Perusahaan memerlukan strategi komunikasi internal dan eksternal. Pasalnya, ini adalah salah satu bekal perusahaan untuk tetap relevan di dunia bisnis.
Tanpa komunikasi internal, karyawan tidak memahami tujuan perusahaan dan tidak mengetahui tugas-tugas yang harus dilakukan.
Tanpa komunikasi eksternal, masyarakat tidak mengetahui produk atau jasa perusahaan. Bahkan perusahaan kesulitan memasarkan produknya jika tidak memiliki hal tersebut.
Ruang Lingkup Komunikasi Internal Dan Eksternal
Definisi komunikasi internal
Rachel Miller dari dari AllThingsIC menyatakan komunikasi internal adalah cara perusahaan berinteraksi dengan seluruh orang di internal agar mereka bekerja sama.
Dalam pembuatan strategi komunikasi internal, manajemen akan menyelaraskan dengan tujuan perusahaan. Mereka akan memastikan semua orang di perusahaan mengetahuinya.
Tanpa komunikasi internal yang baik, marketing campaign yang dibuat oleh tim pemasaran kurang efektif, karena business planning pun demikian. Ada kemungkinan terjadi miskomunikasi antar tim pemasaran dan penjualan.
Definisi komunikasi eksternal
Komunikasi eksternal adalah cara perusahaan berhubungan dengan pihak dan/atau entitas eksternal.
Pengertian lainnya ialah strategi untuk menarik perhatian publik. Hal ini cenderung upaya perusahaan di bidang pemasaran.
Penggunaan komunikasi eksternal untuk meningkatkan branding awareness, membuat reputasi perusahaan lebih baik, menyelenggarakan konferensi pers serta menjalin hubungan dengan rekan media.
Perbedaan komunikasi internal dan eksternal
Perusahaan selalu membutuhkan komunikasi internal dan eksternal dalam menjalankan bisnis mereka.
Perbedaannya adalah komunikasi internal terjadi ketika karyawan perusahaan bertukar informasi satu sama lain. Sedangkan komunikasi eksternal terjadi saat karyawan berinteraksi dengan pihak luar.
Baik komunikasi internal dan eksternal, keduanya penting untuk keberhasilan bisnis jika perusahaan membuat strategi yang efektif dengan memperhatikan hal-hal yang memengaruhinya.
6 Alasan Perusahaan Perlu Memiliki Komunikasi Internal & Eksternal
Terkadang manajemen kurang menghiraukan komunikasi internal dan eksternal. Mereka tidak menyadari manfaat yang timbul dari penerapan strategi komunikasi.
Selama ini, mereka beranggapan bahwa komunikasi adalah kegiatan yang sehari-hari dilakukan oleh semua orang di perusahaan.
Anggapan itu tidak salah, tetapi perusahaan membutuhkan strategi komunikasi internal dan eksternal yang efektif. Upaya ini berkontribusi dalam meningkatkan produktivitas perusahaan.
#1 Berbagi informasi terkini
Membangun komunikasi internal dan eksternal memungkinkan perusahaan berbagi informasi terkini kepada karyawan hingga pelanggan dengan efektif.
Dengan komunikasi internal, perusahaan dapat membentuk budaya kerja yang dapat dipraktikkan oleh karyawan semua level.
Misalnya, informasi visi dan misi perusahaan kepada karyawan baru, perubahan peraturan, kegiatan employee engagement, dan pemberitahuan kondisi perusahaan.
#2 Menampung aspirasi
Komunikasi memberikan ruang kepada karyawan hingga pelanggan untuk bersuara.
Mereka dapat menuangkan aspirasi, keberatan, kritik, hingga saran tentang produk atau jasa perusahaan. Kumpulkan aspirasi untuk memperbaiki produk serta manajemen perusahaan.
Dengan demikian, karyawan merasa didengarkan oleh perusahaan. Perusahaan pun membina hubungan baik dengan pelanggan.
Bahkan perusahaan menghasilkan reputasi jenama yang positif sekaligus meningkatkan produktivitas perusahaan.
#3 Mengokohkan budaya organisasi
Komunikasi dapat mengokohkan budaya organisasi. Budaya organisasi juga menciptakan kultur kerja sehat dan transparan.
Dalam hal ini, perusahaan menerapkan komunikasi terbuka dan cepat tanggap, maka hubungan manajemen dan karyawan berjalan selaras.
Kondisi itu, menimbulkan suasana kerja menyenangkan, aman, dan nyaman. Misalnya, pemimpin yang terbuka dengan kritik dan saran membuat karyawan berani mengutarakan pendapatnya.
#4 Menjaga employee engagement
Komunikasi dua arah akan meningkatkan employee engagement. Ini lebih baik dibanding komunikasi top down akan menyebabkan pemimpin otoriter.
Karyawan yang aktif terlibat akan menjalankan tugas dengan baik. Tak hanya tugas kerja, tetapi juga tugas lain, seperti acara kantor.
#5 Tetap tenang ketika krisis
Strategi komunikasi membantu perusahaan tetap tenang ketika menghadapi krisis.
Misalnya, jika opsi PHK tidak terhindarkan, maka perusahaan akan melakukan komunikasi secara intensif kepada karyawan.
Perusahaan mengetahui bagaimana menginformasikan kabar PHK kepada pelanggan dengan efektif. Jadi, pelanggan tidak berspekulasi ketika membicarakan kabar itu di media sosial, yang sering menjadi bumerang.
#6 Meningkatkan hubungan dengan stakeholder
Inilah yang membuat perusahaan perlu memiliki strategi komunikasi internal dan eksternal. Ini bisa meningkatkan hubungan dengan stakeholder atau pemangku kepentingan.
Pemangku kepentingan akan memantau kinerja, capaian, dan rencana bisnis perusahaan, sehingga mereka memerlukan informasi selengkap-lengkapnya tentang aksi korporasi.
7 Langkah Menciptakan Strategi Komunikasi Internal & Eksternal
Jika Anda dan tim tengah menciptakan atau merevisi strategi komunikasi internal dan eksternal, di bawah ini dapat digunakan sebagai referensi:
1) Reviu strategi komunikasi
Sebelum menciptakan yang baru, Anda dan tim perlu mereviu strategi komunikasi saat ini.
Misalnya, apa saja strategi yang dilakukan, apakah sudah berjalan efektif, strategi apa yang gagal diterapkan, hal-hal yang membuat strategi berhasil, dan strategi yang ingin dijalankan.
Dari reviu, tim akan memperoleh beragam informasi, termasuk mengetahui strategi yang harus diubah.
2) Tentukan tujuan
Tentukan tujuan strategi komunikasi yang sesuai misi perusahaan. Sebaiknya, tujuan ini spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan waktu pencapaiannya realistis.
Tak ada salahnya untuk bertanya kepada karyawan tentang umpan balik dan harapan mereka tentang strategi komunikasi. Hal itu berguna dalam merancang strategi baru.
3) Pilih informasi
Pilih informasi yang akan dibagikan kepada karyawan. Hal ini mengingat bahwa karyawan menginginkan transparansi, tetapi tidak semua informasi dikemukakan di depan mereka.
Banyak informasi yang dibagikan akan membuat karyawan kewalahan. Pertimbangkan pula, jika informasi yang Anda sampaikan menjadi perbincangan warganet.
Jadi, pilih informasi yang sudah jelas penerapannya atau telah disetujui oleh direksi. Tegaskan kepada karyawan untuk tidak membicarakan informasi tersebut ke pihak lain, termasuk media sosial.
4) Pilih alat komunikasi
Baik strategi komunikasi internal maupun eksternal, Anda dan tim perlu memilih alat atau media untuk menyampaikan komunikasi.
Hindari menggunakan satu alat komunikasi untuk semua karyawan. Alat penyampaian komunikasi ada beragam jenis, seperti email, intercom, buletin, dan tatap muka.
Misalnya, menyampaikan informasi ke seluruh karyawan–back office dan factory–berbeda alat dan cara komunikasi dibandingkan dengan menyampaikan kepada karyawan divisi tertentu.
5) Tetapkan matriks
Tetapkan matriks untuk mengukur keefektifan strategi komunikasi. Dengan matriks, Anda akan mengetahui keefektifan strategi, strategi yang gagal, yang perlu mendapatkan perhatian, hingga yang harus dikembangkan lagi.
6) Evaluasi
Evaluasi strategi komunikasi perusahaan secara berkala, seperti mereviu dengan tim, survei karyawan, dan konsultasi dengan ahli komunikasi.
Hasil evaluasi dapat Anda manfaatkan untuk mengubah atau mengoptimalisasi strategi komunikasi saat ini.
Penutup
Strategi komunikasi internal berguna untuk menciptakan lingkungan kerja positif dan meningkatkan produktivitas karyawan.
Sedangkan, strategi komunikasi eksternal membantu upaya pemasaran dan penjangkauan bisnis. Strategi ini juga mendekatkan pelanggan yang mendukung kesuksesan produk atau jasa perusahaan.
Leave a Reply