Konsep design thinking selama ini identik dengan dunia desain grafis. Namun, ternyata konsep ini juga dapat diaplikasikan di bidang HR.
Di era persaingan ketat di dunia kerja, pengalaman karyawan yang bermakna menjadi faktor kunci bagi keberhasilan perusahaan.
Oleh karena itu, HR perlu memperhatikan desain pengalaman kerja (employee experience) dengan memanfaatkan konsep design thinking.
Dalam artikel ini, akan dibahas bagaimana HR dapat menggunakan konsep design thinking untuk memberikan pengalaman kerja yang lebih baik bagi karyawan.
Memahami Definisi Design Thinking
Menurut Tim Brown, CEO dari IDEO dalam sebuah artikel berjudul ‘Design Thinking’ yang dirilis oleh HBR mengatakan, design thinking adalah sebuah metode inovasi yang berfokus pada manusia.
Dalam metode ini, kegiatan inovasi didasarkan pada pemahaman mendalam mengenai apa yang diinginkan dan dibutuhkan oleh orang, termasuk preferensi dan ketidaksukaan mereka terhadap cara produk dibuat, dikemas, dipasarkan, dijual, dan didukung.
Konsep ini memiliki dampak yang besar bagi HR, karena membutuhkan perubahan dalam pendekatan perencanaan dan proses tahunan yang lebih inovatif, sederhana, dan cepat, yang didasarkan pada prinsip-prinsip berpusat pada manusia.
Design thinking adalah pendekatan kreatif dalam memecahkan masalah yang mengarah pada proses pengumpulan inspirasi, ide, dan pembuatan ide menjadi kenyataan untuk menciptakan solusi inovatif.
Proses design thinking dimulai dengan menentukan ‘pernyataan masalah’ yang menjadi inti dari desain.
Dalam hal ini, peserta harus terlibat dalam masalah yang ingin dipecahkan oleh tim desain. Melalui pengisahan cerita yang diarahkan, para desainer dapat dengan mudah mengumpulkan kisah-kisah pengalaman hidup nyata dari peserta dengan bimbingan dan pertanyaan yang bijaksana.
Kemudian, tim desain mencari solusi berdasarkan pernyataan masalah tersebut. Brainstorming merupakan bagian penting dalam proses ini dan semua ide diterima.
Setelah itu, ide-ide tersebut dikelompokkan dalam kategori-kategori dan data dari pengumpulan informasi dianalisis.
Pendekatan design thinking dapat diterapkan pada setiap aspek dalam HR, termasuk dalam pengalaman kandidat.
Proses perekrutan dapat menumbuhkan harapan yang berbeda dari perspektif kandidat.
Kandidat bisa pengalaman yang menyenangkan dan proses wawancara yang mengasyikkan, kesempatan untuk mempelajari tentang perusahaan, dan mendapatkan informasi terkait status perekrutan mereka dan kemungkinan langkah selanjutnya.
Design Thinking Framework
Design thinking bertujuan untuk memecahkan masalah dengan mengumpulkan inspirasi, ide, dan membuat cerita untuk menciptakan solusi yang inovatif.
Maka dari itu, design thinking dapat dimulai dengan:
- Merasakan empati dengan pelanggan, dengan memahami kebutuhan dan masalah yang mereka alami.
- Mendefinisikan masalah secara jelas dan kemudian melakukan brainstorming untuk menghasilkan ide-ide kreatif serta memilih solusi yang paling efektif.
- Pembuatan prototipe untuk menguji konsep dan memperbaiki solusi.
Jika hasilnya tidak memuaskan, proses tersebut diulang dengan belajar lebih banyak tentang pengguna melalui pengujian untuk menemukan solusi yang benar-benar memenuhi kebutuhan pelanggan.
Terdapat lima framework & fundamental dalam design thinking. Tahapan ini mencakup:
1. Berempati
Tahap pertama design thinking dalam proses HR adalah mengamati secara objektif dan tanpa menghakimi, mengumpulkan umpan balik dari karyawan melalui survei, wawancara, dan sesi observasi, dan fokus pada aspek manusia.
Tujuannya adalah mengidentifikasi siapa karyawan Anda, kendala apa yang mereka hadapi, serta kebutuhan dan harapan mereka.
2. Menganalisis Data
Tahap selanjutnya dari design thinking dalam proses HR adalah menganalisis data yang dikumpulkan pada tahap pertama dan menggabungkan umpan balik menjadi satu masalah utama.
Hal ini membantu menentukan pernyataan masalah yang jelas, yang menjadi panduan untuk sisa proses.
Pada tahap ini, perlu mempertimbangkan apa yang telah dipelajari tentang karyawan dan menentukan masalah utama yang dihadapi oleh sebagian besar karyawan.
3. Membuat Ide
Tahap berikutnya setelah mengamati karyawan dan menentukan masalah utama adalah melakukan sesi brainstorming dengan tim.
Dalam sesi ini, semua orang harus merasa nyaman untuk berbagi ide dan perspektif tanpa takut dihakimi atau dinilai buruk.
Disarankan untuk bersikap terbuka dan mempertimbangkan sudut pandang yang berbeda, dan mengeluarkan ide-ide kreatif secara bebas.
4. Prototipe
Setelah brainstorming dan pengumpulan ide, tahap selanjutnya adalah mengubah ide menjadi solusi konkret dengan memilih beberapa ide terbaik dari daftar. Anda juga bisa langsung mengembangkannya menjadi prototipe yang dapat diuji pada karyawan.
Fokus selalu pada pengalaman karyawan, dan prototipe yang dihasilkan akan menjadi bahan uji coba yang penting dalam memastikan pendekatan yang berpusat pada pengguna.
5. Uji Coba
Tahap akhir dari proses ini adalah pengujian prototipe pada karyawan untuk mengevaluasi seberapa efektif solusi yang telah didiskusikan dalam kehidupan nyata dan seberapa baik solusi tersebut dapat memecahkan masalah yang ada.
Beberapa sesi pengujian harus dilakukan dan feedback karyawan harus dikumpulkan untuk melakukan perbaikan sebelum investasi pada solusi akhir.
4 Terapan Design Thinking dalam HRD
Design thinking dapat diaplikasikan dalam setiap aspek di HR, yaitu:
HR Planning
Dalam HR Planning, proses perekrutan, pemilihan, dan pelatihan kandidat yang tepat sangat penting dalam membangun aset perusahaan.
Prinsip-prinsip design thinking dapat membantu mengoptimalkan proses ini dengan menggunakan empati untuk menciptakan lingkungan yang ramah bagi karyawan baru.
Pertanyaan yang terus-menerus diberikan juga dapat membantu menetapkan harapan antara kedua belah pihak.
Tim HR juga harus bersedia menggunakan ideation untuk mengatasi tantangan dan menciptakan lingkungan inovatif yang mendorong onboarding dan pelatihan karyawan baru.
Performance Management
Untuk memastikan karyawan menerima penghargaan yang layak atas kontribusi mereka, performance management harus dilakukan dengan baik.
Namun, karyawan sering merasa tidak dihargai dan departemen HR kesulitan dalam menemukan alasan dan mengukur kinerja mereka.
Maka design thinking dapat memperbaiki proses ini dengan menggabungkan alat survei untuk terhubung dan berempati dengan karyawan serta memahami kekhawatiran dan harapan mereka.
Selain itu, sistem manajemen kinerja otomatis (PMS) dapat menjadi solusi untuk membantu manajer untuk mengawasi kinerja tim mereka dan mengevaluasinya secara akurat.
Hubungan Industrial
Departemen HR memegang tanggung jawab penting dalam menjaga hubungan yang harmonis antara karyawan dan perusahaan.
Namun, kurangnya komunikasi yang tepat dapat menimbulkan masalah antar karyawan di dalam perusahaan atau antar karyawan dengan perusahaan.
Tim HR bertindak sebagai media komunikasi yang memungkinkan di antara kedua pihak dan dapat memperbaiki situasi dengan menggunakan pendekatan design thinking yang digerakkan oleh empati terhadap masalah yang menjadi perhatian karyawan dan majikan.
Dengan menggunakan metode ini, tim HR dapat mengevaluasi situasi dan memberikan solusi yang sama-sama menguntungkan bagi karyawan dan perusahaan.
Kompensasi dan Benefit
Departemen HR bertanggung jawab untuk mengelola kompensasi dan benefit, mulai dari karyawan bergabung, promosi, hingga pengunduran diri atau pensiun.
Dalam hal ini, tim HR dapat menggunakan metode design thinking dapat memahami kebutuhan karyawan dan batas anggaran perusahaan.
Pendekatan yang dilandasi empati ini dapat membantu tim HR untuk merumuskan kebijakan yang sesuai dengan kebutuhan karyawan dan keuntungan perusahaan.
Tim HR Dengan Praktik Design Thinking
IBM
IBM telah mengadopsi pendekatan desain yang melibatkan berbagai fungsi untuk membuat proses orientasi karyawan baru yang lebih baik.
Mereka melakukan penilaian awal untuk memahami perspektif karyawan baru dan menyadari bahwa pengalaman onboarding melibatkan kolaborasi dengan banyak petinggi perusahaan.
IBM juga menghadapi masalah dalam manajemen kinerja, tapi dapat diatasi dengan pendekatan tradisional yang hanya terdiri dari 2 atau 3 tahap yang tidak memberikan dampak signifikan pada bisnis.
Mereka juga memutuskan untuk bekerja sama dengan kelompok karyawan daripada pakar lapangan dan menggunakan pendekatan design thinking selama 5 bulan untuk mengembangkan model kinerja baru.
Setelah itu, model ini diterapkan di seluruh perusahaan. Menurut Dianne, kepala SDM IBM, perusahaan melibatkan seluruh tenaga kerja dalam proses ini memungkinkan mereka untuk menerima perubahan dan membentuknya bersama-sama.
Cisco
Departemen HR di Cisco telah mendapatkan pelatihan dalam menggunakan metode design thinking.
Mereka memperhatikan area-area yang memungkinkan HR untuk melakukan perubahan drastis secara nyata dan praktis, termasuk dalam hal perekrutan, orientasi, pembelajaran dan pengembangan, serta desain tempat kerja.
Cisco menggunakan design thinking untuk mengubah kembali perusahaan mereka, dengan fokus pada pengalaman orang yang terlibat, bukan hanya pada prosesnya.
Penutup
Secara keseluruhan, dapat disimpulkan bahwa design thinking telah membawa perubahan signifikan bagi departemen HR dalam berbagai perusahaan.
Melalui pendekatan yang didorong oleh empati, tim HR dapat memahami kebutuhan dan harapan karyawan secara lebih baik dan merancang solusi yang lebih efektif dan sesuai.
Dari perekrutan, manajemen kinerja, kompensasiーdesign thinking bisa membantu HR mengoptimalkan pengalaman karyawan secara keseluruhan dan meningkatkan kinerja perusahaan.
Maka, bagi perusahaan yang ingin memenangkan persaingan di era digital ini, penting untuk mempertimbangkan mengadopsi design thinking dalam strategi HR.
Leave a Reply