Dengan instruksi kerja yang jelas, ringkas, dan koheren, Anda dapat meningkatkan efisiensi di kantor.
Lebih luas lagi, Anda juga bisa memandu pelatihan, kinerja, dan penilaian para pekerja, hingga mempertahankan standar kualitas kerja. Memang, kebanyakkan orang menyebut instruksi kerja sebagai prosedur, sebagian lagi menyebutnya sebagai proses.
Apa Itu Instruksi Kerja?
Instruksi kerja adalah dokumen tertulis yang memberikan langkah-langkah yang jelas dan tepat untuk melaksanakan suatu perintah. Instruksi ini menjelaskan cara yang benar untuk melakukan tugas atau aktivitas tertentu.
Setiap tugas adalah bagian dari proses yang lebih besar, sehingga langkahnya harus diikuti sesuai dengan tugas itu sendiri, jika tidak maka akan memengaruhi aspek bisnis lainnya.
Istilah ini dianggap sebagai panduan kerja, alat bantu kerja, atau standar operasional prosedur (SOP). Padahal, instruksi kerja berbeda dari ketiga hal itu.
Instruksi kerja diisi oleh hal-hal yang lebih rinci dibanding SOP dan bersifat wajib seperti panduan bekerja. Ini juga berada di bawah kategori alat bantu kerja.
Dengan instruksi, perusahaan memastikan cara terbaik untuk melakukan tugas tertentu yang dikomunikasikan, dipahami, dan diterapkan dengan jelas untuk karyawan.
6 Manfaat Mengadopsi Instruksi Kerja
1) Membangun pengetahuan dasar
Instruksi memudahkan pemimpin tim dan karyawan untuk membangun pengetahuan dasar perusahaan. Dengan begitu, mereka mempunyai pengetahuan tentang cara kerja perusahaan.
2) Meningkatkan onboarding
Instruksi dapat membantu Anda melatih karyawan baru dengan lebih baik. Mereka pun akan mudah memahami tugas dan cara menyelesaikannya, termasuk berkolaborasi dengan tim lain.
3) Mengurangi risiko kesalahan
Ketika sebuah perusahaan tidak memiliki instruksi, maka karyawan cenderung melakukan kesalahan. Untuk mengantisipasinya, perusahaan perlu memiliki satu rangkaian dokumen instruksi yang jelas, sehingga mereka mengetahui pelaksanaan tugas dengan baik.
4) Menghemat waktu kerja
Pastinya dengan instruksi jelas, karyawan lebih produktif dan efisien ketika mengerjakan tugas sehari-hari. Terlebih, saat perusahaan memerlukan waktu tambahan untuk mengembangkan bisnis atau mempertahankan bisnis jangka panjang.
5) Memfasilitasi perbaikan
Instruksi mampu memfasilitasi perbaikan dari proses sistem, sehingga karyawan dapat melakukan pekerjaan mereka dengan lebih baik dari waktu ke waktu. Dengan ini, human error pun dapat berkurang.
6) Membantu problem solving
Dengan memberikan referensi untuk skenario yang benar dan ideal, instruksi membantu pemecahan masalah karyawan. Ini juga berfungsi sebagai panduan karyawan melakukan tindakan korektif.
Baca juga: 7 Strategi Training Karyawan Baru
Instruksi Kerja Sesuai Dengan Proses Dokumentasi
Sah-sah saja menyebut instruksi kerja sebagai panduan kerja, SOP, atau alat bantu untuk bekerja. Hal itu tergantung dengan situasinya.
Intinya, dokumentasi tersebut menjelaskan dengan rinci bagaimana suatu tugas dilakukan. Hal ini seperti petunjuk langkah demi langkah saat belajar sesuatu hal yang baru.
Hal paling penting adalah instruksi kerja tidak boleh disamakan dengan proses kerja.
Berikut ini instruksi kerja sesuai dengan tingkat proses dokumentasi keseluruhan:
#1 Hierarki proses
Hierarki proses secara visual menunjukkan semua tugas yang sedang berlangsung dalam bisnis. Ini menunjukkan aktivitas bisnis dan cara karyawan memberikan hasil untuk mencapai tujuan perusahaan.
Hierarki juga akan memetakan hal-hal kecil. Contohnya, resepsionis harus menerima panggilan telepon atau mengumumkan keterlambatan pembayaran.
2) Proses
Proses adalah rantai aktivitas yang mengubah input menjadi output. Agar mudah dimengerti, proses dapat dibentuk menjadi peta proses yang berbentuk diagram visual.
Misalnya, peta proses untuk memesan stok baru, menangani keluhan pelanggan, mengirimkan pemberitahuan keterlambatan pembayaran, atau mempekerjakan kepala departemen baru.
3) Prosedur
Pada esensinya, prosedur menguraikan bagaimana melakukan proses seperti urutan dan siapa yang melakukannya.
Prosedur kerja dihasilkan oleh pengorganisasian tanggung jawab, tugas, peralatan, dan alat-alat dalam urutan sebaik mungkin. Hal ini akan memandu karyawan dalam menghasilkan pekerjaan yang berkualitas.
Perusahaan akan terus mengidentifikasi cara terbaik untuk menyelesaikan pekerjaan. Di beberapa perusahaan, ada yang menggabungkan proses dan prosedur ke dalam satu format agar tidak membingungkan.
Artikel berikutnya: Apakah HR Perlu Menindaklanjuti Masalah Pribadi Karyawan?
Perbedaan Instruksi Kerja Dan SOP
Instruksi kerja dan SOP adalah alat analisis yang digunakan oleh perusahaan untuk membuat proses menjadi lebih detail dan dapat ditindaklanjuti.
SOP merupakan rangkaian standar yang mendukung prosedur kerja yang tertata dengan baik di perusahaan. Ini bertujuan untuk menghasilkan sistem yang berkualitas, teknis yang konsisten, dan mempertahankan kualitas kontrol demi menjaga proses bisnis berjalan baik.
Biasanya, SOP berhubungan dengan produk, sumber daya manusia, dan lainnya. Perbedaannya, antara lain:
SOP bertugas merangkum spesifikasi suatu proses, sementara instruksi kerja dipersempit menjadi tugas individu dan menguraikan setiap langkah yang ada pada SOP.
Instruksi kerja lebih dapat diterapkan untuk mendukung operasi bisnis sehari-hari. SOP membuat proses lebih sistematis dari sudut pandang manajemen. Dalam sistem manajemen mutu, instruksi dan SOP termasuk dalam hierarki dokumen prosedural.
Bagan Perbedaan SOP & Instruksi Kerja
| SOP | Instruksi Kerja | |
| Definisi | Seperangkat pedoman untuk melaksanakan satu atau lebih tugas tertentu dari prosedur standar. | Dokumen yang menguraikan cara-cara melaksanakan tugas tertentu dengan penjelasan detail agar menghasilkan pekerjaan berkualitas. |
| Fitur | Mengarahkan karyawan untuk menyelesaikan suatu tugas dalam urutan yang telah ditentukan untuk menjamin kualitas sesuai dengan penetapan standar. | Instruksi memberikan karyawan panduan langkah demi langkah tentang cara melakukan tugas. |
| Peran | Mengoptimalkan proses bisnis, meningkatkan produktivitas dalam bekerja, dan membatasi kesalahan yang tidak perlu. | Menghemat waktu untuk melatih karyawan baru, membangun tenaga kerja terampil, dan memastikan kualitas pekerjaan. |
| Kelebihan | Menawarkan pemahaman intuitif tentang berbagai pekerjaan, koneksi, dan fungsi pekerjaan dalam operasi bisnis perusahaan yang lebih luas. | Memberikan informasi spesifik tentang tugas yang harus dilakukan dan membantu karyawan memiliki pemahaman jelas tentang pekerjaan yang mereka lakukan. |
| Kekurangan | Hanya memberikan gambaran umum tentang proses daripada penjelasan menyeluruh tentang bagaimana setiap langkah dilakukan. | Karena tidak sistematis, karyawan hanya memiliki pemahaman umum tentang pekerjaan mereka dan bagaimana berhubungan dengan orang lain dalam sistem operasi perusahaan yang luas. |
Kapan harus menggunakan instruksi kerja & SOP?
Instruksi digunakan saat menetapkan cara yang seragam ketika melakukan tugas. SOP digunakan untuk menstandarkan proses dan berfungsi sebagai pedoman untuk kegiatan rutin.
Poin yang perlu Anda ingat adalah menulis instruksi kerja dapat menstandardisasi dan meningkatkan proses bisnis dan memastikan penyelesaian tugas secara akurat dan efisien, sehingga menjaga kualitas dan kesinambungan dalam proses bisnis.
Leave a Reply