

Salah langkah onboarding berasal dari kelalaian dan kesenjangan antara informasi dan penghargaan yang dibutuhkan oleh karyawan.

Berikut ini adalah beberapa contoh program onboarding yang tidak efektif.

1. Menunda Pemberian Informasi

Ada alasan mengapa 83% perusahaan sukses memulai proses onboarding bahkan sebelum karyawan baru menginjakkan kaki di hari pertama mereka.

Ini karena proses onboarding yang dilakukan sangat terorganisir, mendistribusikan tugas penting dengan benar dalam waktu yang terbatas sebelum karyawan baru datang.

Dengan kata lain, perusahaan harus menghindari penundaan dan disorganisasi. Perusahaan harus membuat jadwal dan rencana yang rinci untuk melakukan program ini dan apa yang harus dilakukan setiap hari.

Namun, bukan berarti perusahaan harus memberikan segunung informasi untuk karyawan baru. Sebaliknya, perusahaan harus menyeimbangkan waktu onboarding untuk produktivitas yang maksimum secara efektif.

Tentunya hal ini dilakukan agar dapat mengembangkan kemampuan karyawan baru sambil menghindar dari sesi pelatihan tanpa tujuan.

2. Tempat Kerja Terlalu Santai

Tidak jarang perusahaan rintisan menyukai budaya yang lebih kasual. Perusahaan seperti ini biasanya tidak memiliki struktur yang baik karena mendukung gagasan bahwa informalitas dapat mendorong inovasi.

Namun, tidak peduli seberapa santai tempat kerja Anda, akan selalu salah jika melakukan onboarding yang longgar.

Bahkan karyawan yang kreatif yang menghargai konsep kasual perusahaan membutuhkan rasa memiliki untuk melakukan pekerjaan dengan baik dalam lingkungan tim.

3. Tidak Memiliki Gambaran Tujuan

Hanya 50% pekerja yang setuju bahwa mereka memahami apa yang diinginkan oleh perusahaan. Hasil statistik ini bukanlah pertanda baik bagi perusahaan yang mengandalkan tenaga kerja kohesif.

Onboarding adalah waktu dan lingkungan yang ideal untuk bersikap transparan dan terbuka bersama karyawan baru. Mereka perlu diberikan harapan dan tujuan yang jelas sesuai dengan posisi mereka untuk membantu perusahaan berkembang.

4. Memberi Banyak Informasi

Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, hari-hari pertama bekerja sangat melelahkan. Maka dari itu, penting untuk memberikan informasi secara merata agar tidak mengintimidasi karyawan baru dengan data.

Meskipun memberikan informasi sebanyak mungkin untuk karyawan baru dapat meningkatkan kecepatan mereka bekerja, namun hal ini akan memberikan efek sebaliknya.

Karyawan akan terasa terbebani secara berlebihan dan membuat mereka kewalahan.

5. Tidak Memberikan Feedback

Karyawan baru akan merasa tidak terikat dengan rekan kerja dan merasa tidak memiliki kepuasan jika tidak mendapatkan feedback.

Onboarding yang efektif harus memberikan umpan balik secara terus menerus kepada karyawan baru.

Bukan hanya soal kritik negatif namun juga pujian positif. Hal ini akan membuat karyawan baru merasa terikat dengan perusahaan tempat mereka bekerja.

6. Pekerjaan Tidak Sesuai Deskripsi Saat Melamar

Pekerjaan akan terus berkembang dari waktu ke waktu. Apapun deskripsi pekerjaan saat ini, belum tentu sama seperti yang akan datang.

Maka dari itu, penting untuk memberikan deskripsi pekerjaan dengan transparan. Dengan adanya transparansi, akan membantu karyawan dalam meningkatkan transisi mereka ke dalam pekerjaan secara menyeluruh.

Setiap karyawan baru datang dengan harapan dapat mengerjakan pekerjaan mereka sesuai dengan posisi yang diberikan. Jika tidak adanya transparansi, karyawan baru akan merasa ditipu oleh iklan yang dibuat perusahaan.

7. Menyamakan Semua Karyawan

Tidak semua karyawan termotivasi dengan hal yang sama. Onboarding membuat perusahaan dan karyawan baru saling mengenal satu sama lain.

Perbedaan ini dapat dilihat dari perbedaan budaya sesuai dengan masing-masing generasi. Tentunya mengenali perbedaan ini akan menjembatani perbedaan karyawan satu sama lain.

Misalnya, seorang karyawan dengan umur 40 tahun akan lebih tertarik dengan obrolan terkait asuransi kesehatan atau dana pensiun.

Sementara untuk karyawan yang baru lulus, mereka akan tertarik dengan obrolan tentang keseimbangan kerja atau kehidupan.

8. Tidak Ada Kesan Pertama yang Baik

Kesan pertama dalam bekerja adalah hal yang penting karena hari pertama bisa jadi sangat menakutkan. Bayangkan, Anda harus pergi bekerja ke tempat di mana semua orang saling mengenal.

Jika karyawan baru mendapati komputernya mati, meja yang berantakan, atau tidak ada peralatan kantor yang dapat digunakan. Maka hal ini bisa jadi kesan pertama yang buru.

Saat karyawan baru datang, SDM, manajemen, dan rekan kerja harus siap menyambut agar karyawan bisa mendapatkan kesan pertama yang baik. Kesan yang didapatkan selama onboarding akan mempengaruhi karyawan tersebut.

Anda mungkin tertarik: Karyawan Resign Cepat: Ini 6 Kiat Meminimalisir

Penutup

Onboarding karyawan yang efektif akan memberikan efek yang positif. Program ini harus menjadi momentum untuk menumbuhkan rasa kebersamaan dengan rekan kerja.

Program onboarding yang baik akan mempertahankan retensi karyawan baru dan meningkatkan kepuasan karyawan.

Maka dari itu penting bagi perusahaan untuk serius melakukan onboarding karyawan agar hal-hal seperti di atas tidak terjadi.