ATS Berikan Kemudahan Perusahaan Kecil Hingga Besar

Bidang human resource telah bertransformasi secara signifikan. Hal ini ditandai dengan kemunculan piranti lunak lunak atau sistem yang mempermudah fungsi HR.

Salah satunya adalah applicant tracking system (ATS). Ini adalah sistem yang melacak resume pelamar kerja dan mengelola proses rekrutmen.

Dengan ATS, HR dapat meninjau aplikasi hingga berkomunikasi dengan kandidat. Sedangkan, kandidat dapat memantau progres aplikasinya dan menerima pesan dari HR perusahaan.

Berdasarkan TechTarget, pasar ATS sangat besar dengan kehadiran penyedia jasa yang berfokus pada layanan ATS secara spesifik dan ATS sebagai bagian dari talent management.

Yova Beltz, praktisi dan influencer HR berbagi pandangan tentang ATS dengan kami, pada Senin (20/02/2023), melalui telekonferensi.

ATS Berikan Kemudahan Kepada Perusahaan

Saat ini, saya melihat banyak small business dan startup telah menggunakan ATS, karena ATS memberikan beragam keuntungan bagi perusahaan.

Dalam penggunaan ATS, perusahaan akan lebih mudah untuk memproses seleksi karyawan. ATS juga mengoptimalkan kinerja HR perusahaan, sehingga pemilik bisnis tidak perlu memiliki HR full team.

Perkembangan teknologi

Sebelum teknologi berkembang, banyak pekerjaan human resource yang dilakukan manual. Tidak heran jika di sebuah perusahaan memiliki tiga sampai lima karyawan di departemen HR.

Seiring dengan perkembangan teknologi di bidang HR, banyak pekerjaan human resource terbantu dengan kehadiran sistem terintegrasi, sehingga tugas yang time consuming dapat diselesaikan tepat waktu.

Misalnya, proses rekrutmen menggunakan ATS dari third party atau administrasi kehadiran menggunakan HRIS dari penyedia layanan.

Saya telah mengamati bahwa perusahaan yang hanya memiliki satu karyawan HR, kinerjanya tetap bisa maksimal. Dia bertugas menjalankan fungsi-fungsi HR ditopang oleh sistem untuk menyelesaikan pekerjaan administratif.

Mendukung compliance

Memang, dahulu hanya perusahaan besar atau perusahaan internasional yang menggunakan ATS. Meski menggunakan ATS, perusahaan tetap memiliki HR full time.

Hal itu adalah upaya mereka dalam memenuhi compliance. Karena compliance menghindarkan perusahaan dari kongkalikong di proses rekrutmen.

Misalnya, penggunaan ATS untuk menghindari usaha “titip” CV. Jika ada orang yang ingin melamar pekerjaan, mereka harus mengirimkan aplikasi melalui sistem, sehingga tercipta transparansi.

Dari pengalaman di Marriott International, saya bekerja di golongan hotel dengan tim HR sangat minim. Setelah pandemi, saya adalah karyawan satu-satunya di departemen HR.

Namun, 70 persen pekerjaan saya didukung oleh sistem, karena Marriott International selalu mengikuti perkembangan teknologi.

Banyak orang bilang, “Departemen HR sulit kalau hanya dijalankan satu orang,” but I prove them wrong.

Haruskah Perusahaan Menggunakan ATS?

Pasca pandemi, teknologi HR justru semakin canggih. Banyak startup yang memberikan service ini ke small business untuk membantu proses seleksi atau memfilter cv kandidat.

Bahkan, saya sempat bekerjasama dengan brand yang baru muncul dan fokus bisnis mereka adalah HR system.

Namun, tidak semua perusahaan harus menggunakannya. Keputusan penggunaan ATS atau tidak, kembali ke tujuan, kebutuhan karyawan, dan skala bisnis perusahaan.

CV ATS Friendly Dari Kacamata HR

Di luar sana, kandidat tidak mengetahui apakah perusahaan menggunakan ATS atau tidak.

Jadi, saya menyarankan kepada kandidat untuk membuat CV yang ATS friendly. Bentuk CV seperti itu terlihat profesional.

Hal yang perlu dicermati lagi adalah CV yang ATS friendly bebas dari diskriminasi. Kandidat tidak perlu mencantumkan foto dan informasi yang terlalu pribadi.

Satu catatan lagi, banyak kandidat yang mendesain CV yang bagus. Menurut dia, desain CV-nya bagus, tetapi belum tentu bagi HR.

Buat HR, CV itu harus mudah dibaca, tulisan jelas, dan desain simpel.

Tidak ada pula penilaian tentang seberapa bagus desain CV kandidat, kecuali mereka melamar pekerjaan untuk posisi graphic designer.

Kirim CV Yang ATS Friendly, Tetapi Masih Harus Isi Form?

Memang tidak bisa dipungkiri kalau masih ada perusahaan yang meminta kandidat mengisi formulir data diri, padahal mereka masih proses interview awal.

Menurut saya, proses tersebut lebih ke sisi formalitas saja. Tujuannya, agar perusahaan mempunyai data atau dokumentasi dari kandidat.

Ada kemungkinan HR memerlukan data untuk presentasi ke manajemen. Meski demikian kandidat tidak harus mengisi semua kolom di form perusahaan.

Mereka tidak perlu mencantumkan nomor KTP atau SIM. Isi saja poin penting, seperti nama, nomor telepon, dan email. Mengisi form lengkap atau tidak, itu tidak menjadi masalah besar.