Seorang karyawan yang memiliki keterampilan, pengetahuan, dan pengalaman yang berharga bagi perusahaan Anda juga perlu memiliki keterampilan manajemen waktu yang baik.
Ini adalah aspek kunci yang tidak boleh diabaikan. Sebagai seorang HR atau manajer, membantu tim untuk meningkatkan manajemen waktu mereka adalah tugas yang penting.
Jika karyawan-karyawan ini kurang efektif dalam mengelola waktu mereka, hal ini dapat berdampak serius pada produktivitas bisnis Anda dan hubungan dengan klien serta pelanggan.
Artikel ini akan membahas cara-cara untuk meningkatkan manajemen waktu dan peran HR dalam mendukung tim yang mengalami kesulitan dalam hal ini.
Mengapa Manajemen Waktu Penting Bagi Tim?
Manajemen waktu adalah tentang merencanakan beban kerja secara menyeluruh untuk memastikan pemenuhan tenggat waktu, bukan sekadar bekerja keras, tetapi bekerja dengan lebih cerdas.
Ini meningkatkan efisiensi, produktivitas, kepuasan kerja, dan mengurangi stres karyawan, yang berdampak positif pada kemajuan karir dan retensi karyawan dalam bisnis.
Manajemen waktu yang buruk tidak hanya meningkatkan stres, tetapi juga mempengaruhi produktivitas.
Menurut survei Gallup, 41% orang Amerika merasa kekurangan waktu untuk melakukan yang mereka inginkan, dan banyak dari mereka merasa cemas.
Strategi manajemen waktu bukan hanya bermanfaat bagi individu, McKinsey mengingatkan bahwa ini adalah masalah organisasi yang melibatkan struktur dan budaya perusahaan.
Pemimpin perusahaan memiliki pengaruh besar pada keterampilan manajemen waktu karyawan.
McKinsey sendiri mencatat bahwa 85% manajer waktu efektif merasa mendapat dukungan dalam penjadwalan dan alokasi waktu.
Dengan melatih tim dalam strategi manajemen waktu, perusahaan bisa mendapatkan berbagai manfaat seperti:
- Peningkatan efisiensi dan kinerja
- Menyerahkan pekerjaan tepat waktu
- Lebih sedikit stres dan kecemasan
- Kualitas pekerjaan yang lebih tinggi
- Memberikan waktu untuk fokus pada peluang lain
Selain menjadi tugas utama perusahaan, peran HR dalam meningkatkan manajemen waktu penting untuk dilakukan dengan beberapa kiat yang efektif.
Artikel untuk Anda: Beban Kerja: Faktor & Dimensinya
Kiat Meningkatkan Manajemen Waktu Yang Efektif
1. Tetapkan rencana dan tugas
Perencanaan yang baik berperan kunci dalam manajemen ini, memungkinkan Anda bekerja lebih cerdas daripada lebih keras. Ini melibatkan pengambilan keputusan bijak tentang kapan melakukan tugas tertentu.
Membuat daftar tugas, terutama yang terfokus pada hari ini juga membantu karyawan memvisualisasikan dan mengatasi pekerjaan dengan lebih efisien serta mengurangi rasa kewalahan.
2. Komunikasi intensif
Memastikan komunikasi yang efektif dalam tim tidak hanya memperbaiki time management, tetapi juga mendukung pencapaian tugas dan tujuan perusahaan.
Penelitian dari Mitel menunjukkan bahwa komunikasi yang tidak efektif dapat mengurangi waktu kerja karyawan hingga 15%, yang dapat menghambat kemajuan proyek jangka panjang atau pendek.
Oleh karena itu, penting bagi pemimpin untuk mengatur saluran komunikasi yang jelas untuk berbagi kemajuan dan memberikan instruksi yang tepat untuk tim.
3. Konsisten mengikuti jadwal tim
Untuk time management yang efektif, buat jadwal harian dengan blok waktu untuk tugas-tugas tertentu dan konsisten pada jadwal tersebut.
Pastikan juga jadwal yang realistis dengan menambahkan jeda antara tugas, hindari gangguan, dan disiplin diri untuk meningkatkan produktivitas tim.
4. Dokumentasikan tugas
Cara cepat meningkatkan time management tim adalah dengan mencatat penyelesaian tugas, menganalisis waktu dan hambatan, serta memberi contoh sebagai pemimpin untuk meningkatkan produktivitas.
5. Gunakan tools untuk meningkatkan teamwork
Menggunakan alat pelacak waktu yang baik adalah cara terbaik untuk meningkatkan keterampilan manajemen waktu tanpa kesulitan, terutama dalam manajemen proyek yang melibatkan banyak tugas.
Tanpa alat ini, sulit mendeteksi pemborosan waktu dan mengatur efisiensi tim.
6. Evaluasi & umpan balik
Langkah selanjutnya adalah melakukan evaluasi untuk mengukur efektivitas dan kepuasan perusahaan dengan penggunaan waktu tim.
Anda bisa menggunakan skala penilaian untuk menilai berbagai aspek seperti produktivitas, kualitas, kebahagiaan, dan stres, serta membandingkan waktu sebenarnya dengan waktu ideal yang perusahaan inginkan.
7. Karyawan bisa menolak pekerjaan
Salah satu masalah besar dalam time management tim adalah kesulitan mengatakan tidak pada tugas saat beban kerja sudah penuh.
Berikan otonomi kepada tim dalam pengambilan keputusan tugas, dan dorong komunikasi terbuka ketika terdapat perbedaan pendapat untuk menjaga fokus pada tugas-tugas berprioritas tinggi.
8. Berikan fleksibilitas
Fokus pada hasil yang ingin dicapai tim Anda dengan strategi manajemen waktu yang menggabungkan struktur dan fleksibilitas.
Penelitian menunjukkan peningkatan produktivitas dan penjualan dengan jadwal yang jelas, tetapi fleksibilitas juga penting.
Kolaborasi dengan karyawan untuk menemukan proses yang sesuai untuk semua orang, biarkan mereka berpartisipasi dalam pengaturan tugas, dan jelaskan bagaimana tujuan perusahaan terkait dengan tugas individu.
9. Sediakan pelatihan
Kembangkan budaya kerja yang mendukung pengembangan keterampilan manajemen waktu dengan memberikan pelatihan kepada anggota tim.
Ini membantu mereka menjadi lebih produktif dan efisien, serta meningkatkan kebahagiaan dan motivasi tim secara keseluruhan.
Pastikan pelatihan memperkenalkan strategi, menilai pengetahuan tim, dan menggali metode preferensi individu.
10. Sharing session
Mengadakan pertemuan singkat dengan agenda yang telah ditentukan adalah cara efektif untuk meningkatkan komunikasi dan manajemen waktu tim.
Frekuensi pertemuan dapat disesuaikan dengan kebutuhan tim, dengan tujuan untuk mengingatkan prioritas, mengidentifikasi tantangan, dan komunikasikan proyek teratas yang perlu diperhatikan.
Penutup
Manajemen waktu yang efektif adalah kunci keberhasilan dalam mencapai tujuan dan meningkatkan keseimbangan antara kehidupan kerja dan pribadi.
Dengan mengutamakan tugas, melakukan sharing session, dan memberikan fleksibilitas, karyawan dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi stres, dan mencapai kepuasan yang lebih besar dalam aktivitas mereka, baik di lingkup pribadi maupun profesional.
Leave a Reply