Berbicara dengan karyawan tentang masalah seperti bau badan atau aroma mulut tak sedap dapat menjadi sesi perbincangan sulit bagi HR. Bahkan, Anda bisa merasa canggung ketika membicarakan topik ini dengan yang bersangkutan. Pasalnya, Anda harus empati dan bijaksana sekaligus memastikan tak ada unsur yang berpotensi diskriminatif dalam pembahasan dengan karyawan tersebut. Sulit? Pasti.
Namun, jika Anda mengabaikan kondisi ini akan berdampak negatif pada karyawan lain, pelanggan, atau pihak ketiga. Jangan sampai ada orang lain yang mengajukan keluhan sehingga berpengaruh terhadap kegiatan bisnis.
Membicarakan Kondisi Tidak Nyaman
Sebagai bagian dari tim human resource, kita kerap menghadapi kondisi yang tidak nyaman di lingkungan kerja. Misalnya, perselisihan antar karyawan atau percekcokan antara manajer dan anggota timnya. Memang, tidak semua pertengkaran itu harus diselesaikan oleh tim HR–terlebih jika mereka berselisih tentang pekerjaan–sehingga ada baiknya mereka membicarakan solusi sebelum mengeskalasinya ke tim HR.
Bagaimana jika sejumlah karyawan melaporkan rekan kerjanya yang bau badan, mulut, kaki, atau sering kentut di ruang kerja kepada Anda?
Karyawan bertindak demikian, karena merasa tidak nyaman untuk menegur langsung atau tidak memiliki kemampuan berkomunikasi secara luwes. Karena mengonfrontasi seseorang tentang masalah pribadi seperti bau badan berpotensi dianggap kasar dan tidak sopan. Masalah tersebut dapat memengaruhi moral dan produktivitas mereka di tempat kerja.
Mereka meminta bantuan tim HR untuk mengatasi ketidaknyamanan itu, agar mereka dapat bekerja dengan nyaman dan menyuarakan keresahan secara aman. Tim HR dianggap oleh karyawan sebagai perantara yang menjembatani antara manajemen dan karyawan serta hubungan antar karyawan.
Baca juga: 7 Masalah Umum Di Kantor Ini Dapat Mengganggu Produktivitas
Contoh Kasus: British Columbia
Pada 2017, sejumlah karyawan British Columbia mengeluhkan seorang rekan kerjanya yang meludah ke lantai, meniup produk sebelum dikemas, bau badan menyengat, serta kentut.
Pihak perusahaan menangani masalah tersebut dengan hati-hati. Mereka menawarkan konseling dan pelatihan, sebelum bergerak ke tindakan korektif. Akhirnya, kebersihan yang bersangkutan membaik, tetapi ia kemudian dipecat karena kinerjanya yang buruk.
Shana French, pengacara di Sherrard Kuzz LLP, mengatakan bahwa pekerja tersebut mengatakan bahwa ia dipecat karena bau badan, yang dalam kasus ini sebenarnya disebabkan oleh masalah medis. Namun, ia tidak mengungkapkan penyakit medisnya kepada atasan, padahal perusahaan telah memberinya kesempatan berulang kali untuk menyatakan soal kondisi medis yang dimaksud.
Cek pula: Tugas HR Detektif: Investigasi 8 Kondisi Ini
4 Langkah Berbicara Kepada Karyawan Tentang Bau Badan
Untuk menangani hal ini, ada beberapa poin penting yang harus dipertimbangkan oleh tim HR. Vicky Schollar, senior associate dari tim hukum ketenagakerjaan di Blake Morgan, memberikan empat langkah yang dapat Anda lakukan.
1) Percakapan awal
Langkah awal yang harus ditempuh oleh HR–bisa juga dilakukan oleh manajer–adalah bertemu dengan karyawan yang bermasalah dengan bau badan secara informal di tempat privat. Sebisa mungkin, jangan banyak melibatkan orang–cukup Anda atau manajer–untuk menghindari ketidaknyamanan.
Di sini, Anda tak perlu catatan–catat setelah pertemuan–tetapi harus berempati terhadap perasaan karyawan sambil mengemukakan masalah secara jelas. Poin yang perlu diingat, meski Anda telah berhati-hati menyampaikan masalahnya, ada kemungkinan karyawan tersebut akan merasa malu atau kesal.
2) Berikan ruang
Saat membahas hal sensitif, berikan ruang kepada karyawan untuk menjelaskan masalahnya. Misalnya, ia sedang menjalani pengobatan atau masalah kesehatan sehingga menimbulkan bau badan tak sedap. Bila aroma badan tidak berhubungan dengan masalah kesehatan, perusahaan dapat menawarkan bantuan tentang informasi higienitas tubuh.
Anda juga perlu memastikan bahwa individu tersebut tidak diganggu atau dikucilkan akibat kondisinya. Jika ada tanda-tanda ini, tim HR harus segera bertindak untuk menciptakan lingkungan kerja positif. Ingat, perusahaan jangan bertindak gegabah seperti memberhentikan karyawan tiba-tiba. Hal itu dapat dianggap sebagai tindakan diskriminatif dan perusahaan dapat berurusan dengan tuntutan hukum.
Artikel selanjutnya: 5 Tren Job Market 2025
3) Jika masalah terus berlanjut
Jika masalah tersebut tidak terselesaikan, maka perusahaan dapat menyarankan karyawan untuk menemui dokter ahli. Jika masih berlanjut, tim HR harus mempertimbangkan pembicaraan lebih lanjut, seperti dengan menetapkan kebijakan perusahaan tentang masalah kebersihan dan dampaknya terhadap karyawan dan klien.
Tindakan disiplin formal perlu dipertimbangkan jika karyawan dengan sengaja gagal mengambil tindakan untuk mengatasi masalahnya. Namun, pastikan Anda telah memiliki catatan pada setiap pertemuan, di mana Anda atau manajer telah berhati-hati menyelesaikan masalah. Pertimbangkan pula untuk meminta saran kepada tim legal sebelum memproses langkah yang diambil tidak melanggar hukum.
4) Kebijakan
Sebaiknya, perusahaan mempunyai kebijakan yang jelas dan relevan tentang penampilan pribadi, termasuk kebersihan badan dan cara berpakaian. Kebijakan membantu perusahaan untuk menyampaikan peraturan serta tujuannya yang wajib diikuti oleh karyawan. Dengan demikian, perusahaan menghindari tindakan yang membuat lingkungan kerja tak nyaman, sementara karyawan pun mengetahui secara jelas apa yang diharapkan oleh perusahaan kepada mereka.
Poin yang tak kalah penting dari penyelesaian ini adalah menghargai martabat karyawan. Pastikan Anda menangani masalah ini secara pribadi dan tidak membiarkan yang bersangkutan dipermalukan karena situasi atau upaya yang tidak dipikirkan oleh manajemen untuk mengatasi masalah tersebut.
Jim Frawley, executive coach, menambahkan bahwa perusahaan perlu memberikan umpan balik spesifik yang bertujuan bukan hanya untuk memberi tahu karyawan apa yang baik atau buruk, juga membuat mereka sadar tentang apa yang ada pada diri sendiri.
Leave a Reply