Sekilas, tak ada beda sekretaris dan personal assistant. Namun, jika dilihat tanggung jawab masing-masing, mereka memiliki perbedaan signifikan terutama untuk siapa mereka bekerja dan sejauh mana mereka terlibat dalam operasi perusahaan sehari-hari.
Perbedaan paling utama adalah sekretaris mengelola urusan di dalam kantor dan personal assistant bertugas membantu pekerjaan seorang pemimpin atau eksekutif di area administratif dan operasional. Namun, kedua peran tersebut cocok bagi fresh graduate yang menjajaki karier.
Mengenal Pekerjaan Sekretaris Dan Personal Assistant
Sekretaris
Sekretaris merupakan seseorang yang dipekerjakan oleh organisasi untuk menangani proses administrasi, korespondensi, menyimpan catatan, mengatur pertemuan dengan orang lain, dan hal-hal yang dibutuhkan oleh atasannya. Tanggung jawab sekretaris bervariasi, tergantung pada sektor, industri, dan kebutuhan perusahaan.
Beberapa tanggung jawab sekretaris, antara lain:
- Mengelola dan mendistribusikan korespondensi, seperti menjawab telepon, membalas email, menjadwalkan perjanjian antara atasan dengan pihak lain
- Memastikan pemeliharaan kantor, seperti pembersihan, perlengkapan, dan peralatan
- Menyiapkan laporan atau mengelola proyek kepada seorang eksekutif
- Terkadang melakukan pembukuan dan tugas administrasi
Personal assistant
Personal assistant adalah seseorang memberikan dukungan administratif, kesekretariatan, dan hal-hal pribadi kepada atasannya. Ia menjadwalkan pertemuan, mengatur perjalanan, dan menangani semua tugas sehari-hari agar kehidupan pemberi kerja berjalan lancar.
Sering kali, ia bertanggung jawab untuk mengelola anggaran rumah tangga, membayar tagihan, memesan perlengkapan dan bahan makanan, serta mengoordinasikan pemeliharaan dan perbaikan rumah bagi pemberi kerja. Peran ini dipekerjakan oleh individu yang memiliki bisnis, figur publik, dan/atau direktur.
BACA JUGA: Peran Personality Assessment Dalam Proses Rekrutmen
Inilah 4 Beda Sekretaris Dan Personal Assistant
Kadang kala, tanggung jawab kedua profesi ini dapat dipertukarkan, bergantung pada kebutuhan atasan maupun perusahaan. Bagi fresh graduate yang sedang mencari pekerjaan, Anda dapat menekuni salah satu dari profesi ini untuk lebih mengenal dunia kerja sekaligus memahami bagaimana pengelolaan proyek dan sumber daya.
1) Tanggung jawab
Di atas telah dijelaskan bahwa tanggung jawab sekretaris lebih administratif dibanding personal assistant dan terkadang terlibat dengan urusan pribadi atasan, seperti memesan tiket pesawat untuk berlibur atau merencanakan pesta ulang tahun. Biasanya, sekretaris lebih banyak bekerja di kantor dan bersinggungan dengan tools manajemen guna mendukung penyelesaian tugas kerja.
Sedangkan, tanggung jawab personal assistant banyak berkutat dengan urusan pekerjaan hingga hal pribadi atasannya, seperti mengatur jadwal, menjalankan tugas, dan mengurus anak-anak atasan.
2) Kualifikasi pekerjaan
Di beberapa perusahaan, sekretaris harus lulus dari sekolah tinggi sekretaris–setara D3–atau mengantongi ijazah sarjana dalam administrasi bisnis. Lulusan lembaga pendidikan tersebut mempelajari tertentu atau keterampilan yang mendukung pekerjaan sekretaris, sehingga mereka tidak canggung jika harus bekerja sendiri. Untuk kualifikasi personal assistant akan bergantung pada pemberi kerja. Ada yang mensyaratkan minimal lulusan sekolah menengah atas dan mampu menggunakan aplikasi tertentu.
artikel berikutnya: 2 Keterampilan Wajib Dikuasai Oleh Pemimpin
3) Keterampilan kerja
Baik sekretaris maupun personal assistant harus memiliki keterampilan berorganisasi guna menjalankan tugas mereka secara efektif. Keterampilan ini bermanfaat untuk melacak progres berbagai tugas dan mengelola waktu secara efisien. Keduanya juga harus mahir menggunakan peralatan kantor, seperti komputer, mesin faks, telepon ekstensi, dan fotokopi.
Personal assistant harus memiliki keterampilan interpersonal yang baik untuk berinteraksi dengan klien dan rekan bisnis atasan serta sering bepergian bersama atasan. Ia juga akan menangani informasi sensitif, sehingga harus berhati-hati dan menjaga kerahasiaan. Namun, sekretaris tidak memiliki tingkat interaksi yang sama dengan publik, tetapi ia harus berkomunikasi secara efektif dengan rekan kerja, manajer, dan karyawan lain.
4) Lingkungan kerja
Personal assistant kerap bekerja di berbagai lingkungan, tergantung pada kebutuhan atasan. Ia bisa bepergian ke berbagai lokasi sekaligus menghadiri acara dalam satu waktu. Ini menandakan bahwa jadwal kerjanya fleksibel dan kemungkinan besar bekerja berjam-jam, jika diperlukan.
Sementara itu, sekretaris bekerja di kantor selama delapan-sembilan jam per hari, lima hari per minggu. Biasanya, pekerjaan mengharuskannya berbusana profesional dan mematuhi kebijakan perusahaan.
Leave a Reply