Kiat Menentukan Layanan HRIS Berbasis SaaS

Tak sedikit pihak yang mengatakan bahwa HRIS berbasis SaaS menjadi salah satu solusi dalam bidang pengelolaan sumber daya manusia. 

Dalam survei Information Services Group menemukan bahwa sebanyak 46% perusahaan telah menggunakan HRIS berbasis SaaS (software as a service) dan 57% perusahaan berharap menggunakan layanan tersebut pada 2023.

Kondisi ini didorong oleh kemajuan teknologi cloud yang mendukung model kerja hybrid. Di luar sana, ada berbagai provider yang menawarkan layanan HRIS berbasis SaaS. bagaimana menentukan yang terbaik?

Manfaat Menggunakan HRIS

10 atau 20 tahun yang lalu, tim HR banyak melakukan pekerjaan manual dan berulang. Kini, Anda dan tim dapat melakukan automasi dalam tugas tersebut.

Misalnya, memproses data rekrutmen dan payroll dengan cepat dengan layanan HRIS berbasis SaaS. Tak hanya itu, layanan ini juga bermanfaat untuk:

1. Menyediakan data karyawan terintegrasi, mengotomatiskan tugas, dan menyediakan layanan mandiri bagi karyawan
2. Membuat pelacakan jam kerja dan perhitungan penggajian lebih mudah
3. Mempermudah kepatuhan terhadap peraturan dan persyaratan pemerintah
4. Membantu proses rekrutmen hingga onboarding karyawan baru 
5. Menganalisis data organisasi tentang jumlah karyawan, gaji, kepuasan karyawan, learning and development, dan tingkat turnover
6. Melacak performance appraisal karyawan dan menetapkan aspirasi karier mereka 
7. Media untuk meningkatkan komunikasi tentang budaya dan nilai perusahaan

Kiat Menentukan Layanan HRIS Berbasis SaaS

Mengingat semakin banyak provider HRIS yang menawarkan layanannya, HR harus memahaminya secara mendalam sebelum perusahaan berinvestasi terhadap hal tersebut.

Dewi Hernita, HR GA Manager PT Sakura System Solutions, memberikan kiat menentukan layanan HRIS berbasis SaaS, Jumat (22/09/2023), HDI Hive Menteng, Jakarta. 

#1 Kebutuhan perusahaan

Menurut Dewi, HR harus mengetahui kebutuhan perusahaan secara luas. Mulai dari mengetahui visi, misi, dan tujuan perusahaan. Dengan demikian, Anda akan mengetahui layanan yang dibutuhkan oleh perusahaan.

#2 Fitur lengkap

Karena layanan ini bertujuan untuk membantu pekerjaan HR, maka pilih yang memiliki fitur lengkap dari hulu hingga hilir. Misalnya, fitur rekrutmen, manpower planning, dan performance evaluation. 

“HR dulu itu sekadar administratif saja, input data, menghitung attendance, gaji, selesai. Sekarang, peran HR lebih ke strategis. Jadi, HR harus memikirkan strategi perusahaan 10 ke depan,” ujar Dewi. 

#3 Mudah digunakan

Idealnya, HRIS berbasis SaaS mudah untuk digunakan oleh semua HR. Terlebih, layanan ini tidaklah murah, sehingga praktisi HR mengharapkan dalam sistem terdapat fitur yang lengkap dan mudah dalam penggunaannya.

#4 Reputasi provider

Sebelum bertransaksi, tim HR harus mengecek reputasi provider HRIS. Lihat pula sepak terjang perusahaan, produk atau layanan, keamanan data (provider dan pelanggan), layanan pelanggan, hingga testimoni pengguna. 

#5 Biaya

Jika perusahaan Anda membutuhkan HRIS berbasis on premise sah-sah saja, meski biayanya cukup mahal. Namun, jika perusahaan memiliki biaya terbatas tetapi ingin automasi pekerjaan HR, Anda dapat memilih sistem berbasis SaaS. 

Dalam kesempatan yang sama, Bertrand Simon Huppe, Executive Director PT Sakura System Solutions, meluncurkan SPISy SaaS sebagai produk baru perusahaan. 

“Kami sangat concern dengan security system dan ini dipantai langsung di headquarter di Jepang. Lalu, melakukan penetration test oleh pihak ketiga, mengambil ISO 27001, dan berkali-kali mengecek tentang legalitas. Kami pastikan, produk ini baik untuk customer agar mereka nyaman menggunakannya dan bernilai bagi mereka,” jelasnya.