Laporan penilaian kinerja karyawan menjadi tinjauan rutin hasil kerja dan kontribusi seluruh sumber daya kepada perusahaan. Penilaian ini mengevaluasi keterampilan, pencapaian, dan pertumbuhan karyawan, termasuk kendala yang mereka hadapi.
Perusahaan menggunakan penilaian kinerja karyawan untuk memberikan gambaran besar tentang performa karyawan, merancang kenaikan gaji atau bonus, serta memutuskan pengembangan karier. Biasanya, langkah ini triwulan, semester, atau per tahun. Ini juga membantu atasan atau tim HR melihat masalah dan solusi yang akan diberikan kepada karyawan.
Laporan Kinerja Karyawan, Untuk Apa?
Laporan penilaian kinerja adalah mekanisme menilai secara formal, di mana manajer dan pemangku kepentingan mengevaluasi performa sumber daya mereka.
Tujuannya, perusahaan dapat belajar lebih banyak tentang kekuatan dan kelemahan karyawan, menawarkan umpan balik konstruktif untuk pengembangan keterampilan di masa depan, dan membantu penetapan karier.
Ada beberapa metode penilaian kinerja karyawan, yaitu :
- Penilaian KPI
- Evaluasi diri sendiri
- Peer feedback
- Feedback 360 degree
- Penilaian dengan skala
- Feedback berkelanjutan
- Evaluasi di waktu tertentu
Apa pun metode yang Anda pilih, tinjauan kinerja yang terencana dan dilaksanakan dengan baik akan meningkatkan employee engagement dan menciptakan budaya umpan balik dan pengembangan berkelanjutan di perusahaan.
Artikel lainnya: Kinerja Karyawan: Pengertian, Masalah, dan Faktor Yang Mempengaruhi
5 Kiat Menulis Laporan Kinerja Karyawan
Efektivitas tinjauan kinerja karyawan tergantung pada cara pelaksanaannya. Hasilnya dapat memberdayakan karyawan dalam rangka mencapai tujuan baru.
Ulasan yang bagus membantu karyawan mengidentifikasi peluang bertumbuh dan area potensial untuk peningkatan tanpa merusak hubungan karyawan-manajer.
Namun, menulis ulasan yang kuat tidaklah mudah. Manajer sering tidak menerima panduan yang cukup memadai tentang tinjauan kinerja yang efektif dan komprehensif.
Berikut ini kiat menulis laporan kinerja:
1. Rubrik penilaian
Rubrik adalah panduan scoring multiguna untuk menilai produk dan penampilan karyawan. Metode ini meningkatkan pengajaran, berkontribusi pada penilaian yang baik, dan sumber informasi untuk peningkatan program.
Rubrik dapat meningkatkan kinerja serta memperjelas harapan perusahaan dengan menunjukkan kepada karyawan bagaimana memenuhi harapan tersebut. Jadi, mereka dapat menilai kualitas kerja diri sendiri dan orang lain.
Rubrik mudah digunakan dan dijelaskan karena menyediakan cara yang mudah untuk berkomunikasi dan mengembangkan tujuan perusahaan serta mengetahui pencapaian semua karyawan.
2. Umpan balik teratur
Secara formal, penilaian kinerja karyawan terjadi sekali atau dua kali dalam satu tahun, tetapi pemberian umpan balik tidak terbatas pada periode tertentu. Tim HR dapat mendorong pemimpin tim untuk memberikan umpan balik yang teratur kepada anggota timnya dan mereka dapat menyuakan umpan balik kepada Anda maupun rekan kerja.
Misalnya, saling memberikan umpan balik setelah menyelesaikan suatu proyek. Dari hal ini, Anda dapat menumbuhkan kreativitas dan inovasi pada proyek selanjutnya.
3. Catat ulasan
Gunakan deskripsi pekerjaan sebagai dasar mengevaluasi kinerja karyawan. Catat seberapa baik anggota tim menjalankan tanggung jawab dan memenuhi fungsi kerjanya serta langkah apa saja yang membuat mereka berkembang.
4. Perhatikan kekuatan dan kelemahan
Gunakan evaluasi pekerjaan untuk membuat daftar kekuatan dan kelemahan masing-masing anggota tim.
Anda dapat menggunakan kerangka SWOT untuk mempertimbangkan kekuatan dan kelemahan karyawan untuk mendukung tujuan bisnis, memberikan peluang pengembangan, dan menguraikan hal-hal yang berdampak negatif atas kinerja mereka.
5. Rekomendasi yang ditindaklanjuti
Evaluasi karyawan tidak hanya berpengaruh pada kenaikan gaji dan peluang promosi, tetapi juga perencanaan kegiatan perusahaan tahun depan. Oleh sebab itu, penyusunan evaluasi perlu ditemani oleh pembuatan rekomendasi yang dapat ditindaklanjuti oleh karyawan. Upaya ini dapat dilakukan dengan bantuan SMART goals.
Cek juga: One on One Meeting, Cara Untuk Membangun Komunikasi Positif
Contoh Laporan Penilaian Kinerja
Berikut ini adalah contoh membuat laporan penilaian kinerja karyawan:
Nama Karyawan : Terry Jones
Jabatan : Manajer Pemasaran
Nama Supervisor : Meredith Smith
Departemen : Pemasaran
Tanggal penilaian diri karyawan: 17 November 2021
Tanggal penilaian manager: 5 Desember 2021
Instruksi: karyawan harus menyelesaikan penilaian mandiri dan menyerahkannya kepada manajer mereka selambat-lambatnya tanggal 15 November.
Manajer harus menyelesaikan penilaian mereka dan menyerahkannya ke HRD paling lambat tanggal 5 Desember.
Skala penilaian:
- 5 Sangat Baik (secara konsisten melebihi standar)
- 4 Luar Biasa (sering melebihi standar)
- 3 Memuaskan (umumnya memenuhi standar)
- 2 Perlu perbaikan (sering gagal memenuhi standar)
- 1 Tidak dapat diterima (gagal memenuhi standar)
BAGIAN 1
TUJUAN: Keseluruhan Peringkat Bagian: 3.7
| Objektif | Tindakan | Hasil |
| Tingkatkan jumlah prospek pemasaran yang memenuhi syarat sebesar 15% dari hasil EOY sebelumnya. | Pimpin tim untuk membuat profil persona pembeli untuk prospek ideal paling lambat 01/02. | Empat buyer persona diselesaikan pada 30/01. |
| Kembangkan dan jalankan 10-15 kampanye pemasaran top of funnel untuk menghasilkan minat dan tindakan dari prospek yang memenuhi syarat sebelum 31/12. | 15 kampanye baru diterapkan di seluruh pameran, kampanye iklan daring, dan webinar bulanan. | |
| Lacak dan laporkan hasil MQL setiap minggu dan menyesuaikan kampanye sesuai kebutuhan setiap tiga bulan untuk mencapai tujuan. | MQL dilacak dan dilaporkan setiap minggu. MQL meningkat 17,5% dibandingkan hasil EOY sebelumnya. |
| Peringkat Karyawan : 5 | Peringkat Manajer : 5 |
| Komentar Karyawan: Tujuan terlampaui, semua tindakan terpenuhi dan selesai tepat waktu. Bahkan dengan satu posisi kosong di kuarter keempat, tim melakukan perpanjangan waktu dan mampu melampaui target. | Komentar Manajer: Terry melakukan pekerjaan yang hebat dalam perencanaan dan responsif terhadap perubahan yang diperlukan. Ia memprioritaskan alur kerja ketika salah satu anggota tim resign di kuartal keempat, memimpin timnya untuk melampaui target. Desain rencana yang dikembangkan tahun ini akan digunakan ke depan agar sukses kembali. |
| Objektif | Tindakan | Hasil |
| Tingkatkan tingkat konversi dari prospek yang memenuhi syarat pemasaran ke prospek yang memenuhi syarat penjualan sebesar 5% dari hasil EOY sebelumnya. | Kembangkan empat kampanye pemeliharaan untuk melibatkan dan meng-informasikan prospek pemasaran yang berkualitas, setidaknya satu per kuartal. | meluncurkan empat kampanye email marketing, menargetkan empat persona pembeli, satu per kuartal. Menyelenggarakan dua webinar yang ditargetkan pada kuartal pertama dan ketiga. |
| Ubah/tingkatkan kampanye atau program untuk persingkat waktu konversi dengan melakukan pengujian pada persona pembeli. | Melakukan tes triwulanan pada persona pembeli dengan memvariasikan frekuensi email dan menyebarkan pengiriman konten. Frekuensi tingkatkan konversi untuk setiap persona. | |
| Bekerja dengan tim penjualan internal untuk lebih memenuhi syarat prospek sebelum diteruskan ke tim penjualan lapangan. | Bekerja dengan tim penjualan internal untuk memperbaiki proses dan waktu ketika mereka melakukan kontak pertama dengan seorang pemimpin. Secara keseluruhan, konversi ke prospek yang memenuhi syarat penjualan meningkat sebesar 4,8%. |
| Peringkat Karyawan : 4 | Peringkat Manajer : 3 |
| Komentar Karyawan: Saat mengembangkan dan bekerja dengan persona baru, tim saya masih dapat meluncurkan kampanye yang berhasil dan menentukan dengan lebih baik frekuensi kontak yang menunjukkan peningkatan awal dalam waktu konversi. | Komentar Manajer: Terry memimpin timnya dalam membuat awal yang baik untuk meningkatkan tingkat konversi MQL ke SQL, meskipun mereka gagal mencapai tujuan yang sebenarnya. Ini adalah upaya yang solid untuk menggabungkan persona baru dan frekuensi pengujian dan untuk membangun proses yang lebih efisien dengan tim penjualan internal. |
| Objektif | Item Tindakan | Hasil |
| Tingkatkan jumlah pengikut di Twitter dan LinkedIn sebesar 15%. | Tingkatkan strategi media sosial dengan membagikan setidaknya enam konten berkualitas tinggi dengan setiap persona. | Setiap persona menerima dua konten berkualitas setiap kuartal melalui Twitter dan LinkedIn. |
| Terlibat dengan influencer industri dan membangun hubungan untuk meningkatkan eksposur merek. | Spreadsheet dibuat untuk melacak influencer yang teridentifikasi dan untuk menunjukkan kemajuan dalam upaya keterlibatan dengan masing-masing. | |
| Bermitra dengan asosiasi dan grup industri untuk mensponsori acara media sosial. | Kami mensponsori dua acara media sosial dengan asosiasi industri terkemuka dan mengorganisir webchat online dua bulanan dengan kelompok minat. Secara keseluruhan, pengikut di Twitter meningkat 22%, dan LinkedIn meningkat 10%. |
| Peringkat Karyawan : 3 | Peringkat Manajer : 3 |
| Komentar Karyawan: Tujuan ini dimulai lebih lambat dari yang lain. Kami melampaui target untuk pengikut Twitter, tetapi gagal di LinkedIn. Dengan kebutuhan untuk mengatur ulang beberapa prioritas, lebih banyak waktu dihabiskan untuk meningkatkan kehadiran Twitter, sehingga kehadiran LinkedIn terganggu. | Komentar Manajer: Karena jumlah pengikut meningkat untuk kedua platform, hasil ini sukses untuk tujuan tersebut. Terry mencatat efek yang lebih besar dari waktu yang lebih terdedikasi dan konsisten di platform media sosial dan akan memanfaatkan pengetahuan itu ke depan. Terry melakukan pekerjaan dengan baik dalam memimpin timnya untuk meningkatkan pengikut Twitter! |
Baca: Symphony: Bekal Manajer Untuk Mengelola Kinerja Tim
BAGIAN 2
PERSYARATAN KINERJA UMUM: Keseluruhan Peringkat: 4
- Pengetahuan pekerjaan (menerapkan keterampilan teknis dalam pekerjaan)
| Peringkat Karyawan : 5 | Peringkat Manajer : 5 |
| Komentar Karyawan: Melalui pengalaman dan pendidikan berkelanjutan, saya membawa keterampilan pemasaran untuk mengikuti tren dan meningkatkan upaya bisnis. | Komentar Manajer: Terry sangat berkualitas dan membawa banyak pengalaman. Ia proaktif untuk tetap berada di puncak teknologi pemasaran, juga tetap mengikuti tren industri untuk meningkatkan ketajaman bisnisnya, yang mampu meningkatkan kontribusi departemennya. |
2. Keterampilan komunikasi (mendengarkan secara aktif dan menginformasikan serta membimbing tim dengan cara dan waktu yang tepat)
| Peringkat Karyawan : 4 | Peringkat Manajer : 4 |
| Komentar Karyawan: Saya berkomunikasi dengan baik dengan tim plus memberikan pembaruan status target mingguan dan umpan balik berkelanjutan kepada mereka. Saya mendorong tim untuk berpendapat secara terbuka. | Komentar Manajer: Terry mendapat nilai bagus untuk kepuasan karyawan dan pulse survey, dengan peringkat di atas rata-rata kelompoknya. Ketika terdesak waktu, beberapa pembaruan status mingguan terlambat, tetapi tidak sampai menghalangi kemajuan tim. |
Cek artikel ini: 5 Perbedaan Interview User Dan HRD
3. Keterampilan manajemen (memandu tim untuk mencapai hasil yang diinginkan, mendelegasikan tanggung jawab secara tepat dan efektif, sambil mengembangkan laporan langsung)
| Peringkat Karyawan : 4 | Peringkat Manajer : 3 |
| Komentar Karyawan: Saya berhasil memimpin tim saya untuk mencapai tujuan dengan menetapkan tujuan yang tepat, menentukan alur kerja dan tugas, dan menjaga tim sesuai jadwal. Saya mendorong tim saya untuk membawa masalah apa pun kepada saya, dan saya menyelesaikannya dengan cepat. | Komentar Manajer: Terry adalah manajer yang efektif. Ia memiliki hubungan yang baik dengan timnya dan perlu meluangkan lebih banyak waktu untuk mengembangkan anggota timnya yang lebih berpengalaman untuk meningkatkan fungsionalitas tim. Ia harus fokus di awal tahun untuk merekrut posisi yang kosong dan melatih anggota tim untuk meningkatkan efektivitas mereka. |
4. Keterampilan organisasi (menetapkan tujuan yang tepat untuk memenuhi komitmen dalam anggaran dan memprioritaskan dan mengatur alur kerja untuk memenuhi tujuan)
| Peringkat Karyawan : 5 | Peringkat Manajer : 5 |
| Komentar Karyawan: Saya mengambil tanggung jawab keuangan saya dengan sangat serius dan selalu beroperasi sesuai anggaran. Saya menetapkan dan merencanakan item tindakan tim saya di awal tahun, dengan mempertimbangkan ketersediaan sumber daya dan urutan logis tugas yang harus diselesaikan. Kebanyakan, tujuan terpenuhi dan diselesaikan tepat waktu. | Komentar Manajer: Terry memiliki keterampilan organisasi yang luar biasa. Baik itu merencanakan bagaimana mencapai tujuan atau mengatur penggunaan sumber dayanya. Ia memiliki kemampuan luar biasa dalam pengembangan anggaran dan pekerjaan perencanaan dalam anggaran tersebut. Semua tujuan tahun ini disampaikan sesuai anggaran. |
5. Inisiatif (sejauh mana seorang karyawan mencari tugas-tugas baru dan mengembangkan kemampuan secara profesional dan pribadi)
| Peringkat Karyawan : 3 | Peringkat Manajer : 3 |
| Komentar Karyawan: Saya pikir saya melakukan pekerjaan yang baik dalam mengambil inisiatif di awal tahun, ketika mengembangkan rencana aksi untuk tim saya, dan juga untuk tetap berada di puncak tren profesional dan industri. | Komentar Manajer: Dalam hal menetapkan rencana aksi dan menjaga alur kerja tetap berjalan, Terry memenuhi semua harapan. Ia terus mengikuti tren dan menerapkannya jika memungkinkan. Di masa depan, lebih banyak inisiatif harus diambil untuk terlibat dalam keseluruhan rencana strategis, daripada hanya berfokus pada tujuan tahunan. Ini akan membantu dalam pengembangannya untuk tujuan rencana suksesi. |
PERINGKAT KESELURUHAN: 4
Bagian 1 (50%): 3,7
Bagian 2 (50%): 4.0
Tanda Tangan Karyawan: Tanggal:
Tanda Tangan Pengawas: Tanggal:
Di dalam formulir penilaian kinerja karyawan, manajer akan melacak apa saja pencapaian dan kontribusi yang diberikan oleh mereka selama periode tertentu. Dengan demikian, perusahaan dapat mengoptimalkan nilai plus dan menyelesaikan kendala yang dihadapi oleh karyawan.
Leave a Reply