Struktur Organisasi: Fungsi, Manfaat, & Tahap Mengaplikasikannya

Setiap bisnis akan menggunakan struktur organisasi. Kehadirannya menjelaskan masing-masing orang memiliki peran dan tanggung jawab. 

Sebut saja di sebuah organisasi terdapat peran direktur, manajer operasional, manajer HRD, dan karyawan. Masing-masing di antara mereka memiliki tugas kerja.

Sebelum menentukan strukturnya, pemimpin senior harus mempertimbangkan berbagai faktor dari jenis organisasi yang terbaik untuk mendukung tujuan bisnis dan budaya perusahaan.

Mengenal Fungsi Dan Peran Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan sistem yang menguraikan kegiatan bisnis untuk mencapai tujuan. Hal ini mencakup aturan, peran, dan tanggung jawab.

Pembuatan struktur organisasi berguna untuk menempatkan karyawan berkompeten sesuai dengan bidang dan keahliannya. 

Dengan demikian, tim HR pun mengetahui peran dan tanggung jawab setiap karyawan. Anda dan tim pun memiliki informasi dasar untuk evaluasi kinerja hingga menentukan gaji dan tunjangan. 

Mengapa bisnis membutuh struktur organisasi? 

Menurut Peter Drucker, manajemen adalah tentang manusia. Fungsinya untuk memungkinkan orang bekerja sama agar mencapai hasil dan mengembangkan kekuatan mereka serta membuat kelemahan mereka tidak relevan. 

Struktur yang tersusun sesuai karakteristik perusahaan akan bermanfaat untuk mengoperasikan kegiatan bisnis.

Bagi perusahaan, struktur organisasi adalah salah satu fungsi dasar bagi sebuah manajemen untuk mencapai target, strategi, dan sasaran yang ditargetkan.

Beberapa hal yang membuat struktur ini menjadi sangat penting adalah:

• Menjelaskan tanggung jawab setiap anggota 
• Menjelaskan kedudukan setiap anggota 
• Memperjelas jalur hubungan dalam melaksanakan pekerjaan
• Memperjelas uraian tugas

4 Manfaat Struktur Organisasi Bagi Perusahaan

1) Komunikasi lebih baik

Struktur organisasi mendorong komunikasi antar karyawan lebih baik. 

Misalnya, manajer memberitahukan tugas kepada masing-masing anggota tim, sehingga mereka dapat menyelesaikan dan menghindari duplikasi pekerjaan. Hal ini juga mendukung pengambilan keputusan yang baik.

2) Meningkatkan efisiensi 

Ini dapat memastikan semua karyawan menjalankan tugas dan mematuhi prosedur perusahaan, sehingga operasional berjalan lebih efisien. Terlebih jika perusahaan mempunyai lokasi bisnis yang tersebar di beberapa kota. 

3) Mengurangi konflik 

Siapa yang sangka, bahwa memiliki struktur yang rapi bermanfaat mengurangi konflik karyawan. Misalnya, miskomunikasi antar anggota tim yang berujung konflik.

Jika terjadi perselisihan, manajer atau team leader wajib menengahi karyawan yang berselisih untuk berdiskusi dan menyelesaikan masalah.

4) Meningkatkan kinerja

Saat manajer mendelegasikan tugas dengan jelas kepada anggota timnya, mereka akan bekerja sebaik-baiknya. Langkah tersebut meningkatkan kinerja karyawan dari waktu ke waktu.

3 Jenis Struktur Organisasi

Tiga jenis struktur organisasi ini sering digunakan oleh perusahaan. Dalam praktiknya, pemimpin senior perlu menyesuaikan dengan bentuk perusahaan serta kebutuhannya.

#1 Struktur fungsional

Pembuatan struktur ini berdasarkan fungsi manajemen, seperti keuangan, produksi, pemasaran dan sumber daya manusia.

Struktur organisasi fungsional akan mengelompokkan karyawan dengan keterampilan dan tugas sama dalam satu unit kerja.

Struktur ini cocok diterapkan oleh perusahaan yang tidak masif. Artinya, perusahaan yang hanya menghasilkan beberapa jenis produk atau layanan.

Meski struktur ini memungkinkan perusahaan menekan biaya operasional, tetapi kesulitan dalam berkomunikasi antar unit kerja.

#2 Struktur divisional 

Pembentukan struktur divisional berdasarkan kesamaan produk, layanan, pasar, serta letak geografis. Struktur ini diterapkan oleh perusahaan berskala menengah ke atas, karena biaya operasional terbilang lebih tinggi.

#3 Struktur matriks

Struktur matriks cocok untuk perusahaan yang sedang mengerjakan berbagai proyek. Struktur ini dikepalai oleh wakil presiden direktur dan dibawahi oleh manajer-manajer proyek.

7 Tahap Mengaplikasikan Struktur Organisasi

Dalam mengaplikasikan struktur ini, perusahaan memerlukan peran manajemen serta tim HR. Ada tujuh tahap yang perlu Anda lakukan, yakni: 

1) Merumuskan bisnis dahulu

Sebaiknya, pembuatan struktur dilakukan setelah mengetahui bisnis apa saja yang ingin dijalani dan sasaran yang ingin dicapai.

Hal ini membantu Anda mengenal bisnis lebih dalam, baik proses, kegiatan, hingga produk layanannya. Anda juga lebih mudah mengembangkan susunan peran dan tanggung jawab orang-orang di perusahaan.

2) Struktur sesuai dengan visi dan misi

Sebelum mengaplikasikan struktur, pastikan susunannya sesuai dengan visi, misi, dan tujuan perusahaan. 

Tak jarang, ada pihak yang terburu-buru membuat struktur tanpa memperhatikan hal tersebut. Akibatnya, susunan organisasi tidak mendukung perusahaan dari berbagai hal.

3) Pertimbangkan keterampilan karyawan

Langkah selanjutnya adalah menganalisis dan mengamati keterampilan yang dimiliki oleh karyawan. 

Ada kalanya, mereka tak menyadari keterampilan atau manajer kurang jeli melihatnya. Padahal jika perusahaan menggunakan keterampilan karyawan tersebut akan mendukung pertumbuhan perusahaan.

Tim HR perlu mendorong manajer untuk mengenali karakter dan keterampilan anggota tim guna mengoptimalkan kinerja mereka sekaligus mendukung kegiatan bisnis.

4) Pertimbangkan usia karyawan

Dalam membentuk struktur perusahaan, usia menjadi salah satu faktor yang patut dipertimbangkan.

Dengan demikian Anda mampu menempatkan mereka pada posisi yang telah dirancang. Usia menjadi indikator umum dalam kedewasaan, kematangan, dan kecekatan bekerja.

5) Posisi yang tidak sesuai dengan karyawan

Sering kali latar belakang pendidikan tidak selalu sesuai dengan keterampilan dan kemampuan individu. Jika hal tersebut menimbulkan masalah, Anda perlu mengevaluasinya.

6) Self assessment untuk karyawan

Self assessment atau penilaian terhadap diri sendiri perlu dilakukan oleh perusahaan. 

Tujuannya, untuk memastikan bahwa posisi karyawan masih relevan dengan kemampuan dan keterampilan mereka. Sebelum Anda menempatkan seseorang ke posisi baru, pertimbangkan kedua hal itu.

7) Struktur yang ramping

Sebaiknya, struktur organisasi memang harus memperhatikan prinsip kerampingan untuk menghindari birokrasi rumit dan memperlambat operasional.

Sebagai langkah awal, Anda dapat membuat struktur jabatan yang cukup vital dan wajib dimiliki oleh perusahaan. Ketika perusahaan sudah berkembang dan urusan sudah semakin kompleks, Anda dan tim perlu mengembangkan struktur organisasi.

Bagaimana Struktur Organisasi Terbaik?

Struktur organisasi terbaik bervariasi dari satu bisnis ke bisnis lainnya. Hal ini sangat bergantung pada ukuran tim, jenis perusahaan, dan produk atau layanan yang dimiliki. 

Meski demikian, struktur organisasi fungsional (struktur organisasi tradisional atau struktur hierarki) adalah awal yang baik untuk menerapkannya di perusahaan.

Namun, perusahaan pun harus mempertimbangkan tenaga kerja dan tim saat ini. Perusahaan juga perlu berhati-hati menyelaraskan strategi perusahaan, umpan balik karyawan, dan tujuan pemimpin terhadap struktur organisasi.