Sebelum karyawan meninggalkan perusahaan tim HR harus melangsungkan exit interview. Proses tersebut bukan sekadar formalitas, menjawab pertanyaan resignation, atau hanya mengisi formulir handover saja.
Tim HR perlu melakukannya agar memperoleh umpan balik konstruktif dari karyawan yang meninggalkan perusahaan. Dari umpan balik tersebut, tim dapat membuat strategi pengelolaan human resource untuk meningkatkan kondisi kerja sekaligus pertumbuhan perusahaan.
Memahami Exit Interview
Exit interview merupakan wawancara terakhir dengan karyawan yang akan meninggalkan perusahaan atau resign.
Wawancara terakhir untuk mengetahui pendapat karyawan tentang lingkungan kerja, manajemen, beban kerja, hingga alasannya meninggalkan perusahaan. Proses ini bagian penting dari onboarding dan offboarding.
Biasanya, tim HR yang melakukan exit interview dan menanyakan karyawan tentang mengapa mereka memilih bekerja di perusahaan baru, apakah posisi baru mereka lebih baik, bagaimana pengalaman kerja selama ini, saran kepada perusahaan lama, hingga adakah kemungkinan mereka kembali bekerja untuk perusahaan lama.
Jika karyawan mengatakan mereka tidak terlibat atau merasa kurang dihargai, perusahaan perlu mengambil tindakan. Bagaimanapun juga proses ini didesain untuk meningkatkan kinerja perusahaan serta mempertahankan karyawan, terutama yang berkinerja tinggi.
Bacaan selanjutnya: 5 Kiat Retensi Karyawan Berkinerja Tinggi
Manfaat Melangsungkan Wawancara Terakhir
Memang, tak ada kewajiban hukum bagi perusahaan untuk melangsungkan exit interview. Namun, proses ini sangat membantu perusahaan untuk memperbaiki kinerja bisnis.
Dengan kata lain, perusahaan harus melakukannya terlepas dari karyawan tersebut mengundurkan diri atau diberhentikan. Karena kemungkinan besar mereka dapat memberikan masukan konstruktif yang dapat digunakan oleh perusahaan.
Adapun manfaat mengadakan exit interview adalah:
#1 Mengungkap masalah struktural
Biasanya, karyawan resign karena kemauan sendiri lebih bersedia mendiskusikan masalah struktural yang mereka lihat atau lalui. Mereka tidak merasa khawatir tentang kritiknya akan menghambat karier atau tidak. Kemungkinan besar mereka bersedia menjawab pertanyaan exit interview tentang masalah budaya perusahaan dan kepemimpinan, sehingga tim HR dapat mengidentifikasi masalah struktural dan menemukan solusinya.
#2 Mempertahankan jenama perusahaan
Exit interview sering kali menjadi kesempatan terakhir untuk menunjukkan bahwa perusahaan dapat mendengarkan curahan hati, menerima kritik, mengakui kesalahan, dan melakukan perbaikan. Dengan begitu, karyawan resign akan mengingat Anda dengan lebih positif dan merekomendasikan perusahaan ke orang lain.
Artikel pendukung: 4 Cara Hadapi Karyawan Resign Jelang Lebaran
4 Poin Yang Wajib Diperhatikan Ketika Exit Interview
Keputusan karyawan resign di luar kontrol tim HR. Namun, melepaskan dan memastikan proses offboarding berjalan lancar ada dalam kendali tim. Ketika menjalankan exit interview, sebaiknya perhatikan poin-poin di bawah ini.
1) Ciptakan suasana nyaman
Sebelum melangsungkan wawancara terakhir, tim HR perlu menciptakan suasana nyaman bagi karyawan. Lakukan sesi tersebut di ruang pertemuan dalam one-on-one meeting agar karyawan dapat berbicara terbuka tanpa merasa terintimidasi. Catat jawaban mereka sebagai data HR.
2) Siapkan kuesioner
Siapkan kuesioner yang berisi sejumlah pertanyaan kepada karyawan yang hendak resign. Jika, ia enggan menulis jawaban di kuesioner tersebut, Anda dapat melakukannya sambil diselingi dengan percakapan informal guna mengetahui lebih banyak informasi.
3) Jangan memaksa
Anda berhak mengajukan pertanyaan tambahan yang sesuai kondisi karyawan untuk mengeksplorasi pemikiran dan motivasi kerjanya. Namun, jangan memaksa atau menekannya, jika ia tidak ingin mengomentari suatu topik. Anda pun tidak perlu mengomentari atau menilai pernyataan mereka.
4) Utamakan profesionalisme
Anda wajib mengutamakan profesionalisme guna menjaga hubungan kerja yang baik dengan mereka. Hindari mengatakan kalimat mengancam, kasar, negatif, atau menyinggung karyawan dan/atau pihak lain.
Terkadang, menjalankan exit interview memerlukan waktu dan perhatian ekstra dari tim HR. Karena kerap kali muncul cerita personal yang berdampak terhadap kehidupan karyawan. Meski demikian ini adalah langkah untuk mengumpulkan umpan balik demi perbaikan organisasi.
Baca juga: 7 Masalah Umum Di Kantor Ini Dapat Mengganggu Produktivitas
Selain persiapan yang baik, penting juga bagi HR untuk menyiapkan administrasi dalam rangka ‘melepas’ karyawan, seperti:
- Menyiapkan clearance form atau formulir pengembalian barang dan dokumen perusahaan seperti laptop, seragam, alat komunikasi, dan kendaraan dinas
- Menghitung gaji, tunjangan, insentif–jika ada–serta memindahkan status BPJS
- Mendorong karyawan berkomunikasi dengan manajer serta menyelesaikan tugas sebelum hari H
Jangan lupa menyiapkan surat paklaring untuk karyawan yang bersangkutan, karena surat tersebut bermanfaat untuk berbagai urusan karyawan di kemudian hari!
Leave a Reply