Contoh manajemen waktu yang tepat dapat menjadi elemen dalam menjalani karier. Bahkan upaya ini bisa menyeimbangkan produktivitas dan kesejahteraan karyawan.
Untuk menjalankan manajemen waktu yang efektif, Anda perlu strategi menyelesaikan pekerjaan sebelum jatuh tenggat dan menghasilkan kinerja yang sesuai tujuan bisnis. Meski dalam perjalanannya, Anda akan menjumpai dan menyelesaikan kendala yang menghambat pekerjaan.
Kenapa Seseorang Sering Gagal Dalam Manajemen Waktu?
Ketika menjalankan strategi manajemen waktu, sering kali seseorang mengalami kegagalan. Mengapa demikian, kemungkinan hal ini yang terjadi:
1. Tidak membuat daftar tugas
Jika tidak ada daftar tugas, karyawan akan kesulitan untuk mengatur prioritas pekerjaan dengan efisien. Hal terburuknya adalah pekerjaan menumpuk hingga menyebabkan stres pada karyawan.
2. Tidak mengetahui durasi waktu
Tidak mengetahui estimasi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu tugas. Jadi, Anda perlu memprioritaskan pekerjaan yang harus diselesaikan segera dan durasi waktu yang dibutuhkan hingga tugas yang dapat dikerjakan terakhir.
3. Multitasking
Sejumlah penelitian menunjukkan bahwa multitasking mengakibatkan kesalahan mengerjakan tugas, sehingga menurunkan produktivitas karena perhatian yang tidak fokus. Kemampuan otak terbatas untuk menjalankan dua atau lebih tugas secara bersamaan.
baca juga: 10 Masalah Di Tempat Kerja Dan Solusinya
Contoh Manajemen Waktu Untuk Selesaikan Pekerjaan
1. Terorganisir
Memiliki sikap terorganisir akan mempermudah penyelesaian tugas sehari-hari, membantu merencanakan aktivitas harian, dan memungkinkan fleksibilitas menjadwalkan rapat atau delegasi tugas.
Sikap ini juga meningkatkan efisiensi dan memudahkan akses informasi yang diperlukan. Keterampilan berorganisasi sering dikaitkan dengan pencatatan yang teliti dan konsisten.
Berikut cara menjaga keteraturan:
- Minta semua karyawan untuk memperbarui kalender dan mengatur pengingat sebelum rapat guna memastikan mereka hadir tepat waktu
- Minta karyawan untuk selalu mencatat informasi penting
- Gunakan waktu di pagi hari untuk merencanakan tugas dan prioritas utama
- Terapkan sistem pengarsipan yang efisien secara digital dan fisik
- Buat daftar tugas yang diprioritaskan pada awal minggu dan tandai tugas setelah selesai
2. Delegasi tugas
Menentukan tugas yang dapat didelegasikan kepada anggota tim dan yang harus dilakukan adalah penting untuk keberhasilan manajemen.
Mendelegasikan tugas yang sesuai kepada anggota tim atau karyawan dapat membangun kepercayaan di dalam organisasi. Meski memerlukan waktu untuk mengembangkan keterampilan ini, tetapi dapat meningkatkan produktivitas perusahaan di masa depan.
Cara mendelegasikan tugas:
- Sesuaikan tugas dan keterampilan karyawan untuk mengerjakannya tepat waktu
- Berikan instruksi yang sangat jelas dan rinci untuk mengurangi potensi kesalahan yang memakan waktu
- Lakukan pengecekan setelah pekerjaan selesai dan berikan umpan balik
- Hargai kerja keras karyawan
3. Skala prioritas
Prioritas yang tepat membantu Anda mengatur pekerjaan secara efisien. Beberapa orang memulai dengan tugas sederhana untuk memberi ruang pada tugas yang lebih rumit, sementara ada yang lebih suka sebaliknya.
Tip memprioritaskan tugas:
- Estimasi waktu yang diperlukan untuk setiap tugas
- Identifikasi tugas penting yang memakan waktu, lalu selesaikan terlebih dahulu
- Simpan waktu untuk tugas mendesak dalam jadwal harian
4. Membangun komunikasi yang baik
Dengan keterampilan komunikasi yang baik, Anda dapat menjelaskan rencana, tugas, dan tanggung jawab kepada tim sehingga meningkatkan produktivitas.
Kiat berkomunikasi yang baik:
- Bicarakan dan tindak lanjuti dengan email untuk mengomunikasikan ekspektasi dan tenggat waktu
- Pastikan instruksi jelas agar menghindari kesalahan yang bisa menghabiskan waktu
- Selalu konfirmasi pemahaman tim dengan bertanya tentang tugas yang diberikan
5. Goal-setting
Kemampuan menetapkan tujuan membantu perkembangan profesional dan memotivasi di tempat kerja. Caranya, berdiskusi dengan atasan atau tim untuk meninjau ekspektasi mereka atau ajak karyawan berpartisipasi untuk menentukan cara mencapai tujuan bisnis.
Langkah menetapkan tujuan dengan efektif:
- Tinjau inisiatif perusahaan untuk mencapai tujuan perusahaan
- Gunakan model SMART untuk tujuan pribadi dan karyawan
- Bagi tujuan besar menjadi tugas kecil agar lebih mudah dikelola
Dengan menerapkan contoh manajemen waktu yang efektif, perusahaan dapat mencapai produktivitas maksimal sehingga ini menjadi alat yang kuat untuk meraih tujuan dan mengoptimalkan hasil bisnis.
Leave a Reply