Job Description Efektif: Struktur, Contoh, & Tip Membuatnya

Tentu pembaca sudah sering mendengar istilah job description atau jobdesk di lingkungan pekerjaan, bukan?

Terlepas apakah Anda karyawan atau pemberi kerja, pastilah sudah tahu arti daripada job description. Namun, meski sudah terbiasa mendengar atau membacanya, apakah semua orang memahami manfaat dari pembuatan job desc?

Pengertian Job Description

Job description atau jobdesk adalah sebuah catatan/daftar yang memuat tugas, peran dan tanggung jawab daripada sebuah posisi di dalam perusahaan.

Ketika seorang pemberi kerja hendak membuat jobdesk, gambaran dari posisi tersebut sudah ditetapkan sebelumnya oleh perusahaan.

Sebagai contoh, jobdesk umum dari posisi sales staff adalah memperkenalkan dan menjual produk perusahaan kepada customer dan mempertahankan hubungan relasi bisnis yang baik.

Selain itu, sebelum membuat job description, alangkah baiknya jika HRD melakukan job analisis terlebih dahulu agar mendapatkan uraian yang lebih baik dan mendatangkan calon karyawan yang lebih sesuai harapan.

Struktur Job Description

Dalam pembuatan job desc, penting sekali diingat pentingnya kesederhanaan dan kejelasan uraian pekerjaan yang dibutuhkan. Isi dari uraian pekerjaan memang beragam tergantung jenis pekerjaannya.

Namun, ada beberapa poin yang umumnya harus dicantumkan demi membuat job description yang baik. Pilihan bijak bagi HR untuk memahami masing-masing struktur ini.

1. Identitas pekerjaan

Dalam setiap jobdesk, perusahaan harus memberi judul posisi yang jelas dan mudah dimengerti orang awam. Apabila sasarannya memang spesifik, ada baiknya tetap memberikan deskripsi pekerjaan secara singkat dan jelas. Tidak hanya judul, tetapi sangat bijak jika perusahaan juga mencantumkan ringkasan singkat tentang pekerjaan yang dimaksud.

2. Lokasi kerja

Informasi mengenai lokasi kerja akan sangat bermanfaat bagi kandidat yang melamar. Perlu diingat, terkadang lokasi perusahaan dengan lokasi penempatan kerja bisa berbeda. HR dan perekrut haruslah berhati-hati menyampaikan informasi ini, karena peletakan informasi yang benar, maka probabilitas pelamar yang sesuai pun akan meningkat.

3. Tujuan pekerjaan

Mencantumkan tujuan yang diharapkan dari dibukanya posisi ini juga berperan penting dalam memberikan gambaran jelas kepada pelamar, sehingga mereka lebih memiliki pertimbangan matang sebelum mengirimkan lamaran mereka. Cukup berikan dalam satu-dua baris di awal deskripsi. Proses screening Anda mungkin akan membaik setelahnya.

4. Detail tugas kerja

Inilah bagian yang paling penting dari sebuah jobdesk. Uraian tugas dan tanggung jawab haruslah ditulis secara detail dengan bahasa yang mudah dimengerti. Tugas dan kewajiban yang diuraikan dengan lengkap akan membantu karyawan memahami 

5. Report line

Terkadang informasi ini yang masih suka terlewatkan oleh perekrut. Dengan memberikan informasi report line yang harus dihadapi oleh pelamar, mereka bisa membuat bayangan lebih jelas tentang pekerjaan yang dimaksud. Pelamar bisa mengukur kemampuan dan/atau peluang lain, yang mungkin akan berimbas pada kualitas hasil rekrutmen.

6. Gambaran perusahaan

Seperti halnya mencantumkan alamat tempat kerja, berikanlah deskripsi tentang perusahaan Anda secara garis besar. Berikan informasi dasar tentang perusahaan seperti tahun berdiri, jumlah karyawan, hingga cabang, jika ada. Langkah ini bagian dari branding.

7. Informasi proses

Terakhir yang tidak kalah penting, informasikan dengan jelas bagaimana kandidat harus memproses lamarannya. Jika ada tahap-tahap yang diperlukan, atau dokumen pendukung lain yang dibutuhkan, informasikanlah di dalam job description Anda. Hal ini tentu akan memperlancar proses rekrutmen selanjutnya.

Artikel Referensi: Panduan Membuat Surat Penawaran Kerja Karyawan Baru

5 Tip Membuat Job Description Lebih Efektif

Di atas tadi adalah gambaran umum tentang apa saja yang dicantumkan dalam satu jobdesc. Jika Anda menulis job desc ngasal, bukan tak mungkin perusahaan tidak berkesempatan memiliki kandidat berpotensi. Sebaiknya, cek dan tulis ulang jobdesc seperti ini:

Tip 1: Riset dan analisis

Sebelum membuat jobdesk, PIC rekrutmen perlu melakukan riset dan analisis terhadap pekerjaan yang akan dibuka. Anda bisa mengumpulkan informasi di bawah:

• Apa alasan posisi tersebut menjadi kebutuhan saat ini?
• Keterampilan apa yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tersebut?
• Adakah perbedaan informasi mengenai job specification dari data yang telah Anda kumpulkan dengan milik perusahaan lain?

Tip 2: Membentuk persona kandidat

Anda harus memiliki persona yang mewakili perusahaan dan dapat berkomunikasi dengan kandidat lewat job description. Job description jangan dibuat dari template saja. Visualisasikan kepribadian tersebut ke dalam deskripsi agar dapat membuatnya lebih menarik perhatian kandidat.

Tip 3: Menyesuaikan dengan kandidat

Lagi-lagi, kita perlu sedikit daya imajinasi. Jika target Anda berasal dari kalangan Gen Z, mungkin Anda ingin menulis jobdesk dengan gaya penulisan lebih santai dan friendly.

Jika target Anda generasi yang lebih lama, atau kalangan profesional lainnya, Anda perlu penyesuaian nuansa dalam penulisan Anda. Namun, ingatlah untuk selalu memprioritaskan kejelasan dari kriteria yang dibutuhkan posisi tersebut, ya!

Tip 4: Terstruktur, tapi tidak kaku

Menulis job description yang rapi, jelas, dan terstruktur akan membuat perusahaan terlihat profesional. Di satu sisi memang betul, tapi kami khawatir itu akan membuat hasilnya terlalu kaku.

Zaman sekarang, banyak sekali cara unik dan kreatif dalam menuliskan jobdesk, apalagi jika Anda menggunakan media sosial sebagai tempat menyebarkan iklan lowongan pekerjaan. Kuncinya adalah tetap rapi dan terstruktur, namun beri sentuhan kekinian.

Tip 5: Menulis kriteria lebih spesifik

Anda sudah melakukan analisis pekerjaan, jadi seharusnya Anda tahu kunci dari jobdesk yang Anda buat. Jadi, hindari menuliskan bagian penting dengan menggunakan ungkapan seperti “sewaktu-waktu”, “kapan saja”, “tergantung ….”, dan sebagainya.

Bacaan Lainnya: Mengapa Analisis Beban Kerja Penting dalam Perusahaan?

Contoh Jobdesc

Kuncinya adalah Anda perlu up to date dengan gaya komunikasi masa kini. Bukan hanya dari segi bahasa, tapi juga bagaimana orang-orang menggunakan media untuk komunikasi tersebut.

Untuk memudahkan pembaca sekalian, mari kita lihat contoh job desk di bawah!

4 Manfaat Jobdesk Adalah

Jobdesk memiliki peran yang sangat penting, tidak hanya bagi perekrut, tetapi juga untuk departemen HR.

Tidak hanya untuk proses rekrutmen, adanya job description yang jelas akan membantu HRD dalam proses evaluasi kinerja.

Berikut, mari kita simak tujuan dan manfaat lain dari job description yang dibuat dengan baik:

#1 Memperjelas tanggung jawab

Dengan adanya jobdesk yang jelas, maka karyawan bisa menyelesaikan tugasnya dengan penuh presisi. Meskipun saat proses rekrutmen pun, adanya uraian yang jelas akan membuat karyawan lebih siap bekerja saat diterima.

Hasil kerja pun bisa keluar lebih cepat karena karyawan sudah memiliki bayangan jelas tentang tugas-tugas yang akan ia kerjakan. Tentunya ini berbeda dengan jobdesk yang ditulis secara asal, atau yang tidak dijelaskan dengan detail saat proses onboarding.

#2 Membuat karyawan lebih fokus bekerja

Dengan tugas-tugas yang jelas, karyawan lebih bisa membuat skala prioritas. Hal ini tentunya akan berefek kepada fokus kerja maksimal dan produktivitas yang tinggi. Sama seperti poin sebelumnya, hasil kinerja bisa jadi akan terlihat dalam waktu yang relatif singkat.

#3 Mempermudah evaluasi kinerja

Adanya job description yang tertata rapi dan konsisten akan membantu HRD juga manajer saat mengevaluasi kinerja karyawan. Job desc akan menjadi alat penilaian kinerja karyawan untuk melihat seberapa jauh seorang karyawan telah menyelesaikan tugasnya dengan baik.

#4 Mengelola SDM lebih terarah

Mari ambil contoh, terdapat karyawan yang ternyata tidak mampu menyelesaikan job description-nya. Daripada memaksakan keadaan, sebagai HRD Anda bisa memperbaiki keadaan tersebut dengan memetakan masalah dan mengarahkannya ke solusi. Jika seseorang ditempatkan di posisi yang tepat juga, maka tentu akan meningkatkan produktivitas kerja.

Baca Pula: Kiat Membuat Job Ads Lugas & Tanpa Diskriminasi

Job description yang meleset dari tujuan rekrutmen bisa mengakibatkan kesalahan ketika mempekerjakan karyawan. Ia bisa saja kurang cocok dengan kebutuhan perusahaan, sehingga proses rekrutmen menjadi tidak efektif.

Setelah ini, rekan-rekan perekrut diharapkan mampu dalam membuat jobdesc yang baik agar dapat meningkatkan kualitas rekrutmen. Semoga bermanfaat!