Amerta Indah Otsuka percaya bahwa employee experience dimulai sebelum seseorang menjadi karyawan perusahaan.
Oleh karena itu, Otsuka menetapkan bahwa proses rekrutmen harus berjalan dengan baik. Perusahaan memberlakukan sistem rekrutmen satu pintu hingga memaksimalkan durasi rekrutmen.
Asih Widya Utami, Head of Human Capital Development PT Amerta Indah Otsuka (Factory Sukabumi), menceritakan employee experience di Otsuka kepada HRPods Indonesia, Rabu (16/11/2022) melalui telekonferensi.
Employee Experience Dimulai Dari Proses Rekrutmen
Sesuai arahan dari Human Capital Director PT Amerta Indah Otsuka, kami sangat concern dengan employee experience.
Kami memastikan calon kandidat–atau mereka yang belum menjadi karyawan atau belum mengirimkan aplikasi sekalipun–memiliki pengalaman bagus ketika berinteraksi dengan PT Amerta Indah Otsuka.
Employee experience bukan hanya diberikan selama bekerja, tetapi juga ketika karyawan sudah tidak bekerja lagi di sini.
Kami tetap memiliki hubungan yang baik dengan para alumni. Jadi, mereka merasa pengalaman bekerja di Otsuka itu benar-benar luar biasa.
Kami tidak ingin setengah-setengah dalam memberikan employee experience. Kami memulainya dari proses rekrutmen.
Pihak kami berusaha memberikan informasi sejelas mungkin, seakurat mungkin, senyaman mungkin, dan deskripsi posisi yang dibutuhkan menggambarkan pekerjaan, walaupun info dari job posting harus singkat.
Untuk penyebarannya, kami mengunggah di LinkedIn, Instagram, dan lainnya. Namun semua itu akan diarahkan ke website perusahaan, aio.co.id.
Sumber informasi satu pintu, melalui website. Pengiriman aplikasi juga dari situ.
Upaya tersebut kami lakukan untuk menghindari fraud. Karena banyak pihak lain yang mengatasnamakan kami demi keuntungan mereka.
User friendly
Kami desain website yang user friendly dan eye catching.
Jadi, kandidat gampang mendapatkan informasi tentang perusahaan. Terlebih buat mereka yang sudah familier sama produk perusahaan.
Hal ini bisa lebih menarik minat kandidat. Mereka pun tidak merasa membeli kucing dalam karung.
Kami tidak ingin karyawan yang baru masuk merasa kecewa dan mengatakan, “Wah, kok seperti ini.”
Tidak bertele-tele
Kami usahakan proses rekrutmen seringkas mungkin. Tidak bertele-tele.
Setelah penyaringan resume, ada sesi interview. Kalau memungkinkan, kami melakukan interview bersama human capital dan user. Disusul dengan psikotes dan medical check up.
Pengumuman lolos interview bisa dalam 24 jam. Namun, kami juga melihat jumlah kandidat. Kalau banyak kandidat yang harus di-interview bisa memakan waktu tiga-empat hari.
Ada beberapa tambahan tes untuk posisi tertentu. Intinya, kandidat akan melalui tiga kali tes dan ada hasilnya setelah itu. Kami tidak mau kandidat merasa, “Tes lagi, tes lagi.”
Kami berusaha melakukan proses rekrutmen dengan cepat. Banyak kandidat yang bilang, “Baru interview, besoknya sudah psikotes.” Untuk psikotes kami menerapkan digitalisasi, sehingga hasilnya juga bisa cepat keluar.
Kami cukup fleksibel dengan psikotes. Kami memberikan deadline pengerjaan psikotes kepada kandidat, sehingga mereka bisa mengerjakan kapan saja dan senyamannya.
Pada kenyataannya, teman-teman akan secepat mungkin mengerjakan psikotes.
No candidate ghosting
Jika lolos, mereka akan mengikuti medical check up. Sayangnya, untuk hasil MCU membutuhkan waktu cukup lama. Sampai sekarang belum ada metode mempercepat hasilnya.
Kalau mereka tidak terpilih, kami menginformasikan dengan rejection letter. Jadi, mereka tidak diberikan harapan palsu atau deg-degan menunggu pengumuman selama dua minggu.
Candidate ghosting itu pengalaman yang tidak menyenangkan. Kami anti ghosting.
Di sisi lain, kami didukung oleh sistem yang lumayan baik. Jadi, kandidat lolos atau tidak, kami tetap menyampaikan rejection letter ke mereka.
Sebagai salah satu bentuk engagement kepada kandidat yang mengikuti proses rekrutmen, kami berikan nomor ponsel yang bisa mereka hubungi sehingga mereka bisa bertanya tentang progres rekrutmen. Kalaupun mereka tidak lolos, terkadang kami umumkan lewat nomor tersebut.
Employee Experience, Karyawan Baru, & Onboarding
Di onboarding, Otsuka akan memberikan induction program bagi karyawan baru. Lagi-lagi, kami terbantu dengan aplikasi pembelajaran, namanya Otsuka Ilmu.
Otsuka Ilmu adalah teknologi self learning yang memungkinkan karyawan belajar menyesuaikan dengan pekerjaan dan perusahaan.
Di aplikasi tersebut ada informasi terkait perusahaan, seperti visi, misi, hingga nilai perusahaan berupa Hexa Principles. Ada pula peraturan tentang keselamatan dan kesehatan kerja, bagi mereka yang bekerja di factory.
Kami memberikan waktu kepada mereka untuk belajar mandiri selama dua hari.
Otsuka GO
Agar karyawan lebih mengenal sesamanya, mereka dapat mengakses Otsuka GO. Ini adalah platform media sosial milik Otsuka.
Di sana ada berbagai macam informasi, seperti mengenalkan new employee, nama, dan posisinya. Langkah ini membuat mereka merasa menjadi bagian perusahaan.
Otsuka buddy
Di 2022, kami memiliki Otsuka Buddy Program. Ini adalah program buat karyawan baru, di mana kami memberikan mereka buddy atau pendamping.
Buddy akan menemani karyawan baru, mulai dari pertama hingga beberapa bulan ke depan.
Kami melihat bahwa karyawan baru butuh banyak informasi. Misalnya, cara menggunakan mesin fotokopi, membeli makanan di sekitar kantor, atau pertanyaan yang tidak terkait pekerjaan.
Kadang, karyawan baru merasa canggung kalau bertanya hal-hal seperti ini ke divisi human capital. Tetapi beda hal kalau dia bertanya ke buddy.
Dengan adanya Otsuka Buddy Program dapat membantu karyawan baru untuk dapat beradaptasi dengan lingkungan dan pekerjaannya.
Penerapan Budaya Perusahaan Membutuhkan Komitmen Bersama
Otsuka memiliki Hexa Principles yang telah menjadi budaya selama bertahun-tahun. Foto: Dok. PT Amerta Indah Otsuka.
Berbicara tentang budaya perusahaan, itu bersifat top down. Kami membutuhkan komitmen dari pemimpin dan manajemen, karena peran mereka luar biasa untuk perusahaan.
Kami memiliki Hexa Principles. Ini adalah value yang terdiri dari passion, respect, one for all and all for one, for the future, creative, dan credible.
Kami menginternalisasi value tersebut kepada karyawan, agar mereka lebih memahami budaya perusahaan.
Upaya menerapkan budaya perusahaan
Hexa Principles telah menjadi budaya Otsuka selama bertahun-tahun.
Penerapannya pun membutuhkan upaya yang tidak sedikit. Kami perlu mensosialisasikan Hexa Principles. Upaya kami tak sekadar mengadakan pelatihan di kelas.
Kegiatan menarik dalam rangka proses internalisasi budaya perusahaan, antara lain:
● Employee experience
Kami punya kegiatan team building dan survival activity. Misalnya, kami dibagi beberapa tim, lalu masuk ke hutan untuk melakukan aktivitas survival.
● Talk show
Di sini ada berbagai aktivitas, seperti leader talk.
Jadi, satu per satu pimpinan berbagai cerita ke karyawan tentang penerapan value perusahaan. Tema talk show berbeda setiap bulan.
Sebagai contoh, director of marketing membicarakan tentang bagaimana memberikan respect ke semua orang, dari atasan, bawahan, pihak ketiga yang kami ajak kerja sama.
● Appreciation day
Kami membuat acara di mana karyawan bisa mengatakan terima kasih kepada rekan kerja, atasan, atau bawahan. Setiap karyawan harus mampu me-recognition orang lain.
Misalnya, saya say thank you to Mas Gilang yang sudah membuat kegiatan employee experience yang oke banget. Semua orang boleh mengucapkannya, karena itu bagian dari value kami.
Masuk dalam penilaian kinerja
Hal yang paling penting adalah penerapan Hexa Principles ini masuk ke dalam penilaian kinerja. Kami akan menilai attitude dan passion karyawan berdasarkan budaya.
Jadi, mau tidak mau, mereka wajib mendalami budaya perusahaan. Pada proses onboarding, untuk memastikan kinerja new employee.
Kami melakukan one-on-one meeting.
Di mana kami akan bertanya tentang kesan pertama kerja di Otsuka, bagaimana mereka menyesuaikan diri dengan budaya perusahaan, dan bagaimana budaya di perusahaan sebelumnya.
Kami juga butuh perbandingan, insight, atau inspirasi dari perusahaan mereka sebelumnya. Hal ini bisa menjadi bahan evaluasi bagi tim human capital.
Budaya kerja yang cepat
Karena Otsuka adalah perusahaan asal Jepang, jadi budaya kerja dari dari masih terasa. Contohnya harus kerja cepat, gigih, dan passionate.
Menyambung pembahasan tadi, kalau ada karyawan baru yang kaget dengan speed kerja, maka buddy akan membantu agar newbie tersebut bisa menyesuaikan diri.
Di sisi lain, value tentang creativity mengajak karyawan untuk melakukan improvement bagi diri sendiri sekaligus perusahaan serta menyesuaikan dengan budaya perusahaan.
Kami membuat kompetisi terkait improvement.
Bahkan kompetisi bukan hanya diadakan di scope lokal, tetapi juga nasional. Jadi, mereka terpacu mengikutinya, walaupun awalnya bingung harus melakukan improvement seperti apa.
Leave a Reply